Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit nahezu ausschließlich auf Fahrzeugen ausüben, fallen ebenfalls unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Auch wenn sie keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb begründen, gelten für ihre Auswärtstätigkeiten auf Fahrzeugen dieselben Reisekostenregelungen wie bei Arbeitnehmern, die am jeweiligen Betriebssitz eine erste Tätigkeitsstätte haben. Dementsprechend darf dieser Personenkreis für Fahrten, die nicht am selben Kalendertag enden, an dem sie angetreten worden sind, die Verpflegungsmehraufwendungen und ggf. Übernachtungskosten nach den für Reisekosten geltenden Regeln abrechnen. Es können die für das jeweilige Land maßgebenden Auslandsreisekostenbeträge angesetzt werden.
Keine steuerfreie Erstattung bei Übernachtung im eigenen Fahrzeug
Übernachtet ein Bus- oder Lkw-Fahrer in seinem Fahrzeug, ist eine steuerfreie Auslösung für die Übernachtung durch den Arbeitgeber ausgeschlossen. Der Ansatz eines Auslandsübernachtungsgelds setzt voraus, dass eine Fremdübernachtung nachgewiesen bzw. zumindest glaubhaft gemacht wird.[1] Die nachgewiesenen Kosten und Gebühren für die Benutzung von sanitären Einrichtungen (auf Rastplätzen) kann der Arbeitgeber als Reisenebenkosten steuerfrei ersetzen. Zum Nachweis reichen bei Berufskraftfahrern repräsentative Aufzeichnungen für einen 3-Monatszeitraum.[2]
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer
Ab 2020 wurde als Alternative für die bei einer Übernachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers tatsächlich entstehenden Mehraufwendungen eine "Übernachtungspauschale" eingeführt. Diese beträgt 9 EUR (bis 2023: 8 EUR).[3] Der Pauschbetrag gilt für Übernachtungen im arbeitgebereigenen bzw. vom Arbeitgeber geleasten Kraftfahrzeug bei In- und Auslandsreisen in gleicher Weise. Der Arbeitnehmer erhält für die notwendigen Mehraufwendungen, die ihm durch eine Übernachtung während einer beruflichen Fahrtätigkeit entstehen, pro Kalendertag einen Pauschbetrag von 9 EUR. Die Pauschale ist an die Verpflegungspauschalen für mehrtägige Auswärtstätigkeiten geknüpft. Sie wird nur für solche Kalendertage gewährt, an denen der Arbeitnehmer Anspruch auf die Verpflegungspauschale für mindestens 24-stündige Abwesenheit oder für An- und Abreisetage hat. Der Nachweis höherer tatsächlicher Kosten für Übernachtungen im Fahrzeug auf Park- und Rastanlagen bleibt weiterhin möglich. Das Wahlrecht muss für das gesamte Kalenderjahr einheitlich ausgeübt werden.[4] Der Übernachtungspauschbetrag für Übernachtungen in betrieblichen Fahrzeugen gilt sowohl für den steuerfreien Arbeitgeberersatz als auch für den Abzug als Werbungskosten, wenn keine steuerfreien Erstattungen seitens des Arbeitgebers erfolgen.
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