Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer für jede Übernachtung im Ausland entweder eine Übernachtungspauschale des jeweiligen ausländischen Staates oder die tatsächlich angefallenen Kosten steuer- und beitragsfrei vergüten.
Der Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug ist nur im Fall des Einzelnachweises zulässig. Der Abzug nach Pauschbeträgen ist nicht möglich.
Lohnsteuerverfahren: Wahlrecht zwischen Einzelnachweis und Pauschbeträgen
Beim Lohnsteuerverfahren kann der Arbeitgeber für den steuerfreien Ersatz der Übernachtungskosten bei Inlands- und Auslandsreisen zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschbeträgen wählen. Auch der Selbstständige darf den Betriebsausgabenabzug nur beim Einzelnachweis der entstandenen Kosten in Anspruch nehmen. Nach Verwaltungsauffassung sind beide Personengruppen gleich zu behandeln, sodass auch bei der betrieblichen Gewinnermittlung der Ansatz der Übernachtungspauschalen ausscheidet.
Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag zulässig
Ein Wechsel des steuerfreien Arbeitgeberersatzes zwischen Übernachtungspauschale und Einzelnachweis für einzelne Tage bei ein und derselben Reise ist zulässig.[1]
Der Arbeitgeber darf für einzelne Tage die steuerfreie Erstattung nach den vorgelegten Hotelrechnungen und für andere Tage nach den Auslandsübernachtungsgeldern vornehmen. Einem Wechsel des steuerfreien Arbeitgeberersatzes zwischen der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten und dem Ansatz der Pauschbeträge wird bei Inlandsreisen aufgrund der geringen Übernachtungspauschale von 20 EUR weitaus weniger praktische Bedeutung zukommen als bei beruflichen Reisen ins Ausland.
Mehrtägige Reise im In- und Ausland
Ein in Köln wohnhafter Kundendienstvertreter befindet sich die ganze Woche auf einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Am Montag und Dienstag besucht er Kunden in den Niederlanden, wo er auch übernachtet. Ab Mittwoch ist er in verschiedenen Städten im Inland unterwegs. Für Mittwoch und Donnerstag legt er seinem Arbeitgeber Hotelrechnungen für Übernachtung ohne Frühstück i. H. v. jeweils 80 EUR vor.
Ergebnis: Für die Übernachtungen während der mehrtägigen Reise kann der Arbeitgeber für Montag und Dienstag das für die Niederlande geltende Auslandsübernachtungsgeld von 122 EUR je Übernachtung und für Mittwoch und Donnerstag die nachgewiesenen Inlandsübernachtungskosten i. H. v. jeweils 80 EUR steuerfrei ersetzen. Insgesamt ist damit eine steuerfreie Erstattung von Übernachtungskosten i. H. v. 404 EUR für die einwöchige Reise zulässig. Umfasst die Hotelrechnung auch die Kosten des Frühstücks, sind die Übernachtungskosten im Ausland um 20 % des vollen Auslandstagegelds zu kürzen. Für Inlandsübernachtungen ist als Folge der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze die Kürzungsregelung auf solche Sachverhalte beschränkt, in denen die Hotelrechnung neben den Übernachtungskosten einen Sammelposten für Nebenleistungen inklusive Frühstück ausweist.
Erhält der Arbeitnehmer seine Reisekosten durch den Arbeitgeber nicht oder nicht in vollem Umfang steuerfrei ersetzt, kann er den entsprechenden Differenzbetrag in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Der Arbeitnehmer darf jedoch in seiner Einkommensteuererklärung nur die anhand von Übernachtungsbelegen im Einzelfall nachgewiesenen Kosten steuerlich geltend machen. Ein höherer Werbungskostenabzug kommt daher nur in Betracht, wenn der Arbeitgeber nicht die vollen Auslandsübernachtungsrechnungsbeträge oder aber geringere Übernachtungspauschalen ersetzt hat. Ohne Beweisvorsorge scheidet der Werbungskostenabzug damit insgesamt aus.
Für den vorliegenden Sachverhalt bedeutet dies, dass der Kundendienstvertreter ohne steuerfreien Arbeitgeberersatz nur 160 EUR Übernachtungskosten steuerlich erhalten kann, wenn ihm für das Ausland keine Hotelrechnungen vorliegen. Etwaige steuerfreie Arbeitgebererstattungen sind auf die abzugsfähigen Werbungskosten anzurechnen.
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