Recruiting: Korrespondenz mit Bewerbern / 3.4 Absage

Die Absage ist einer der sensibelsten Momente in der Candidate Journey, da diese mit vielen Emotionen verbunden ist. Es ist sehr hilfreich, sich diesen Umstand bewusst zu machen und die Kommunikation entsprechend danach auszurichten. Hierbei sollten keine entschuldigenden Worte verwendet werden, welche für die getroffene Entscheidung entkräftend wirken könnten. Durch ein faires Feedback und eine aufrichtige Wertschätzung für das Interesse und die Zeit, die sich der Bewerber genommen hat, kann eine Absage vonseiten des Bewerbers gut aufgenommen werden. Im besten Fall interessiert sich dieser weiterhin für das Unternehmen. Dies spiegelt sich auch auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wider. Und nicht zuletzt sollte nicht vergessen werden, dass auch Bewerber zu Kunden werden können und auch hierbei eine Reputation stattfinden kann.

Sofern ein Auswahlgespräch zustande kam, sollte die Kommunikation auf direktem Wege (z. B. telefonisch) passieren. Sie signalisiert eine besondere Form der Wertschätzung und kann somit einen positiven Eindruck hinterlassen. Bei der Formulierung der Absage ist bspw. zu berücksichtigen, ob und wie viele Gespräche es gab. Natürlich ist wichtig, dass die Absagegründe AGG-konform sind.

Für eine schriftliche Kommunikation sollten folgende Aspekte einbezogen werden:

• Bezug zur Bewerbung (z. B. Stellentitel) und Dank für das Interesse
• Mitteilung darüber, dass die Bewerbung nicht in der engeren Auswahl berücksichtigt werden kann
• Dank für die Zeit des Bewerbers und Ermutigung zu weiteren Bewerbungen
• ggf. Aufforderung, Feedback zum Bewerbungsprozess zu geben (z. B. über eine Umfrage oder eine Arbeitgeberbewertungsplattform)

Achtung

Erläuterung der Ablehnungsgründe

Ein abgelehnter Bewerber wird regelmäßig ein Interesse an der Erläuterung der Ablehnungsgründe haben, um ggf. seine Bewerbungsunterlagen verbessern zu können. Hier ist jedoch insbesondere im Hinblick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Vorsicht geboten.