Bei jeder Lohnabrechnung sind Sachbezüge getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dasselbe gilt für die einbehaltene Lohnsteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetages oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des etwa gezahlten Entgelts mit dem steuerlich maßgebenden, also um Zuzahlungen des Arbeitnehmers gekürzten Wert anzusetzen.
Diese Einzelangaben gelten auch für die Erfassung von Belegschaftsrabatten. Zusätzlich ist die Eintragung als Personalrabatt kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuer- und Beitragsabzug unterliegen, soweit sie im Laufe des Kalenderjahres 1.080 EUR übersteigen. Auf der Lohnsteuerbescheinigung ist dagegen nur der steuerpflichtige Teil der Sachbezüge zu bescheinigen.
Der Arbeitgeber hat die Grundlagen für den ermittelten und der Lohnversteuerung zugrunde gelegten Endpreis zu dokumentieren, als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren, und dem Arbeitnehmer auf Verlangen formlos zur Verfügung zu stellen.
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