Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 / 5.2 Zertifizierungsverfahren

Hat sich die Leitung der Organisation für die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems entschieden, so geht es jetzt erneut darum, die Belegschaft zu informieren. Auch hier eignet sich eine "Kick-off-Veranstaltung", z. B. in Form einer Betriebsversammlung.

5.2.1 Vorbereitung auf das Zertifizierungsverfahren

Nach dem Startschuss durch die Geschäftsleitung beginnen die Vorbereitungen auf das Zertifizierungsverfahren. Dazu gehören zunächst die Durchführung eines internen Systemaudits und einer anschließenden Managementbewertung. Das interne Systemaudit wird in der Regel durch einen entsprechend geschulten Mitarbeiter durchgeführt. Diese Aufgabe kann jedoch auch ein externer Berater übernehmen. Ferner ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die für sie relevanten qualitätsbezogenen Dokumente kennen und anwenden können.

5.2.2 Auswahl einer geeigneten Zertifizierungsgesellschaft

In einem nächsten Schritt geht es für die Organisation darum, eine geeignete Zertifizierungsgesellschaft auszuwählen, die bei der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) in Berlin akkreditiert sein sollte. Nach einer ersten Kontaktaufnahme im Rahmen einer Anfrage bieten Zertifizierungsgesellschaften Interessenten in der Regel zunächst ein kostenfreies Informationsgespräch an, in dem grundsätzliche inhaltliche und organisatorische Fragen zum Zertifizierungsverfahren geklärt werden können. Danach erfolgt die Angebotserstellung.

Praxis-Tipp

Verschiedene Angebote vergleichen

Auf der Homepage der DAkkS befindet sich eine Auflistung aller akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften. Da Angebotspreise durchaus differieren können, sollten Angebote von verschiedenen Zertifizierungsgesellschaften angefordert und miteinander verglichen werden.

Sofern in der Organisation eine große Unsicherheit darüber herrscht, ob die Qualitätsanforderungen der ISO 9001:2015 erfüllt werden, empfiehlt sich ein Voraudit durch die Zertifizierungsgesellschaft. Dieses Audit kann als "Generalprobe" für das nachfolgende Zertifizierungsaudit gesehen werden. Die Durchführung eines Voraudits obliegt in der Regel dem Auditor bzw. Auditteam, welcher bzw. welches auch für das anschließende Zertifizierungsaudit beauftragt wird. Dies hat den Vorteil, dass die Organisation und der Auditor bzw. das Auditteam sich bereits kennenlernen. Ein weiterer Vorteil eines Voraudits liegt darin, dass hier noch nicht in das Zertifizierungsverfahren eingestiegen wird. Dies bedeutet für den Kunden, dass er mit der Zertifizierungsgesellschaft den Inhalt des Voraudits frei vereinbaren kann und sich die Kosten begrenzen lassen. So belaufen sich die Kosten für ein halbtägiges Voraudit auf etwa 750,00 Euro.

5.2.3 Zertifizierungsaudit – Stufe 1 (Dokumentenprüfung)

Das Erst-Zertifizierungsaudit besteht aus zwei Stufen: In einem Audit Stufe 1 wird zunächst, die Durchführbarkeit des anschließenden Audits Stufe 2 festgestellt. Dazu erfolgt eine Prüfung der Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems durch den von der Zertifizierungsgesellschaft beauftragten Auditor bzw. durch ein Auditorenteam. Das Audit Stufe 1 findet in der Regel vor Ort, also am Standort der Organisation statt. Werden in der Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems gravierende Mängel (Hauptabweichungen) festgestellt, sind diese von der Organisation zunächst zu beseitigen, bevor das Audit Stufe 2 durchgeführt werden darf. Das Ergebnis des Audits Stufe 1 wird vom Auditor dokumentiert, z. B. in einem Auditbericht.

5.2.4 Zertifizierungsaudit – Stufe 2

In dem anschließenden Audit Stufe 2, welches zumindest teilweise vor Ort durchzuführen ist, überprüft der Auditor bzw. das Auditteam mithilfe von Stichproben, ob die im Qualitätsmanagementsystem dokumentierten Prozesse und Verfahren auch tatsächlich entsprechend der Vorgaben umgesetzt bzw. durchgeführt werden. Verlief das Zertifizierungsaudit erfolgreich, wird dies von der Zertifizierungsgesellschaft in einem Zertifikat, dessen Gültigkeitsdauer auf drei Jahre befristet ist, bescheinigt. Voraussetzung ist jedoch auch hier, dass keine Hauptabweichungen mehr bestehen.

5.2.5 Überwachung des Qualitätsmanagementsystems

Nach der Zertifikatserteilung beginnt eine dreijährige Überwachungsphase zur Aufrechterhaltung des Zertifikates. Dazu wird nach einem Jahr ein erstes und nach zwei Jahren ein zweites Überwachungsaudit durchgeführt. Der Prüfungsumfang ist hier gegenüber dem Zertifizierungsaudit deutlich reduziert.

5.2.6 Re-Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems

über diesen Zeitraum hinaus aufrechtzuerhalten, erfolgt jetzt eine Re-Zertifizierung. Diese beginnt mit einem Re-Zertifizierungsaudit, welches in etwa dem Zertifizierungsaudit Stufe 2 entspricht. Das Zertifikat erhält auch hier wieder eine Gültigkeitsdauer von drei Jahren, es folgen erneut zwei Überwachungsaudits.

In der folgenden Tabelle sind Beispielrechnungen für die Erst- und Re-Zertifizierung von Organisationen unterschiedlicher Größe aufgeführt, die als Richtwerte dienen:

Größe der Organisation	Kosten einer Erst-Zertifizierung	Kosten einer Re-Zertifizierung
1 Standort, bis 5 Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten	ca. 3.500 Euro	ca. 3.000 Euro
2 Standorte, 65 Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten	ca. 8.000 Euro	ca. 7.000 Euro
6 Standorte, 875 Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten	ca. 23.000 Euro	ca. 18.000 Euro