Projektmanagement: souverän durchführen und Krisen siche ... / 6 Durststrecken überwinden

In fast allen Projekten gibt es Durststrecken. Sei es, dass die Motivation der Mitarbeiter nachlässt (was wiederum auf vielfältige Gründe zurückgehen kann), ein bestimmtes Prob‐lem unlösbar scheint, der Auftraggeber mit einem Zwischenergebnis unzufrieden ist oder Unsicherheit über den Fortbestand des Projekts besteht. Und dann kann es passieren, dass sich auf einmal auch die Stimmung im Team erheblich verschlechtert: Man spürt, dass sich anstelle der anfäng‐lichen Begeisterung Frust und Unlust breitmachen, in den Sitzungen Spannungen zu Tage treten, die Leistung der Mitarbeiter ganz allgemein nachlässt, sich immer mehr Beteiligte enttäuscht über den Projektverlauf äußern oder ganz offen ihrem Ärger Luft machen. Jetzt ist es höchste Zeit einzugreifen, damit es nicht zu Krisen kommt oder gar der Projekt‐erfolg gefährdet wird.

Bei solchen Durststrecken kommt es auf zwei Dinge an:

• die Teammitglieder zu motivieren und
• das Team weiterzuentwickeln.

6.1 Das Team weiterentwickeln

Kommt es zu massiven Problemen bei der Zusammenarbeit oder zu schwer wiegenden Differenzen zwischen Team und Projektleiter, sollten Sie eine Teamfortbildung ins Auge fassen. Oder Sie merken während des Projekts, dass Meetings zusehends uneffektiv verlaufen, immer häufiger Missverständnisse auftreten oder die Motivation und Identifikation mit dem Projekt nachlässt. Auch dann ist es höchste Zeit über Maßnahmen, die auf der Beziehungsebene greifen, nachzudenken, über Teamentwicklung.

Was passiert bei einer Teamentwicklung?

Das kann heißen das Team durch Einkauf von Training oder Seminaren begleitend zum Projektverlauf zu schulen – in allen Aspekten, die sich auf die Beziehungsebene und die Zusammenarbeit beziehen.

Dies kann zum Beispiel

• Kommunikation,
• systematische Arbeit,
• Entwicklung von Spielregeln,
• Durchführung von Meetings,
• Informationsaustausch und Dokumentation

und anderes mehr betreffen. Wichtig ist, dass bei einer solchen Maßnahme am Anfang im Team geklärt wird, welche Probleme anstehen und was eigentlich erreicht werden soll. Wenn alle Aspekte diskutiert und ausgewertet wurden, müssen Sie überlegen, wie die Ziele erreicht werden können. Am Ende sollten Sie gemeinsam prüfen, was das Seminar gebracht hat und wo weitere Verbesserungen nötig sind.

Praxis-Tipp

Ganz wesentlich kommt es hier natürlich auf die Rolle des Seminarleiters oder Beraters an. Wenn Sie sich dazu entschließen das Team mit Hilfe von außen zu entwickeln, sollten Sie sich um eine kompetente Persönlichkeit bemühen .

Häufig ist es mitten im Projektverlauf schon zu spät für eine Teamentwicklung. Der sicherste Weg ist bereits bei der Bildung des Projektteams damit zu beginnen.

Es gibt aber auch noch folgende Möglichkeiten:

• Teamentwicklung kann man als einen Prozess verstehen, den das Team während seiner Arbeit durchmacht im Sinne eines "learning by doing" mit dem Ziel permanent seine Leistung und seine Kommunikation zu verbessern. Im Klartext: Das Team rauft sich zusammen und arbeitet an sich.
• Und schließlich kann es auch zur Teamentwicklung gehören, dass der Projektleiter Mitarbeiter austauscht, wenn es mit Einzelnen zu so schwer wiegenden Konflikten kommt, dass das Projekt ausgebremst wird.

Praxis-Tipp

Egal, wie die Teamentwicklung aussieht: Sie sollte immer zum Ziel haben, etwas zu verbessern, bevor Fehler auftreten.

6.2 Wenn die Motivation nachlässt

Normalerweise herrschen in der Projektarbeit Bedingungen, die sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken: Eine innovative und komplexe Aufgabe bringt nicht nur neue und abwechslungsreiche Tätigkeiten mit sich, sondern stellt auch an das Können und die Kreativität jedes Einzelnen besondere Anforderungen. Von daher spornt ein Projekt die Beteiligten meist mehr an als die Routine. Dennoch kann es passieren, dass die Motivation im Team nachlässt.

Gründe hierfür können sein:

• zu geringe, aber auch zu hohe Anforderungen, vor allem in der Lernphase,
• zu viele Aufgaben auf einmal, eventuell auch zu viele Verpflichtungen in anderen Projekten oder in der Fachabteilung,
• zu großer Termindruck,
• zu wenig Handlungsspielraum, d. h. zu enge Vorgaben, was die Erfüllung der Aufgaben betrifft,
• zu wenig Feed-Back von seiten des PM oder des Projektleiters,
• zu wenig Anerkennung vom Kunden oder Auftraggeber,
• fehlender Teamgeist, teaminterne Konflikte,
• im schlimmsten Fall die Erkenntnis, dass das Projekt sinnlos ist.

Zudem kann es natürlich immer passieren, dass sich der einzelne Mitarbeiter unterbezahlt oder ungerecht behandelt fühlt oder persönliche Konflikte die Teamarbeit behindern.

Als Projektleiter können Sie solchen Motivationstiefs vorbeugen oder entgegenwirken. Versuchen Sie, die inhaltlichen Aufgaben so zu gestalten, dass die oben genannten Ursachen erst gar nicht eintreten. Als besonders wichtig für die Förderung der Motivation hat sich auch erwiesen, dass Kompetenzen in einem Projekt ganz klar abgesteckt sind.

Tipps zur Motivationsförderung

• Achten Sie darauf, dass Konsens über die Ziele besteht – denn wer ein Ziel nicht akzeptiert, wird sich kaum dafür einsetzen, dass es erreicht wird.
• Die gesteckten Z...