Selbst das ausgeklügeltste Informations- und Berichtswesen kann die mündliche Kommunikation in einem Projekt nicht ersetzen. Nicht nur, dass im Gespräch der aktuellste Stand thematisiert werden kann. Besonders in individuellen Mitarbeitergesprächen erfahren Sie wichtige weiche Daten über das Projekt wie Beurteilungen über den Zusammenhalt oder die Fortschritte des Teams, Motivation der Mitarbeiter etc. Auch persönliche Einstellungen, Befürchtungen, Konkurrenzgefühle oder Ärger, alles möglicherweise Ursachen für Konflikte, können Sie am ehesten im persönlichen Gespräch aufspüren.
Damit ein reibungsloser Informationsfluss gewährleistet ist, sollten zumindest folgende Meetings vereinbart werden:
- Das Team trifft sich zu so genannten Statussitzungen mindestens einmal zu Beginn jeder Phase und einmal bei Phasenende, besser noch wöchentlich (in großen Projekten) oder monatlich (in kleinen Projekten).
- An täglichen Kurz-Meetings sollten die Teammitglieder teilnehmen, die die Verbindung zu den Fachabteilungen halten; sie berichten über die einzelnen Verantwortungsbereiche und geben Rückmeldungen zu den Terminen.
Zudem sollten Sie auch immer das Einzelgespräch unter vier Augen suchen.
Entgegen einer weitverbreiteten Ansicht ist intensive Kommunikation in Projekten keine vertane Zeit. Regelmäßige Besprechungen im Team und informelle Gespräche sind wichtig für den Informationsaustausch, die Konsensbildung und die kooperative Problemlösung.
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