Projektmanagement: Methoden und Anwendungsgebiete / 3 Was gehört zum Projektmanagement?

3.1 Um diese Ziele geht es

Das "magische Dreieck" veranschaulicht die drei zentralen Ziele des PM, die Sie immer im Blick behalten müssen. Wird eines dieser Ziele nämlich gefährdet, wirkt sich das auch auf die anderen aus.

Kippt eines der Hauptziele des Projektmanagements, sind die anderen Ziele mitbetroffen.

Hinweis

Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe Vorhaben termingerecht, kostengünstig und mit hoher Qualität durchzuführen

3.2 Diese Aufgaben kommen auf Sie zu

Jedes Projekt verläuft idealtypisch in vier Phasen:

1. Vorlauf,
2. Planung,
3. Durchführung,
4. Kontrolle.

Diesem Ablauf entsprechend fallen im PM folgende vier Aufgabenschwerpunkte an:

1. Anforderung: Der Vorlauf des eigentlichen Projektgeschehens. In dieser Phase erledigen Sie alle Tätigkeiten, die erforderlich sind, um das Projekt starten zu können.
2. Planung: Kann als Teil der Vorbereitung eines Projekts gesehen werden, fällt aber auch während der Durchführungsphase an. Hier findet die Detailplanung statt, die der organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitung des Projekts dient.
3. Steuerung: Das Kernstück des PM. Während der gesamten Laufzeit halten Sie als Projektleiter Ihr Projekt mit den geeigneten Steuerungsinstrumenten "im Griff". Dazu sollten Sie ständig Ist-Daten ermitteln, die Sie den Daten Ihrer Planung gegenüberstellen. In dieser Phase kommt es besonders auf Ihre Führungsqualitäten an.
4. Kontrolle: Sie dient dazu regelmäßig Bilanz über den Projektverlauf in allen seinen Einzelaspekten zu ziehen. Die Kontrolle ermöglicht es bei unerwünschten Entwicklungen korrigierende Eingriffe vorzunehmen. Eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Kontrolle ist die Information und Abstimmung zwischen allen Betroffenen und Verantwortlichen.

Hinweis

Die idealtypischen Projektphasen entsprechen nicht 1:1 den Aufgabenschwerpunkten des Projektmanagements. Planende Aktivitäten etwa fallen sowohl in der Vorbereitungsphase als auch während der Durchführungsphase an.

3.3 Dafür tragen Sie Verantwortung

Als Führungskraft im PM tragen Sie die Verantwortung für

• Termine,
• Inhalte,
• Personal,
• Finanzierung bzw. Budget.

Die Verantwortung für Projekte kann dabei – je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der laufenden Projekte – auf zwei unterschiedlichen Führungsebenen angesiedelt sein:

• Der Projektleitung bzw. dem Projektleiter kommt die verantwortliche Lenkung eines einzelnen Projektes zu; dazu gehört insbesondere die inhaltliche und terminliche Ausgestaltung. Ein Projektleiter wird jedoch dann auch zum Projektmanager, wenn er zusätzlich die personelle und wirtschaftliche Verantwortung für ein Projekt trägt.
• Projektmanagement bedeutet die Planung, Koordination und Überwachung mehrerer Projekte oder Teilprojekte in einem Unternehmen ("Multiprojektplanung"); der Projektmanager sieht und steuert das einzelne Projekt aus der nächsthöheren Warte über dem Projektleiter.

3.4 Der Projektleiter agiert im und außerhalb des Projekts

Projekte erfordern ein umfangreiches Handlungsprogramm im Leitungsbereich:

• "Die Dinge richtig machen"oder: Die Aufträge abarbeiten. Hier geht es um den projektinternen Bereich, etwa den inhaltlichen Problemlösungsprozess zu strukturieren, das Team zu leiten, Termine festzulegen oder die Kosten unter Kontrolle zu halten.
• "Die richtigen Dinge machen" oder: Die Aufträge gestalten. Hiermit sind die Führungsaufgaben über der Projekt-ebene gemeint, also strategische Entscheidungen.

Hinweis

Die Projektleitung ist inhaltlich und terminlich für ein spezielles Projekt verantwortlich, das Projektmanagement führt ein oder mehrere Projekte – zu beiden Bereichen gehört der Einsatz von bestimmten Führungstechniken und die Steuerung sämtlicher Projektaktivitäten in Hinblick auf die gesetzten Ziele.

3.5 Welche Rolle übergeordnete Ausschüsse spielen

Der wichtigste Aufgabenträger im PM ist die Projektgruppe oder das Team, das der Projektleiter führt. Am Aufbau der Projektorganisation in einem Unternehmen sind jedoch in der Regel auch übergeordnete Führungsinstanzen beteiligt, die für Sie als Projektleiter wichtig werden können. Denn hier werden insbesondere strategische Entscheidungen des PM gefällt und damit grundlegende Voraussetzungen für die Durchführung von Projekten geschaffen.

3.6 Unterstützt den Projektleiter: der Lenkungsausschuss

Er ist ein temporärer, projektbegleitender Ausschuss (in der Matrix-Organisation, s. u.), der dem Projektleiter und seiner Gruppe vorgeschaltet ist. Er initiiert, leitet und überwacht hauptsächlich die Projektaktivitäten und kontrolliert die Ergebnisse. Von ihm können Sie als Projektleiter Unterstützung erhalten, wenn es Schwierigkeiten gibt.

• Teilnehmer: betroffener Ressortleiter, Fachbereichs- und Projektleiter.
• Strategische und planerische Hauptaufgaben: Ernennung des Projektleiters, Definition von Projektziel und -aufgabe zusammen mit dem Projektleiter, Kontrolle und Genehmigung der Planung (auch Budget), Auftragsvergabe an Berater, Prüfung und Genehmigung der Zwischenergebnisse und Berichte.
• Projektleitungsfunktionen: unterstützt Sie als Projektleiter bei größeren Problemen, fällt Entscheidungen, die über Ihre Kompetenzen hinausgehen, trägt die Verantwortung bei der Auswahl von Personal, schlichtet Probleme zwischen verschiedenen Projektstellen.

3.7 Der Fachausschuss sorgt für den Informationsfluss

Der Fachau...