Praxis-Beispiele: Reisekosten Gestaltungshinweise / 4 Entfernungspauschale maximieren

Sachverhalt

Ein in Offenbach am Main wohnender EDV-Systembetreuer ist wöchentlich an 3 Tagen in einer Niederlassung seines Arbeitgebers in Aschaffenburg tätig, an 2 Tagen wöchentlich betreut er das EDV-System der Zweigniederlassung in Frankfurt a. M. Er fährt sämtliche Strecken mit seinem privaten Pkw. Die Strecke von Offenbach nach Aschaffenburg beträgt 45 km (einfache Entfernung). Von seiner Wohnung zur Zweigniederlassung in Frankfurt sind es 15 km (einfache Entfernung). Der Arbeitnehmer ist keiner ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet.

Ergebnis

Geht man nach den quantitativen Kriterien, ist die erste Tätigkeitsstätte der Ort, der am häufigsten bzw. längsten aufgesucht wird. In diesem Fall ist dies die weiter entfernt gelegene Filiale in Aschaffenburg.

	Tätigkeitsstätte	Fahrten/Woche	Einfache Entfernung	Gesamt/Jahr
Entfernungspauschale[1]	Aschaffenburg	3	45 km	2.139,00 EUR (= 3 Tage x 46 Wochen[2] x [20 km x 0,30 EUR + 25 km x 0,38 EUR])
Reisekosten[3]	Frankfurt a. M.	2	15 km	828 EUR (= 2 Tage x 46 Wochen[4] x 15 km x 0,30 EUR x 2)

Mit Aschaffenburg als erster Tätigkeitsstätte kann der Arbeitnehmer 828 EUR als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen.

Gestaltungshinweis: Erste Tätigkeitsstätte festlegen

Die quantitativen Kriterien greifen nur, wenn der Arbeitgeber keine Zuordnung getroffen hat. Es kommt aber vorrangig auf die arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitgebers an. Nutzt der Arbeitgeber diesen Gestaltungsspielraum und bestimmt Frankfurt als erste Tätigkeitsstätte, ändert sich die Berechnung der Dienstwagenbesteuerung – trotz der zeitlichen Unterlegenheit – folgendermaßen:.

	Tätigkeitsstätte	Fahrten/Woche	Einfache Entfernung	Gesamt/Jahr[5]
Entfernungspauschale[6]	Frankfurt a. M.	2	15 km	414 EUR (= 15 km x 0,30 EUR x 2 Tage x 46 Wochen)
Reisekosten[7]	Aschaffenburg	3	45 km	3.726 EUR (= 45 km x 2 x 0,30 EUR x 3 Tage x 46 Wochen)

Mit Frankfurt als erster Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitnehmer 3.726 EUR Reisekosten pro Jahr geltend machen. Das sind insgesamt 2.898 EUR mehr Reisekosten als bei Zuordnung nach den quantitativen Kriterien.

Achtung

Für den Arbeitgeber bedeutet dies eine Mehrbelastung von 2.898 EUR, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hat.

[1] Werbungskostenabzug oder steuerpflichtige Arbeitgebererstattung.

[2] Angenommen.

[3] Werbungskostenabzug oder steuerfreie Arbeitgebererstattung.

[4] Angenommen.

[5] Annahme: 46 Arbeitswochen pro Jahr.

[6] Werbungskostenabzug oder steuerpflichtige Arbeitgebererstattung.

[7] Werbungskostenabzug oder steuerfreie Arbeitgebererstattung.