Personalentwicklung: Wertbeiträge professionell reporten / 5 Wie sieht ein professionelles Reporting aus?

Reportings haben unterschiedliche Strukturen und Darreichungsformen. Von der Tischvorlage bis zur banktauglichen Studie gibt es große Bandbreiten. Im Regelfall ist man gut beraten, sich an den Grundsatz „So einfach wie möglich, aber nicht einfacher“ zu halten. Ein projektbezogenes, kurzes Reporting hat üblicherweise 5-6 Kennzahlen, in der Praxis finden sich hin und wieder Reports mit 10-12 Kennzahlen, was oftmals als „too much“ erlebt wird und vom Wesentlichen ablenkt.

So könnte beispielsweise das Reporting eines Führungskräfte-Entwicklungsprogramms folgende Kennzahlen enthalten:

• Gesamtkosten des Führungskräfte-Entwicklungsprogramms (gerne auch aufgeschlüsselt nach Kostenarten wie Reisekosten, Schulungskosten etc.)
• Zufriedenheit der verschiedenen Stakeholder des Führungskräfte-Entwicklungsprogramms (auftraggebende Geschäftsführung, Teilnehmer des Programms, …)
• Transfer des Erlernten in die Praxis
• Anteil der geförderten Personen, die bereits eine höherwertige Position übernommen haben
• Verhältnis der Kosten für die Entwicklung interner Führungskräfte auf der Verantwortungsebene X im Verhältnis zu durchschnittlichen Kosten für externe Beschaffung von Führungskräften der Verantwortungsebene X.

Ob diese oben genannten Kennzahlen für Ihr Unternehmen passend sind, hängt natürlich auch an einer Vielzahl von Kritierien, wie zum Beispiel ihrer Förderphilosophie. Für viele Unternehmen ist ein Reporting dieser Kennzahlen (immer vorausgesetzt diese sind auch „gut“) wahrscheinlich ein deutlicher Fortschritt. Das Verständnis für die Sinnhaftigkeit der internen Personalentwicklung wird hierdurch markant unterstützt.

Neben den punktuellen, eher projektbezogenen Reportings ist es für viele Personalentwicklungseinheiten von Relevanz, eine gesamthafte Leistungsschau ihrer Arbeit abzuliefern, zum Beispiel in Jahresreportings. Die Jahresreportings können zum Beispiel der in der Abbildung dargestellten Struktur folgen (s. Abb. 4):

Quelle: eigene Darstellung

Abb. 4: Struktur eines Jahresreportings für Personalentwicklung und Weiterbildung

• Es liegt auf der Hand, dass ein umfassendes Reporting ein Titelblatt hat. Üblicherweise wird neben dem Gegenstand der Ansprechpartner/Ersteller und das Datum festgehalten.
• Das Inhaltsverzeichnis verhilft dazu, einen schnellen Überblick über den gesamten Inhalt zu gewinnen und zielgerichtet auf die ggf. punktuell relevante Seite zu springen. Ein (meist auf einer Seite verfasstes, Management-) Summary fasst noch einmal in kompakter Weise die Inhalte des Reportings zusammen.
• Der Reporting Teil 1 umfasst überwiegend die unternehmens- oder bereichsweiten Ergebnisse, die in geeigneten Kennzahlen zusammengefasst werden, die Interpretation des dargestellten (und fallweise mit Vergleichswerten dargelegten) Ergebnisses.
• Der Reporting Teil 2 ist eine projektbezogene Erfolgsdarstellung. Fallweise lassen sich die Ergebnisse nicht sinnvoll quantitativ darstellen, so dass qualitative (kurze!) Beschreibungen und Visualisierungen (häufig nach dem Ampelprinzip) diesen Teil verdeutlichen.
• Das Back-up ist ein Trennblatt, welches auf den folgenden Anhang verweist.
• Im Glossar werden die im Report verwendeten Begriffe mit zugehöriger Definition ausgewiesen.
• Unter der überschrift „Formeln“ werden die verwendeten Rechenoperationen dargelegt, fallweise auch beispielhaft erläutert.
• Sonstiges steht als Überschrift für alle weiteren Anhänge. Dies können z. B. die zugrundeliegenden Rohdaten der Auswertung sein oder andere erforderliche oder gewünschte Informationen.

Praxis-Tipp

Kommunikation mit Controlling

Es empfiehlt sich in Zusammenarbeit mit dem hausinternen Controlling in Kontakt zu treten und einen Austausch zu pflegen.

Gute Fragen für diesen Austausch sind z. B.

• Welche Reportings werden von Zielgruppe besonders geschätzt bzw. angefragt?
• Gibt es typische Nachfragen zu diesen Reportings? Welche?
• Welchen mengenmäßigen Umfang haben diese Reportings?
• Wie (z. B. Listen vs. Visualisierungen) und auf welchem Format (z. B. Excel oder PowerPoint) werden diese Reportings aufbereitet?
• Welche Reportings führen in der Regel zu wenig Resonanz?
• …

Darüber hinaus kann das Controlling bei der Erstellung von Bildungsreportings ggf. hilfreich sein mit Blick auf Aspekte wie die Datenerhebung und -pflege, das Erstellen (oder Überprüfen) mathematischer Formeln) oder die Aufbereitung von gesammelten Daten. Nutzen und verstehen Sie die Anregungen der erfahrenen Kollegen aber bitte auch als genau das: Als Anregungen.

Hinweis

Ressourcen prüfen

Es liegt auf der Hand, dass in Abhängigkeit von Aspekten wie z. B. Unternehmensgröße, Maßnahmenaufkommen, verfügbaren Ressourcen (insbesondere belastbaren Daten) beim Aufbau eines Reportings fallweise auch einzelne Aspekte nicht sofort erstellt werden können, sondern vielleicht in Jahr zwei oder drei abgebildet werden können oder sollten.