Onboarding: Neue Mitarbeiter einführen und nachhaltig in ... / 5 Voraussetzungen für exzellentes Onboarding

5.1 Was fördert eine schnelle Integration?

Umfragen zeigen, dass Mitarbeiter schneller produktiv und motiviert mitarbeiten, wenn ihre Preboarding-, Einarbeitungs- und Integrationsphasen gut vorbereitet wurden und sie sich im Unternehmen willkommen fühlen. Nur wenn dies gelingt, werden die neuen Mitarbeiter auch schnell gute Leistungen erbringen.

Damit sich ein neuer Kollege zügig in das neue Unternehmen einlebt, sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein:

• Eine wertschätzende Preboarding-Phase zeigt, dass man sich auf den neuen Mitarbeiter vorbereitet hat und sich auf dessen Eintritt freut.
• Die notwendigen administrativen Vorbereitungen sind getroffen.
• Der erste Arbeitstag und die erste Woche verlaufen positiv.
• Die fachliche Einarbeitung ist gut vorbereitet.
• Die soziale Integration ins neue Team und ins Unternehmen wird individuell und systematisch gefördert.

Zu einem guten Onboarding gehören viele einzelne Schritte und Aufgaben, für die unterschiedliche Personen zuständig sind. Es ist also wichtig, dass alle notwendigen Aufgaben von den zuständigen Ansprechpartnern rechtzeitig angestoßen und deren Erledigung überwacht werden. Zudem sollten auch alle Beteiligten aus den verschiedenen Abteilungen über die jeweiligen Schritte informiert werden. Wie kann dies gelingen? Eine organisatorische Herausforderung, deren professionelle Bewältigung sich in vielerlei Hinsicht auszahlt!

5.2 Budget für Onboarding ein "must have"

Die Praxis zeigt es immer wieder: wenn es für Projekte kein eigenes Budget gibt, werden sie nicht vorangetrieben und verlaufen im Sand. Genauso verhält es sich auch mit dem Onboarding.

Wie die aktuelle Umfrage der Haufe Group zum Thema Onboarding im Jahr 2023 herausfand, gibt es erstaunlicherweise in den allermeisten Unternehmen (83 %) kein eigenes Budget für Onboarding-Maßnahmen (s. Abbildung 4)^[1].

Abb. 4: Budget und Software-Einsatz noch selten (Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023)

Wichtig

Onboarding läuft nicht nebenbei

Dabei stellt sich die interessante Frage, wie die Unternehmen bisher ihren Zeit- und Kostenaufwand dafür verbuchen. Ohne finanzielle Mittel und genügend Zeit dafür, kann erfolgreiches Onboarding eigentlich kaum gelingen, denn Aufgaben und Maßnahmen sind zu komplex und übergreifend, um dies locker nebenbei zu erledigen.

[1] Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023

5.3 Klar definierte Strukturen und Prozesse

HR muss im ersten Schritt eine Vision entwickeln, wie Onboarding im Unternehmen gestaltet werden kann. Daraus definiert sich die Onboardingstrategie, die in die Fachabteilungen kommuniziert wird. So ist HR Prozessinnovator und -treiber und gestaltet die Rahmenbedingungen für die standardisierte Umsetzung bei allen Beteiligten. Um den neuen Mitarbeitern den Einstieg so leicht wie möglich zu machen, ist ein professioneller und strukturierter Onboardingprozess unabdingbar, der fest im Unternehmen verankert ist. Beim Onboardingprozess gibt es normalerweise viele Beteiligte aus unterschiedlichen Bereichen (z. B. HR, Fachvorgesetzter, Teamkollegen, IT & Einkauf, Facility Management oder Projektgruppen) und jeder hat eigene Rollen und Aufgaben, um den neuen Mitarbeiter in seine zukünftigen Aufgaben einzuführen.

Allerdings sind die Prozessverantwortung und die Strukturen sind oft sehr uneinheitlich. Vermutlich ist das Onboarding bei vielen Unternehmen noch eher konventionell und uneinheitlich aufgestellt, weil häufig keine Prozessstrukturen und Standards definiert sind. Zwar sind viele Bereiche im Unternehmen in das Onboarding integriert, wie z. B. Personalentwicklung, Recruiting, Führungskraft, Team, IT, Empfang und Facility Management oder sogar das Employer Branding.

Aber nur bei 25 % der Befragten kümmert sich die Personalentwicklung oder bei 15 % das Recruiting/Talent Acquisition Team übergreifend um einen strukturierten und einheitlichen Onboarding-Prozess. Die Vermutung liegt nahe, dass es keinen zentral organisierten Onboarding-Prozess gibt, da bei 34 % der Befragten die Führungskraft oder bei 17 % das Team die Verantwortung für den Onboarding-Prozess trägt (s. Abbildung 5). In diesen Fällen ist es sicher nicht verwunderlich, wenn kreativere Ideen oder übergreifende Prozessstrukturen (und damit qualitativ ausgereiftere und vor allem einheitliche Onboarding-Programme) noch Mangelware sind.

Abb. 5: Verantwortung für Onboarding-Prozess häufig uneinheitlich (Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023)

Beim Modellieren der Onboardingprozesse sollten zunächst die vorhandenen Prozesse im Unternehmen genau analysiert und überprüft werden:

• Was machen wir bereits?
• Was läuft gut, was nicht? Welche zusätzlichen Maßnahmen sind sinnvoll?
• Welche Beteiligten übernehmen welche Aufgaben?
• Wie prüfen wir, dass alle Prozessschritte termingerecht erfolgt sind?
• Wie können diese Maßnahmen in einen standardisierten Onboardingprozess integriert werden?
• Wie und durch wen werden Maßnahmen an den neuen Mitarbeiter kommuniziert?

HR sollte für die initiale Prozessgestaltung zuständig sein und hat somit eine Überwachungs- und Schnittstellen-Koordinationsfunktion inne. HR kümmert sich i. d. R. um administrative Dinge, die Führungskräfte sind vor allem bei ...