Zusammenfassung

 
Überblick

Das An-Bord-Nehmen von neuen Mitarbeitern, das sog. Mitarbeiter-Onboarding, hat sich von einem "Anhängsel" des Recruitings zu einer eigenständigen HR-Disziplin entwickelt. Dazu beigetragen hat die Einsicht, dass wertvolle neue Talente genauso schnell wieder weg sind, wie sie eingestellt wurden. So ist es von Anfang an unerlässlich, neue Mitarbeiter zu begeistern und zu binden. Gleichzeitig sollen neue Mitarbeiter schneller produktiv werden. Dies gelingt aber nur durch eine gezielte und nachhaltige Einarbeitung sowie soziale Integration.

Aktuelle Trends und gesellschaftliche Einflussfaktoren spielen eine ebenso wichtige Rolle. Der demografische Wandel und die sich verschiebenden Werte und Einstellungen insbesondere jüngerer Mitarbeiter (starkes Selbstbewusstsein und hohe Erwartungen) stellen an die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter hohe Anforderungen. Die Tendenz zu kurzen und freien Arbeitsverhältnissen macht ein regelmäßiges "Onboarden" zur betrieblichen Normalität. Die durch die mobile Nutzung des Internets und App-Vielfalt völlig geänderte Informationsaufnahme stellt ein betriebliches Onboarding vor neue Herausforderungen. Und nicht zuletzt die Tendenz zu sich ständig verändernden Projekt-Teams oder Schwarmorganisationen macht beim jeweiligen Projektwechsel ein "Reboarding" unumgänglich.

Die rasant fortschreitende digitale Transformation hat längst auch die Personalabteilungen erreicht und damit das Onboarding. Informationsvermittlung, Lernen und Netzwerken werden durch digitale Unterstützung effizienter, einfacher und oft auch unterhaltsamer. Gleichzeitig fällt der persönlichen Wertschätzung von Chef und Kollegen eine immer wichtigere Rolle zu. Ein Gegensatz? – Nein!

Dieser Beitrag beleuchtet den gesamten Onboardingprozess aus den Blickwinkeln aller daran Beteiligten: Onboardee (neuer Mitarbeiter), HR und die Organisation, Fachabteilung und Team.

1 Was genau ist Onboarding?

Video: Onboarding Einführung und erste Schritte

1.1 Onboarding in 3 Phasen

Um ein gemeinsames Verständnis für die Begrifflichkeiten zu haben, kurz eine Beschreibung, was hier genau unter Onboarding verstanden wird: Onboarding bedeutet das "An-Bord-Nehmen" neuer Mitarbeiter und meint damit sowohl die allgemeine Einführung eines neuen Mitarbeiters als auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die so wichtige soziale Integration. Wir betrachten Onboarding im Zeitablauf:

Abb. 1: Onboarding in 3 Phasen

  • Die 1. Phase, das sog. "Preboarding", beginnt optimalerweise direkt nach Vertragsabschluss. Dem neuen Mitarbeiter sollten schon vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen bereitgestellt werden. Vor allem aber sollte bereits mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden, um ihn in seiner Jobentscheidung zu bestärken.
  • Die 2. Phase ist "die Orientierungsphase". Neue Mitarbeiter erinnern sich auch noch nach Jahren an ihren ersten Arbeitstag. Daher sollten alle internen Prozesse rund um Facility Management, HR und IT so abgeschlossen sein, dass der Mitarbeiter direkt sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Und ganz wichtig: er sollte begeistert von seiner Begrüßung durch Führungskraft und Teamkollegen erzählen können.
  • Die 3. Phase "das eigentliche Onboarding" meint eine nachhaltige fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Hier ist es wichtig, am Ball zu bleiben, klare Ziele und Aufgaben zu vereinbaren sowie die Integration in das Team und angrenzende Bereiche zu managen.

Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration vorbereitet werden und je früher die ersten Kontakte stattfinden, desto schneller wird sich der Mitarbeiter in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen und dann auch die erhofften Leistungen erbringen. Feedback ist dabei unerlässlich.

1.2 Gutes Onboarding ist längst Pflicht und keine Kür

Personaler und Führungskräfte unterschätzen immer noch sehr oft, wie wichtig der erste Eindruck ist, den ein neuer Mitarbeiter von der ersten Kontaktaufnahme, dem reibungslosen administrativen Ablauf und der Unternehmens- und Willkommenskultur bekommt. Von einem gelungenen Start hängt es aber ab, wie engagiert und motiviert sich ein neuer Mitarbeiter in den nächsten Wochen und Monaten einarbeiten und ins Team integrieren wird. Nur so kann er damit auch zu einer höheren Wertschöpfung beitragen und den Unternehmenserfolg steigern.

Jede Personalsuche kostet Zeit und vor allem Geld. Mehr denn je bewirken demografischer Wandel, Fachkräftemangel und digitale Transformation, dass Unternehmen sich auf alternative und neue Wege im Recruiting einlassen müssen, um die klügsten Köpfe im berühmten "war for talents" für sich zu gewinnen. Das gilt für große Konzerne ebenso wie für kleine und mittelständische Unternehmen. Deshalb wird viel in ein modernes, auf die jeweiligen Zielgruppen ausgerichtetes Recruiting investiert und unterschiedlichste Recruitingkanäle bespielt. Oft wird eine unterstützende Bewerbermanagement-Software, die den gesamten Bewerbungsprozess professionalisiert, eingeführt. So weit so gut. Aber was passiert dann, wenn der Bewerber angebissen und den Vertrag tatsächlich unterschrieben hat?

Die Praxis sieht leider so aus: in...

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