Neuanlage Arbeitnehmer, Entgeltabrechnungssoftware / Hinweise

Um die Besonderheiten der unterschiedlichen Beschäftigungsarten abdecken zu können, stehen insgesamt fünf verschiedene Checklisten zur Auswahl. Wählen Sie die für Ihren neuen Arbeitnehmer passende Checkliste aus, damit Sie anhand dieser alle wichtigen Informationen in Ihrer Entgeltabrechnungssoftware erfassen können. Die Checklisten können darüber hinaus individuell angepasst oder verändert werden.

Als zusätzliche Hilfestellung finden Sie hier einige kurze Hinweise zu einzelnen Punkten der Checkliste, die Sie bei Bedarf nachlesen können:

Allgemein

• Vorsorgepauschale private Basiskranken- und Pflegeversicherung:

  Um die Vorsorgepauschale berücksichtigen zu können, muss der Arbeitnehmer die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung mitteilen. Andernfalls greift nur die Mindestvorsorgepauschale.

• Altersentlastungsbetrag:

  Diesen erhalten Arbeitnehmer, die vor Beginn des Kalenderjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben.

• Steuerbefreiung nach DBA (Doppelbesteuerungsabkommen):

  Ist nach einem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) die Steuerbefreiung von einem Antrag abhängig, darf der Lohnsteuerabzug nur dann unterbleiben, wenn das Betriebsstättenfinanzamt bescheinigt, dass der Arbeitslohn nicht der deutschen Lohnsteuer unterliegt (sog. Freistellungsbescheinigung). Diese Bescheinigungen sind nur befristet gültig.

• Besondere Lohnsteuertabelle:

  Diese ist anzuwenden bei Beamten, Richtern, Berufssoldaten, nicht rentenversicherungspflichtigen GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführern und Vorstandsmitgliedern von AG. Die besondere Lohnsteuertabelle weist aufgrund der geringeren Vorsorgepauschale regelmäßig eine höhere Lohnsteuer aus, als die allgemeine Lohnsteuertabelle.

• Personengruppe:

  Zur Auswahl stehen verschiedene Personengruppen. Die übliche ist 101 für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale.^[1]

• Besonderheiten beim Beitragsgruppenschlüssel:

  Rentner sind je nach Rentenstatus unterschiedlich in der SV zu bewerten. Beamte auf Lebenszeit oder Zeit sind versicherungsfrei in der KV, PV, AV und RV - auch während der Ausbildungs- und Probezeit. Auch Richter, Soldaten auf Zeit sowie Berufssoldaten der Bundeswehr sind versicherungsfrei in der KV, PV, AV und RV.

• Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk und Befreiung von der Rentenversicherungspflicht:

  Besondere Personengruppen wie z. B. Ärzte, Architekten, Notare u. v. m. können Mitglied in einem berufsständischen Versorgungswerk sein. Die Befreiung aus der Deutschen Rentenversicherung muss vom Arbeitnehmer beantragt und vorgelegt werden.^[2]

• Umlagepflicht: U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft):

  Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern sind i. d. R. umlagepflichtig zur Umlage U1 (Erstattungsverfahren für Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit). An dem U2-Verfahren (Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen) nehmen alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgrößte, teil.

• Zuschlag bzw. Abschlag in der Pflegeversicherung:

  Hat der Arbeitnehmer keine Kinder und bereits das 23. Lebensjahr vollendet, muss dieser einen Beitragszuschlag i. H. v. 0,6 % in der Pflegeversicherung bezahlen. Arbeitnehmer mit mehreren Kindern erhalten einen Beitragsabschlag in Höhe von 0,25 % für das 2. bis 5. berücksichtigungsfähige Kind bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres.

• Übergangsbereich (Midijob):

  Für Arbeitsentgelte oberhalb der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze gilt bei einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt zwischen 538,01 EUR und 2.000 EUR ein Übergangsbereich. Die hierfür geltenden Sonderregelungen in der Sozialversicherung führen zu einer verminderten Beitragsbelastung der Arbeitnehmer.

• Mehrfachbeschäftigung:

  Übt ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen aus, kommt es auf die jeweilige Fallkonstellation an (z. B. mehrere Hauptbeschäftigungen, (Versicherungsfreie) Hauptbeschäftigung und Minijob, Hauptbeschäftigung mit kurzfristiger Nebenbeschäftigung, ausschließlich Minijobs). Unter Umständen müssen die Entgelte zusammengerechnet werden. Dies kann Auswirkungen auf die beitragsrechtliche Beurteilung haben.^[3]

• Statusfeststellung:

  Handelt es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Ehegatten, Lebenspartner, Abkömmlinge des Arbeitgebers oder um den geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH, ist eine Statusfeststellung notwendig.^[4]

• Sofortmeldung:

  Sofortmeldepflichtig sind bestimmte Branchen wie z. B. Baugewerbe, Gaststättengewerbe und Sicherheitsgewerbe.^[5]

• Dienstwagen:

  Bei einer kostenlosen oder verbilligten Dienstwagengestellung, muss der geldwerte Vorteil für die Privatfahrten versteuert werden. Entweder nach der 1-%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode. Bei der 1-%-Regelung sind zusätzlich die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte zu versteuern, insofern es eine erste Tätigkeitsstätte gibt. Für die Berechnung ist der Bruttolistenpreis inkl. Sonderausstattung erforderlich sowie ggf. die Entfernung von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte.

• Nachweise der Kinder: Name, Vorname, Geburtsdatum:

  Die Nachweise sind wichtig für die Beitrag...