Mitarbeiterbefragungen konz... / 5 Einbindung aller Beteiligten

Wichtig ist, dass Sie die Daten anonym erheben und dass alle Mitarbeiter des Unternehmens teilnehmen können.

5.1 Rolle der Unternehmensleitung

Gerade die Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung ist der wichtigste Grundstein. Die Unternehmensleitung legt die globalen Ziele, den Zeitrahmen, Form, Budget und Umfang der geplanten Mitarbeiterbefragung fest. Sie muss die Befragung unterstützen und bei der Umsetzung aktiv vorgehen. Klären Sie mit der Unternehmensleitung, welche Personen an dem Projekt mitarbeiten werden und ob externe Experten/Institute zur Unterstützung herangezogen werden.

5.2 Rolle des Betriebsrats

Wenn Sie eine anonyme Mitarbeiterbefragung durchführen, unterliegt diese grundsätzlich nicht der erzwingbaren Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), da es sich bei diesen Fragebögen nicht um einen Personalfragebogen im Sinne des BetrVG handelt. Der Betriebsrat kann also bei den Fragebögen einer anonymen Mitarbeiterbefragung keine Mitbestimmungsrechte geltend machen. Es besteht allerdings eine Informationspflicht nach dem BetrVG. Diese Bringschuld sollten Sie rechtzeitig und umfassend leisten. Stellen Sie Ihrem Betriebsrat daher die Informationen so zur Verfügung, dass er genügend Zeit hat, darauf zu reagieren und gleichzeitig umfassend informiert ist.

Informieren Sie also zeitnah, offen und transparent. Übertragen Sie die Verantwortung von Teilaufgaben im Projekt an einen Vertreter des Betriebsrats. Dies hat den Vorteil, dass Teile der inhaltlichen Argumentation zur Mitarbeiterbefragung mit dem Betriebsrat bereits durch seinen Vertreter übernommen wird und die Arbeitslast auf mehrere Personen verteilt wird. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass mit einer frühen Beteiligung und Einbindung des Betriebsrats in das Projekt und den Prozess häufig auf eine Betriebsvereinbarung verzichtet wird. Auch kann der Betriebsrat im Prozess als Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei Problemen oder Kritik fungieren.

Der Betriebsrat hat Mitwirkungsrechte bezüglich der Ergebnisse: Er kann von Ihnen als Arbeitgeber Auskunft über die Auswertung einer in Ihrem Betrieb durchgeführten Befragung verlangen, wenn die hinreichende Wahrscheinlichkeit besteht, dass die dabei gewonnenen Erkenntnisse die Aufgaben des Betriebsrats betreffen. Dies gilt auch für eine anonym durchgeführte Befragung.

Wird in der Mitarbeiterbefragung z. B. um Meinungsäußerungen über die Anforderungen bei der Arbeit, Entwicklungsmöglichkeiten im Betrieb, Gehalt und Sozialleistungen, die Vorgesetzten und das Betriebsklima gebeten, so sind dem Betriebsrat auf sein Verlangen hin sämtliche angefertigten Auswertungslisten und -diagramme, nicht jedoch eventuelle handschriftliche Kommentare der Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.

5.3 Rolle der Führungskräfte

Gerade die Führungskräfte stecken bei der Befragung in einer zwiespältigen Situation zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeiter. Einerseits sind diese auch Mitarbeiter, andererseits haben sie Vorbildfunktion für die Mitarbeiter. Deshalb ist es wichtig, die Führungskräfte im Vorfeld umfassend über Ziele und Inhalte der Befragung zu informieren. Mitunter sitzen Führungskräfte bei einer Befragung auch auf einem "heißen Stuhl". Schneidet der Bereich einer Führungskraft deutlich schlechter ab als andere Bereiche, steht die Führungskraft nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch der Unternehmensleitung gegenüber in der Pflicht. Beziehen Sie in das Projekt deshalb auch Führungskräfte mit ein, um hier pro aktiv vorzugehen.

5.4 Rolle der Mitarbeiter

Meistens teilen Mitarbeiter ihre Meinung erst dann ehrlich und offen mit, wenn diese Vertrauen in den Ablauf haben und sich sicher sind, dass Zusagen wie z. B. Anonymität eingehalten werden. Binden Sie in die Projektgruppe auch Mitarbeiter ein, weil diese oft auf die gleichen Dinge einen anderen Blickwinkel haben. Eine Einbindung der Mitarbeiter bereits in der Planungsphase baut Ängste ab und erhöht bei den anderen Mitarbeitern die Akzeptanz in das Medium.

5.5 Rolle des Datenschutzbeauftragten

Beziehen Sie von Anfang an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens in die Projektplanung mit ein, damit dieser den Prozess auf den Datenschutz hin überprüfen kann. Da immer personenbezogene Daten abgespeichert oder abgelegt werden, sei es beim externen Dienstleister oder im Personalbereich, ist eine Absicherung für alle im Unternehmen wichtig.

Wenn Sie die Befragung extern vergeben, muss hierzu ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem externen Dienstleister geschlossen werden. In diesem wird genau festgelegt, welche Daten dieser bekommt, wer darauf Zugriff hat und wie mit den Daten umzugehen ist.

Signalisieren Sie auch in Mitarbeiterinformationen, dass der Datenschutzbeauftragte über den ordnungsgemäßen Umgang mit Ihren Daten involviert, informiert ist und dem geplanten Prozess zustimmt. So vermeiden Sie Probleme bereits im Vorfeld und erhöhen die Akzeptanz für die Befragung. Dies kann sich direkt auf die Rücklaufquote der Befragung auswirken.

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