Meldepflichten bei Mitarbeiterentsendungen innerhalb der ... / 3 Handlungsbedarf des entsendenden Unternehmens

Aufgrund bereits erfolgter Umsetzung der jeweiligen Richtlinie in die nationalen Rechtsordnungen treffen entsendende Arbeitgeber in den meisten EU-Mitgliedsstaaten u. a. die folgenden (administrativen) Pflichten:

3.1 Prüfung der Meldepflicht

Sobald der Reisegrund feststeht, empfiehlt es sich anhand der länderspezifischen Vorschriften des Reiselandes das Vorliegen einer Meldepflicht zu prüfen. Dabei sollten die Ausnahmen der Meldepflichten – sofern solche vorliegen – beachtet werden.

Hinweis

Offiziellen Webseiten

Eine Übersicht der länderspezifischen Vorschriften gibt es leider nicht. Es sollte daher auf die offiziellen Webseiten des jeweiligen Landes zurückgegriffen werden.

In Österreich ist dies z. B. die Webseite des Bundesministeriums für Finanzen oder die Webseite https://www.entsendeplattform.at/cms/Z04/Z04_5.1/formalitaeten/meldepflichten.

3.2 Abgabe einer Meldung

Die Abgabe einer Meldung setzt eine frühzeitige Anmeldung des zu entsendenden Arbeitnehmers bei der jeweils zuständigen Behörde im Gastland unter Angabe bestimmter Informationen zum Unternehmen, zum Arbeitnehmer bzw. zur Einsatztätigkeit. Wichtig hierbei ist die Beachtung der Abgabefrist.

Hinweis

Abgabefrist

In den meisten Ländern reicht es vollkommen aus, die Meldung vor Beginn des Einsatzes einzureichen. In der Schweiz hingegen muss die Meldung 8 Tage vorher eingereicht werden.

Ergänzend hierzu ist in einigen Ländern die Benennung einer Kontaktperson zur Vervollständigung der Meldung erforderlich. Die Anforderungen an einer solchen Person variiert ebenfalls je nach Land.

Hinweis

Kontaktperson

Die Vertreter in Frankreich kann z. B. der reisende Arbeitnehmer selbst sein, der allerdings die französische Sprache beherrschen muss und während der Dauer des Einsatzes in Frankreich sein muss. In Portugal hingegen werden an die Vertreterbenennung keine weiteren Anforderungen an einer Kontaktperson gestellt.

3.3 Pflichten während und nach dem Auslandseinsatz

Auch während und nach dem Auslandseinsatz kommen dem Unternehmen gewissen Pflichten zu. Dazu gehört

• das Bereithalten spezifischer Arbeitsdokumente im Gastland (in der Regel in der Landessprache des Gastlandes),
• die Aushändigung von Informationen und Dokumenten auf Anforderung der zuständigen Kontrollbehörden sowie
• die Archivierungspflicht.

3.4 Besondere Herausforderungen der Unternehmen

Die regelkonforme administrative Umsetzung der Meldepflichten stellt Unternehmen, die Mitarbeiter ins europäische Ausland entsenden, vor besondere Herausforderung. Folgende Aspekte machen eine reibungslose Abwicklung besonders schwierig:

• Die Bedienung der Portale, die in einigen Ländern nicht auf English geführt werden (sprachliche Barriere)
• Keine einheitlichen Regelungen hinsichtlich der Beurteilung der Meldepflicht. Jedes Land hat seine eigenen Richtlinien aufgestellt und beurteilt, wann ein Reisegrund meldepflichtig ist.
• Sofern die Meldung eine vorherige Registrierung des Unternehmens erfordert, ist eine zeitnahe Umsetzung der Reisewünsche oft nicht möglich.