Das Lohnkonto ist bei Ausscheiden des Arbeitnehmers, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, abzurechnen und zu schließen. Nachträgliche Änderungen im Konto sind nicht zulässig.
6-jährige Aufbewahrungsfrist
Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des 6. auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.[1] Hierunter ist nicht das Jahr der letzten Eintragung im Lohnkonto zu verstehen. Diese Aufbewahrungsfrist gilt auch für die zum Lohnkonto zu nehmenden Belege. Sofern es sich weder um Buchungsbelege noch Bilanzunterlagen handelt, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre; sie läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.[2]
10-jährige Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich auf 10 Jahre, wenn und soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind.[3]
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