Aufbewahrungspflicht

Zusammenfassung

 

Begriff

Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Lohnsteuer: Im Steuerrecht gibt es gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, um den Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Betriebsprüfung den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Das Gesetz sieht in § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine eigene 6-jährige Aufbewahrungsfrist vor. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO ebenfalls eine Frist von 6 Jahren.

Sozialversicherung: Die im Zusammenhang mit der Beitragsabrechnung und -zahlung zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers sind in § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV genannt.

 

Praxis-Beispiele

Sozialversicherung

1 Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden und wie lange?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.

 

Hinweis

Beschäftigte in Privathaushalten

Die Führung und Aufbewahrung von Lohnunterlagen gilt nach § 28f Abs. 1 SGB IV nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten. Hier ist das Verfahren des Haushaltsschecks anzuwenden.

1.1 Sonderbestimmungen im Baugewerbe

Führt ein Unternehmer einen Dienst- oder Werkvertrag im Baugewerbe aus, hat er die Lohnunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung des Arbeitnehmers, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist. Damit soll die Zuordnung der einzelnen Entgelte und des Sozialversicherungsbeitrags bei Dienst- oder Werkverträgen möglich sein.

2 Elektronische Führung der Entgeltunterlagen

Entgeltunterlagen können auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Dabei müssen die Formvorschriften für die Aufbereitung der Daten eingehalten werden. Bei einer Betriebsprüfung muss jederzeit ohne zeitlichen Verzug der Zugriff auf die Daten möglich sein. Die Entgeltunterlagen können vollständig in automatisierter Form geführt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung von Entgeltunterlagen in körperlicher Form ist nicht mehr notwendig.

3 Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Verstöße gegen die Regelungen zur Aufbewahrung sind eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld bis zu 50.000 EUR belegt werden kann.

Feststellung des Verstoßes bei einer Betriebsprüfung

Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflichten verletzt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Sozialversicherungsbeitrag von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Dies gilt nicht, soweit ohne unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand festgestellt werden kann, dass keine Beiträge zu zahlen waren oder einem bestimmten Beschäftigten Arbeitsentgelt zugeordnet werden kann. Kann der prüfende Rentenversicherungsträger die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Verwaltungsaufwand ermitteln, hat er diese zu schätzen. Kann nachträglich Versicherungs- oder Beitragspflicht, Versicherungsfreiheit oder die Höhe des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden, ist der Bescheid aufgrund der Schätzung zu widerrufen.

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