Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterlagen sind innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten.
In Fällen, in denen ein Arbeitgeber keinen Sitz in der Bundesrepublik Deutschland hat, hat er zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten einen Bevollmächtigten mit Sitz im Inland zu bestellen.[1]
Konsequenz bei nicht ordnungsgemäßer Aufzeichnungspflicht
Wenn die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt ist und dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht nicht eindeutig festgestellt werden kann, ist bei einer Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung der Beitrag ggf. von der Summe der Arbeitsentgelte zu ermitteln.
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