KI: Automatisierte Transkription von Interviews und Meetings / 2.4 Aufbewahrungs- und Löschfristen

Die Aufbewahrungs- und Löschfristen hängen im Wesentlichen von der Rechtsgrundlage und dem Verarbeitungszweck ab. Eine zeitgenaue Darstellung für alle Fälle kann daher hier nicht erfolgen. Im Rahmen einer Einwilligung sind grundsätzlich keine Fristen vorgesehen. Bei der Widerspruchslösung sind die Fristen enger, vgl. oben. Nach einem (teilweisen oder vollständigen) Widerruf oder Widerspruch muss das Unternehmen die Transkription (teilweise oder vollständig) löschen.^[1]

Ganz allgemein gesprochen gilt, dass die Transkriptionen so lange aufbewahrt werden dürfen (und sollten), wie es zur Erreichung des Zwecks der Speicherung erforderlich ist. Dies könnten bei einem Bewerbungsgespräch beispielsweise nur 4 oder 6 Monate sein, in anderen Fällen, z. B. bei transkribierten Vereinbarungen zu Pensionszusagen, weit über 30 Jahre.

Hinweis

Handschriftliche Notizen

Übrigens: Auch handschriftliche Notizen bedürfen grundsätzlich – ähnlich wie bei der Transkription – einer Rechtsgrundlage. Allerdings sind hier in der Regel wesentlich geringere datenschutzrechtliche Anforderungen gestellt, da sie nicht systematisch und in großem Umfang verarbeitet und analysiert werden können, wie es bei digitalen Transkriptionen der Fall sein kann. Zudem ist die Gefahr der unbefugten Weitergabe oder des Missbrauchs bei handschriftlichen Notizen tendenziell geringer, da sie nicht ohne Weiteres in digitale Datenbanken eingepflegt und somit nicht so leicht zugänglich sind wie automatisierte Transkripte.

[1] Das Unternehmen sollte sich im Fall eines Widerrufs der Einwilligung nicht auf Art. 17 Abs. 1b DSGVO verlassen. Nach dem Wortlaut der Vorschrift ist zwar die weitere Aufbewahrung trotz eines Widerrufs zulässig, wenn eine andere Rechtsgrundlage besteht. Abgesehen davon, dass eine solche andere Rechtsgrundlage im Regelfall gerade nicht besteht, wird ein solcher nachträglicher "Wechsel" der Rechtsgrundlage verbreitet als missbräuchlich gesehen.