Kennzahlen für das Personalmanagement / 4 Weiterentwicklung in der Arbeit mit Personalkennzahlen

Zeitvergleiche und eigene Vorstellungen sind wichtig. Durch vom Wettbewerb und guter Praxis geprägte Soll-Vorstellungen stellen hingegen eine Herausforderung dar. Diese Daten werden im Rahmen von Benchmarking erhoben. Die Balanced Scorecard (BSC) geht über ein klassisches Kennzahlensystem hinaus und bedarf einer Ursache-Wirkungs-Analyse. Sie wird damit zum Managementsystem.

4.1 Benchmarking

Benchmarking stellt eine Methode dar, die über die strukturierte Darstellung von Kennzahlen hinausgeht. Man versteht hierunter einen kontinuierlichen Prozess, in dem Produkte, Dienstleistungen, Prozesse, Ergebnisse etc. mit den jeweils Besten bzw. der Bestleistung verglichen werden.

Als Benchmark können andere Abteilungen oder Geschäftsbereiche im Großunternehmen dienen. Es wird dann von internem Benchmarking gesprochen. Vergleiche mit Konkurrenten, Unternehmen in vor- sowie nachgelagerten oder in fremden Branchen werden als externes Benchmarking bezeichnet. Insbesondere der Vergleich mit Konkurrenten (auf dem Arbeitsmarkt) bietet wertvolle Einblicke und wird auch als Wettbewerbsbenchmarking bezeichnet. Handelt es sich um branchen- und funktionsübergreifende Vergleiche mit besonders positiven Fällen, werden sie auch Best-Practice-Benchmarking genannt.

Nachdem der geeignete Partner gefunden ist, sind entsprechende Daten bezüglich der gewünschten Inhalte zu erheben, auszuwerten und mit den eigenen Daten zu vergleichen. Die Differenz zwischen den Leistungen des Partners und den eigenen Leistungen kann dann als Basis dienen, Schwächen aufzudecken und mögliche Ursachen zu analysieren.

Generell zielt Benchmarking darauf ab:

• Potenziale: z.B. Erhebungen zur Personalbetreuungsquote
• Prozesse: z.B. Durchlaufzeiten und Kosten der Personalbeschaffung
• Ergebnisse: z.B. Fluktuation, Krankenstand oder Mitarbeiterzufriedenheit.

Wenn der generelle Themenbereich abgesteckt ist, muss große Sorgfalt auf die Wahl der Benchmarks gelegt werden. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf die folgenden Punkte gerichtet werden: Vergleichbarkeit der Daten, "Offenheit" der Partner bzw. Informationsgrad der Quellen und Erhaltung der Einzigartigkeit.

Sind Benchmarks und Partner für eine Primärerhebung gefunden, sind die Daten zu erheben, auszuwerten und zu kommunizieren. Benchmarks sind darüber hinaus auch mit Sekundärdaten möglich. Werden Sekundärdaten - also bereits vorliegende Daten - herangezogen, sind öffentliche Institute bevorzugte Ansprechpartner. Aber auch private Institutionen und Beratungen haben sich auf die Informationsversorgung spezialisiert.

Auch die externe Erhebung von Primärdaten wird meist von externen Partnern begleitet. Hier gibt es zum einen auf Benchmark spezialisierte Anbieter sowie Spezialisten für Personalthemen: Insbesondere für Vergütungsbenchmarks gibt es einen breiten Markt.

Wesentliche Beschränkungen von Benchmarking sind:

• Geringe "Offenheit" der Partner bzw. begrenzter Informationsgrad der Quellen
• Schwierige Handhabbarkeit der Daten
• Mangelnde Vergleichbarkeit der Daten
• Notwendigkeit der Erhaltung der Einzigartigkeit.

4.2 Balanced Scorecard

Kennzahlen, so genannte Key Performance Indicators (KPI), werden hier für verschiedene Perspektiven aus der Strategie abgeleitet:

• Finanzielle Perspektive (Sicht der Shareholder),
• Kundenperspektive (Sicht der Kunden),
• Prozessperspektive (Sicht nach Innen auf die Abläufe),
• Lern- und Entwicklungsperspektive (Sicht auf die notwendige Basis zur Sicherung langfristigen Wachstums).

Abbildung: Perspektiven einer Balanced Scorecard

Unabhängig vom Einsatzbereich sind die genannten Perspektiven nicht isoliert zu betrachten, da sie durch Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge miteinander verbunden sind. Das bedeutet, dass die Realisierung eines Perspektivenzieles auf die Erreichung der anderen Perspektiven einwirkt.

Das Vier-Phasen-Schema der Aktionenableitung aus der Strategie ist auch im Personalmanagement für jede Perspektive zu durchlaufen:

• Definition der strategischen BSC-Perspektivenziele,

  Auswahl einer oder mehrerer Kennzahlen für jedes festgelegte BSC-Perspektivenziel,

• Bestimmung eines Sollwertes für jede Kennzahl in der BSC-Perspektive,
• Planung und Realisierung eines oder mehrerer Aktionsprogramme bzw. von Maßnahmen zur Erreichung der angestrebten Sollwerte

Die BSC "Personal" eines Unternehmens könnte - ausgehend von der Vision und Strategie des Personalbereichs - folgende Perspektiven und Kennzahlen umfassen:

• Finanzwirtschaftliche Perspektive: Umsatz/Vollzeitäquivalent sowie Personalkosten/Vollzeitäquivalent in EUR, Personalaufwand/Gesamtaufwand in %
• Kundenperspektive: Betreuungsquote in Personalmitarbeiter/100 Mitarbeitende, Indizes zur Kundenzufriedenheit aus Befragungen
• Prozessperspektive: Vereinbarung von Service Level Agreements für Personalprozesse, Bearbeitungsdauern in Zeiteinheiten
• Lern- und Entwicklungsperspektive: Ausbildungsquote in %, Weiterbildungsdauer/Mitarbeiter in Tagen

Es ist zu beachten, dass jede erfolgreiche BSC in einem Unternehmen, hier spezifisch für den Personalbereich, individuell zu entwickeln und damit einzigartig ist. Wich...