Jansen, SGB IV § 28f Aufzeichnungspflicht, Nachweise der ... / 2.3 Beitragsnachweise

Rz. 6

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle für jeden Entgeltzahlungszeitraum 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge (§ 23) einen Beitragsnachweis durch Datenübertragung zu übermitteln, in dem er den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (vgl. § 28d) nach Beitragsgruppen aufgegliedert angibt. Der Beitragsnachweis ist auch zu übermitteln, wenn für einen geringfügig entlohnten Beschäftigten Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ("Minijobzentrale") abzuführen sind. Die Spitzenverbände der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund und die BA vertreten die Auffassung, dass der Arbeitgeber auch dann einen Beitragsnachweis einzureichen hat, wenn in einem Monat ausnahmsweise keine Gesamtsozialversicherungsbeiträge und auch keine Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz anfallen (z. B. wegen beitragsfreier Zeiten oder unbezahlten Urlaubs). Dies ergibt sich mittelbar aus § 9 BVV. Danach hat der Arbeitgeber für jeden Abrechnungszeitraum alle Beschäftigten listenmäßig und nach Krankenkassen getrennt zu erfassen (Beitragsliste), wobei die aufaddierten Beträge der Beitragsliste in den Beitragsnachweis nach § 9 BVV einfließen. In der Beitragsliste sind alle Beschäftigten aufzuführen, und zwar unabhängig davon, ob tatsächlich im jeweiligen Abrechnungsmonat Beiträge für die einzelnen Beschäftigten anfallen. Folglich ist auch ein Beitragsnachweis (Summenblatt der Beitragsliste) für Monate zu erstellen (mit Nullbeträgen), in denen ausnahmsweise keine Beiträge anfallen, zumal die Einzugsstelle nach Abs. 3 Satz 4 eine Beitragsschätzung vornehmen kann, wenn der Arbeitgeber den Beitragsnachweis nicht oder nicht rechtzeitig einreicht.

Der Beitragsnachweis ist rechtzeitig 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Nach § 23 sind Beiträge, die nach dem Arbeitsentgelt oder dem Arbeitseinkommen zu bemessen sind, in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit, mit der das Arbeitsentgelt oder Arbeitseinkommen erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Eine monatliche Übermittlung des Beitragsnachweises ist entbehrlich, wenn dessen Inhalt unverändert gilt. In diesen Fällen ist der Beitragsnachweis als Dauernachweis zu kennzeichnen.

Die Ausfüllung des Beitragsnachweises vom Arbeitgeber setzt voraus, dass der Arbeitgeber zuvor die Beiträge in voraussichtlicher Höhe berechnet und sie dann summiert – nach Beitragsgruppen unterteilt – in die Beitragsnachweisung einsetzt. Einmalzahlungen, die dem Vorjahr zuzuordnen sind (März-Klausel) sowie Kurzarbeiter-/Winterausfallgeldzahlungen erfordern gesonderte Beitragsnachweise.

Als Beitragsnachweis ist der von den Spitzenverbänden der Sozialversicherungsträger gestaltete Beitragsnachweisdatensatz zu verwenden, vgl. hierzu die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 2 SGB IV mit Stand v. 17.7.2014, gültig ab 1.1.2015 (abrufbar unter www.aok-business.de, Rubrik Fachthemen/Rundschreiben/2014). Weitere Regelungen zum Beitragsnachweis sind in § 9 BVV enthalten. Für die Aufbewahrung der Beitragsabrechnungen und der Beitragsnachweise gilt die Aufbewahrungsfrist des Abs. 1 Satz 1 entsprechend.

Rz. 7

Für eine Schätzung des maßgebenden Arbeitsentgelts genügt nach Abs. 3 Satz 2 die Tatsache, dass der Beitragsnachweis nicht rechtzeitig eingereicht worden ist. Welchen Grund dies hat, ist unerheblich. Wird der Beitragsnachweis ordnungsgemäß eingereicht, ist die Schätzung zurückzunehmen. Aufgrund der Schätzung gezahlte Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind mit der tatsächlichen Beitragsschuld zu verrechnen. Abs. 2 Satz 5 und 6 sind insoweit entsprechend anwendbar (Krasney, NJW 1989 S. 1007). Die Beiträge sind auf der Grundlage des geschätzten Arbeitsentgelts durch Verwaltungsakt geltend zu machen.

Rz. 8

Wenn Arbeitgeber Betriebsstätten sowohl in den alten Bundesländern als auch im Beitrittsgebiet unterhalten, haben sie seit dem 1.1.2003 für jeden Rechtskreis einen gesonderten Beitragsnachweis einzureichen und den Rechtskreis auf dem Beitragsnachweis zu kennzeichnen (Ankreuzfeld "Rechtskreis Ost oder West"). Diese Kennzeichnung ist erforderlich geworden, weil die Zuordnung zum Rechtskreis nicht mehr allein über die Betriebsnummer möglich ist.

Im Beitragsnachweis für die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ("Minijobzentrale") für geringfügig entlohnte Beschäftigte ist seit dem 1.4.2003 auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis auch die Pauschalsteuer für geringfügig entlohnte Beschäftigte (vgl. §§ 8 und 8a) enthält.

Rz. 9

Der Beitragsnachweis hat nicht nur die Funktion einer Mitteilung des Arbeitgebers über die Höhe der zu zahlenden Beiträge, sondern er gilt bei nicht rechtzeitiger Abführung der Beiträge (vgl. § 23) nach erfolgloser (auch öffentlicher) Mahnu...