Jansen, SGB IV § 110a Aufbewahrungspflicht / 2.1 Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung (Abs. 1)

2.1.1 Von der Vorschrift erfasste Unterlagen

Rz. 5

Nach Abs. 1 bezieht sich die Aufbewahrungspflicht auf die Unterlagen des Leistungsträgers, die für seine öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit, insbesondere für die Durchführung eines Verwaltungsverfahrens oder für die Feststellung einer Leistung, erforderlich sind. Diese Unterlagen sind nach den Grundätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung aufzubewahren.

Erforderlich in diesem Sinne sind solche Unterlagen, bei denen es um den eigentlichen Zweck der Verwaltungstätigkeit geht, z. B. um die Bewilligung einer Sozialleistung. Bei den RV-Trägern gliedern sich diese Unterlagen üblicherweise in einen Versicherungsteil, einen Verwaltungsteil, einen Rechnungs- und Zahlungsteil sowie einen medizinischen Teil.

Nicht erfasst von der Regelung sind dagegen etwa Unterlagen für das interne Rechnungswesen, Personalunterlagen und sonstige Geschäftsunterlagen. (vgl. BT-Drs. 14/9000 S. 46 zu § 110a Abs. 1). Damit nach bestandskräftigem Abschluss des Verwaltungsverfahrens die Aufbewahrungsfrist nicht endet, bestimmt § 110c weitere Aufbewahrungsfristen.

2.1.2 Zu beachtende Grundsätze

Rz. 6

Wenn das Gesetz für die Behandlung der Unterlagen auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung verweist, so verwendet es damit einen sog. unbestimmten Rechtsbegriff, überlässt es also der Rechtspraxis und der Rechtsprechung, den Begriff exakt auszuformen.,

Rz. 7

Die Art und Weise, wie der Begriff der Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung von der Rechtspraxis auszuformen ist, ist Teil des Auftrags, den § 110c Abs. 1 den Spitzenverbänden der Träger der Sozialversicherung gibt. Sie sollen hiernach durch Vereinbarung das Nähere u. a. zu dem Begriff der ordnungsmäßigen Aufbewahrung erarbeiten. Die Vereinbarung soll sich auch auf die Voraussetzungen der Rückgabe und Vernichtung von Unterlagen sowie deren Aufbewahrungsfristen erstrecken. Derartige – im Wege der Vereinbarung zustande gekommene – Regelungen haben nach § 110c Abs. 1 Vorrang. Eigene Kriterien zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung gibt das Gesetz in § 110a Abs. 2 Satz 2. Diese Vorschrift regelt die Voraussetzungen für die alternativ mögliche Aufbewahrung von Unterlagen auf dauerhaften Datenträgern (vgl. dazu 2.2). Im Übrigen heißt es etwa in der Gesetzesbegründung, die Grundsätze der ordnungsmäßigen Aufbewahrung orientierten sich an der Bedeutung der zur Aufbewahrung bestimmten Unterlagen (BT-Drs. 14/9000 S. 47 zu § 110a Abs. 2).