Hybride Arbeitsortmodelle und psychologische Sicherheit / 5 Der Weg zu hybriden Arbeitsortmodellen

Aus den bisherigen Schilderungen wird bereits deutlich, dass es nicht ausreicht, Mitarbeiter mit Notebooks auszustatten, nach Hause zu schicken und einen Video-Conferencing-Dienst aufzusetzen. Das hat unter Corona-Lockdowns zwar zum Erstaunen vieler gut funktioniert, es war aber keine auf Dauer angelegte Lösung. Sollen hybride Modelle langfristig wirken, muss die gesamte Arbeitsorganisation überdacht und neugestaltet werden. Das braucht Zeit, Analyse und Planung.

5.1 Die Analyse

Wenn ein Unternehmen nicht von vornherein in der Form Remote-Only oder Remote-First gegründet wurde, gestaltet sich die Einführung hybrider Arbeitsmodelle als ein komplexer und interdisziplinärer Prozess, bei dem zumindest die Abteilungen Personal, Gebäudemanagement, Finanzen, IT, Beschaffung sowie Geschäftsführung und Personalvertretung einbezogen werden müssen.

• Die Eignung von Arbeitsplätzen für hybride Arbeit: Nicht jeder Arbeitsplatz kann hybrid werden. Das gilt nicht nur für Produktion, Verkauf auf der Fläche, Handwerker, Labore etc., die entweder die Nähe zu Anlagen oder physisch zu Kunden und Objekten erfordern, sondern oftmals auch für Computerarbeitsplätze, die besondere technische Ausrüstung oder sehr hohe Sicherheitsanforderungen haben. Auch wenn die Beurteilung von Arbeitsplätzen oftmals an die Personalabteilung delegiert wird, ist sie nur in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen zu lösen.
• Hardware-Anforderungen: IT und Fachabteilungen müssen gemeinsam die Anforderungen an Endgeräte definieren und überprüfen, wie hoch der Bestand ist. Für die IT kommt hinzu, dass Unternehmensnetzwerke in der Vergangenheit nicht darauf vorbereitet waren, in erheblichem Umfang Remote-Geräte sicher zu bedienen. Hier können signifikante Investitionen notwendig werden.
• Software-Anforderungen: Ähnliches gilt für genutzte Software. Nicht jedes Unternehmen hat sein ERP-System bereits in eine Cloud migriert. Daher muss sichergestellt werden, wie der Zugang aus der Ferne geleistet und abgesichert werden kann. Eine besonders heikle Anforderung ist dabei, Cybersecurity in vertretbarem Mindestmaß sicherzustellen. Darüber hinaus werden in den meisten Fällen zusätzliche cloudbasierte Services (SaaS) notwendig, z. B. für Video-Conferencing.
• Prozessanalyse: Es gibt Prozesse, die sich sehr leicht in hybride Modelle überführen lassen, bei anderen fällt es schwer. Selbst wenn es sich um Computerarbeitsplätze handelt, kann eine hohe Anforderung an Synchronizität bei Arbeitsabläufen Anwesenheit erfordern. Das kann sich sogar von Zeit zu Zeit verändern. So können heutzutage Softwareentwickler mit den entsprechenden Tools hervorragend auch auf Distanz zusammenarbeiten. Wenn es aber darum geht, intensive Softwaretests durchzuführen, werden Teams oftmals produktiver, wenn sie in einem Raum zusammensitzen.
• Raumanforderungen: Gebäudemanager machen sich jeden Tag Gedanken darüber, wie die zur Verfügung stehenden Flächen optimal genutzt werden können. Vor Corona war es oft der Mangel an Fläche, der drückte, nach Corona ist es der kostenintensive Überschuss. Eine Analyse zeigt dann, welche Potenziale zur Verfügung stehen, inwiefern und wann sie genutzt werden.
• Rechtliche Grundlagen: Wie kann das Unternehmen die Anforderungen sicherstellen, die sich aus Arbeitsrecht, Datenschutzbestimmungen, Mitbestimmungspflicht und weiteren Normen ergeben?
• Finanzierung: Aus den genannten Analysen entstehen Eckdaten für die Finanzplanung. Welche Kosteneinsparungen können generiert werden? Welche Investitionen werden notwendig und welche laufenden Kosten kommen monatlich hinzu?

5.2 Die Planung

Aufgrund einer detaillierten Analyse wird die Planung der Umstellung möglich. Dabei gibt es nicht ein oder mehrere Modelle, die einfach nur umgesetzt werden müssen, sondern hybrides Arbeiten wird sich in jedem Unternehmen ein Stück weit anders gestalten. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden:

• Das Modell: Aufgrund der Erkenntnisse aus der Analyse sollte ein Unternehmen entscheiden können, welche Arten von Hybridarbeitsplatzmodellen für das eigene Unternehmen geeignet sind, und sich dann auf eines oder eine sehr begrenzte Zahl festlegen.
• Der hybride Arbeitsplatz: Standards vereinfachen Prozesse, senken Kosten und vermeiden Diskussionen. Das gilt auch für die Ausstattung von hybriden Arbeitsplätzen. Daher hat es sich bewährt, für Hard- und Software, die hybrid genutzt werden, Standardgeräte und Konfigurationen festzulegen.
• Der hybride Arbeitsort: Seit Jahren hat sich die Praxis etabliert, mit Notebooks in Zügen oder Cafés zu arbeiten – mit unzuverlässiger und unsicherer Netzverbindung, mangelndem Sichtschutz auf Bildschirme und einer Sitzposition, die weit weg ist von Arbeitsplatzrichtlinien. Mit Homeoffice-Arbeitsplätzen sieht es oftmals nicht besser aus. Daher sollte festgelegt werden, an welchen Orten gearbeitet werden darf, welche Coworking Spaces und öffentlichen Orte neben Homeoffice zulässig sind.
• Das neue Office: Wenn ein signifikanter Teil der Beschäftigten remote arbeitet, bekommt das Bürogebäude eine neue Roll...