Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit / 3 Regeln der Zusammenarbeit im Homeoffice

Tools für digitale Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen ist noch lange keine Garantie für effiziente virtuelle Teamarbeit. Hier braucht es Spielregeln mit dem Team, die für alle gelten und an die sich alle halten müssen. Das können das morgendliche Anmelden, eine kurze Info, wer wann in die Mittagspause geht oder für eine gewisse Zeit nicht am Platz ist und das abendliche Abmelden sein. Vielleicht gibt es auch Kernzeiten, in denen Mitarbeiter präsent sein sollen. Solche Regelungen tragen dazu bei, dass alle Teammitglieder lernen, sich selbst zu disziplinieren und dass sie sich aufeinander verlassen können, denn Erreichbarkeiten werden dadurch klar kommuniziert. Das erleichtert es auch der Führungskraft, den Überblick zu behalten, und sorgt für Sicherheit und Verbindlichkeit.

Richtig Kommunizieren

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Art und Weise der Kommunikation. Wichtig ist, die richtigen Informationen bereitzustellen, ohne sich im Detail zu verlieren. Es gilt festzulegen, für welche Art von Informationsaustausch welche Kanäle genutzt werden, z.B. allgemeine Unternehmensinformationen per Link auf Intranet bereitstellen, teaminterne Verkündungen per Mailverteiler etc.. Achtung bei Verwendung der Kopie-Funktion in E-Mail-Programmen: Alle möglichen Kollegen in einer Mail in Kopie zu setzen, führt oft zu Frust und Informationsüberfrachtung. Viel hilft nicht immer viel, sondern es will gut überlegt sein, was und an wen man kommuniziert, um nicht alle im Homeoffice mit für sie unwichtigen Informationen zu überhäufen. Im Gegensatz dazu ist es jedoch wichtig, alle nötigen Ankündigungen etc. jedem zur Verfügung zu stellen, damit keiner abgehängt ist. Das funktioniert meist nicht von heute auf morgen und es braucht Übung, um das richtige Maß herauszufinden. Auch das kann in Feedback-Runden - wie oben beschrieben - thematisiert werden.

Gerade zu Beginn einer virtuellen Zusammenarbeit sind eine höhere Frequenz in der Abstimmung und Kommunikation notwendig, um den Verlust des persönlichen Kontakts im Büro auszugleichen. Das Zusammenwachsen auf Distanz will auch gelernt sein und braucht Zeit, gerade wenn das Homeoffice keine freiwillige Entscheidung war wie in Zeiten der Corona Pandemie. So könnten jeden Morgen kurze Telefonkonferenzen stattfinden, es können Wochen- und Tagesziele gesetzt werden und abgeglichen werden.

Disziplin und Selbstmanagement sind dehnbare Begriffe

Im Homeoffice spielt die Fähigkeit zum Selbstmanagement eine große Rolle. Wie gut kann ich mich disziplinieren? Wie gut kann ich mich motivieren? Wie finde ich einen Rhythmus? Wie gelingt es, meinen Arbeitsplatz gut zu gestalten? Wie schaffe ich die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit? Wie effizient ist meine Arbeit zu Hause? Dazu gehört auch, herauszufinden, was für jeden einzelnen gut funktioniert und was weniger gut. Diese Erkenntnisse haben dann wiederum Auswirkungen auf das gesamte Team, z.B. Zeiten der Erreichbarkeit, Kinderbetreuung, Arbeiten außerhalb der üblichen Arbeitszeit etc. Darauf basierend sollten dann gemeinsam Lösungen gefunden werden.

Verlässlichkeit ist eine Frage des gegenseitigen Respekts

Ein weiteres wichtiges Element der Zusammenarbeit auf Distanz ist der elektronische Kalender. Dieser sollte so gepflegt sein, dass es für alle ersichtlich ist, wer wann zur Verfügung steht. Es ist eine Frage des Respekts, Termineinladungen zu- oder abzusagen, damit der Organisator weiß, mit wem er rechnen kann und mit wem nicht und somit den Termin eventuell verschieben muss, wenn zur Entscheidungsfindung dringend benötige Personen absagen. Für effiziente Meetings hilft außerdem eine Agenda im Kalendereintrag mit allen Dokumenten, die man vorher kennen sollte. Dann kann niemand sagen, er hätte nicht gewusst, wie er sich vorbereiten solle. Das führt zu einer besseren Meetingqualität. Umso wichtiger, damit die wenige Zeit, die man gemeinsam (im virtuellen Meetingraum z.B. per Webex, MS Teams o.ä.) hat, auch maximal gut ausgenutzt wird. Die Drei-W-Regel hilft extrem: Wer macht was bis wann? Verbindlichkeiten einzugehen und festzulegen ist ein elementarer Baustein in der Zusammenarbeit.

7 Grundsätze für erfolgreiche Teamarbeit auf Distanz

• Akzeptieren der veränderten Rahmenbedingungen im Homeoffice.
• Starre Prozesse hinterfragen: vielleicht gibt es andere Lösungen.
• Erwartungen an die Zusammenarbeit aus der Ferne transparent machen.
• Spielregeln im Team vereinbaren, die für alle gelten und an die sich alle halten.
• Führung und Arbeiten aus dem Homeoffice heißt vor allem Kommunikation.
• Regelmäßige Teammeetings über Telefon oder Video, damit die Nähe nicht verloren geht.
• Sprechzeiten vereinbaren und bei Problemen und Fragen Unterstützung anbieten.