Grundlagen der Vertrauensar... / 10 Gesetzliche Aufzeichnungspflichten

In der Praxis der Vertrauensarbeitszeit kommt der Einhaltung der werktäglichen Höchstarbeitszeit sowie der Erfüllung der arbeitszeitgesetzlichen Aufzeichnungspflicht besondere Bedeutung zu. Der Arbeitgeber muss deshalb im Rahmen seiner Verantwortung für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes dafür sorgen, dass Arbeitnehmer in Vertrauensarbeitszeit die arbeitszeitgesetzlichen Bestimmungen beachten und die gebotenen Aufzeichnungen vornehmen. Insoweit bietet es sich an, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmern entsprechende Erfassungsformulare zur Verfügung stellt und die ordnungsgemäße "Bedienung" durch die Arbeitnehmer regelmäßig kontrolliert.

Nach dem Wortlaut des § 16 Abs. 2 ArbZG sind die Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit gemäß § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehen. Gemäß § 3 Satz 1 ArbZG beträgt die werktägliche Arbeitszeit 8 Stunden, Werktage sind die Tage Montag bis Samstag, ausgenommen gesetzliche Feiertage. Eine am Wortlaut orientierte Erfassung der Arbeitszeit würde also eine Aufzeichnung der oberhalb von 8 Stunden geleisteten Arbeitszeitdauer an den Tagen Montag bis Samstag erfordern.

Für Arbeitnehmer in Vertrauensarbeitszeit gilt allerdings regelmäßig eine 5-Tage-Woche, in der der Samstag obgleich arbeitszeitgesetzlicher Werktag, regelmäßig arbeitsfrei ist. Der Samstag als freier Werktag steht damit als arbeitszeitgesetzlicher Ausgleichstag für an den Wochentagen Montag bis Freitag geleistete Mehrstunden (oberhalb von 8 Stunden) zur Verfügung. Dabei ist es vertretbar, dass bei tatsächlicher Freizeit am Samstag die insoweit entstehende "Arbeitszeit-Luft" von 8 Stunden den tatsächlichen Arbeitstagen Montag bis Freitag "zugeschlagen" wird. Im Ergebnis wäre damit auch ein Aufzeichnungsverfahren möglich, das beispielsweise an den Wochentagen Montag bis Donnerstag erst eine Aufzeichnung ab 10 Stunden werktägliche Arbeitszeit vorsieht und am Freitag ab 8 Stunden. Denn bei tatsächlicher Freizeit am Samstag entsteht bei Ausschöpfung dieser Grenzen keine ausgleichspflichtige Mehrarbeit. Zugleich werden Überschreitungen der 10-Stunden-Grenze genauso sichtbar, wie bei einer Überschreitung von 8 Stunden täglicher Arbeitszeit.

 

Praxis-Beispiel

Arbeitszeiterfassung bei schwankender Arbeitszeit

Ein außertariflich beschäftigter Arbeitnehmer wird regelmäßig an den Tagen Montag bis Freitag beschäftigt; das Wochenende ist arbeitsfrei. Die tägliche Pause beträgt 45 Minuten. Er arbeitet (nach Abzug von Pausen) wie folgt:

 
MO: 9:00 - 19:00 Uhr 9,25 Stunden
DI: 8:45 - 18:00 Uhr 8,50 Stunden
MI: 8:30 - 19:15 Uhr 10,00 Stunden
DO: 8:00 - 18:30 Uhr 9,75 Stunden
FR: 8:30 - 17:15 Uhr 8,00 Stunden

Der Arbeitnehmer erfasst die geleisteten Stunden auf Basis einer "Grundverteilung" der gesetzlich zulässigen Arbeitszeit von

 
MO-DO: 10,0 Stunden
FR: 8,0 Stunden
SA: 0,00 Stunden (gem. betrieblicher Regelung arbeitsfrei)
SO: 0,00 Stunden (gesetzlicher Ruhetag)

Da sich seine Arbeitszeit an den einzelnen Wochentagen innerhalb der Werte der Grundverteilung der gesetzlich zulässigen Arbeitszeit bewegte, erfasst der Arbeitnehmer lediglich durch einen entsprechenden Vermerk, dass die "Eckwerte" nicht überschritten wurden (z. B. Eintragung "k.Ü. = keine Überschreitung").

Zwar hat der Arbeitnehmer im genannten Beispiel an den Tagen Montag bis Donnerstag eine werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden überschritten. Jedoch wurden diese Überschreitungen von insgesamt 5,5 Stunden durch den freien Samstag ausgeglichen. Die werktägliche Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes beträgt im Durchschnitt der gesetzlich zulässigen Arbeitstage (Montag bis Samstag) nur 7,58 Stunden und lag damit unter dem Wert von 8 Stunden. Der gesetzliche Arbeitszeitausgleich zur Einhaltung der werktäglichen Höchstarbeitszeit wurde also gewährt. In einem solchen Fall besteht vor dem Hintergrund des Schutzzwecks der Auszeichnungspflicht kein Erfordernis einer weitergehenden Aufzeichnung.

Unabhängig von der Form der Aufzeichnung sollte dabei sichergestellt sein, dass der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Erfassungsmaske auch tatsächlich nutzt. Dies kann etwa dadurch erfolgen, dass der Arbeitnehmer, der die Aufzeichnungsgrenze von 8 Stunden (bzw. 10 Stunden an Wochentagen Montag bis Donnerstag, soweit man der vorstehend vorgeschlagenen Variante folgt) nicht überschreitet, einen entsprechenden Vermerk in der Erfassungsmaske anbringt und damit bestätigt, dass er die Aufzeichnungsgrenze nicht überschritten hat. Ohne einen derartigen Vermerk könnte die Frage entstehen, ob der Arbeitnehmer, dessen Arbeitszeit betriebsseitig nicht erfasst wird, die Aufzeichnungspflicht überhaupt wahrgenommen hat.

Ausgleichspflicht für Überschreitungen der Höchstarbeitszeit

Werden Arbeitszeiten oberhalb der gesetzlich definierten Aufzeichnungsgrenzen (bzw. der in der skizzierten Variante abweichende Grenzen) erfasst, so muss der Arbeitgeber für einen Zeitausgleich entsprechend den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes sorgen. Gemäß § 3 Satz 2 ArbZG kann die Arbeit...

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