Geschenkemanager

Kurzbeschreibung

Mit dem Geschenkemanager organisieren und dokumentieren Sie den Geschenkeablauf - vom Schenker über den Genehmiger bis zur Buchhaltung und zur Entgeltabrechnung - einfach, vollständig & prüfungssicher. Sie können alle Beteiligten im Unternehmen einbinden und die erforderlichen Informationen direkt bei ihnen einholen. Der Geschenkeablauf ist dadurch vollständig, richtig, effizient, schlank und nachvollziehbar dokumentiert.

1. Geschenke-Chaos adé: Wie Sie mit dem Geschenkemanager Prozess und Dokumentation effizient und rechtssicher organisieren

Kennen Sie das? Die Buchung und Dokumentation von Geschenken verursachen einen enormen Aufwand in Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen. Warum? Die steuerlichen Vorschriften dazu sind äußerst vielfältig und detailliert – doch kaum einer im Unternehmen kennt sie. Deshalb werden die erforderlichen Angaben zu Empfängern, Anlass etc. oft vergessen – Buchhaltung und Entgeltabrechnung dürfen den erforderlichen Informationen dann hinterherlaufen. Schließlich werden Versäumnisse bei einer Betriebsprüfung bitter bestraft.

Die Ausgangssituation

Event- und Vertriebsabteilung, Vorstandssekretariat und natürlich der Personalbereich: In Unternehmen werden in vielen unterschiedlichen Bereichen Geschenke an Geschäftspartner und Mitarbeiter überreicht.

Eine Herausforderung in vielen Unternehmen: Die Kommunikation der einzelnen Abteilungen untereinander und mit der Finanzbuchhaltung und der Entgeltabrechnung funktioniert nicht immer reibungslos. Die Informationen zu Geschenken und Empfängern laufen nicht an einer zentralen Stelle zusammen – oder nur verspätet oder auf Nachfrage. Das erschwert eine korrekte Abwicklung in der Finanzbuchhaltung und der Entgeltabrechnung.

Das Problem

Die Unternehmen müssen nicht nur die korrekte Versteuerung und die Erfassung aller relevanten Sachverhalte sicherstellen, sondern auch für eine vollständige Dokumentation sorgen. Bei Betriebsprüfungen wird dies immer häufiger überprüft. Und das oft Jahre später.

"Unternehmen müssen klare Richtlinien und Prozessstrukturen sowie eine prüfungssichere Dokumentation für die lohn-, sozialversicherungs-, umsatz- und ertragssteuerliche Erfassung der Zuwendungen aufbauen." (PwC)

Die Lösung: der Geschenkemanager

• Im Geschenkemanager wird der Geschenkeablauf durchgehend dokumentiert: Vom Schenker über den Genehmiger bis zur Finanzbuchhaltung und zur Entgeltabrechnung.
• Der Zugriff für alle Mitarbeiter eines Unternehmens kann problemlos gewährt werden.
• Alle erforderlichen Daten samt Genehmigung sind sauber in den Geschenke-Falldaten dokumentiert.
• Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung erhalten Informationen für die korrekte Bearbeitung in der Buchhaltungs- und Lohn-Software.
• Die Fallübersicht inklusive deren Download ermöglicht schnelles und einfaches Sortieren und Filtern nach dem individuellen Bedarf.
• Die Anforderungen des Datenschutzes sind gewährleistet.
• Bei einer Betriebsprüfung gibt es keine Beanstandungen.

Hinweis: Ergänzung zur Buchhaltungs- und Abrechnungssoftware

Die Buchungen in der Buchhaltung und der Entgeltabrechnung erfolgen in den jeweiligen Systemen der Kunden.

2. Einstieg: Registrierung, Rollen und Unternehmenseinstellungen

2.1 Login zum Geschenkemanager: was gibt es zu beachten?

Sie starten den Geschenkemanager aus einer Haufe Office-Fachdatenbank heraus. Beim Klick auf "Geschenkemanager" auf der Startseite kommen Sie je nach Einstellung direkt ins Tool oder zur Einstiegsseite als Administrator (Admin) des Geschenkemanagers (s. Abb. 1), wo Sie Ihre Anmeldedaten nochmals eingeben.

Abb. 1: Anmeldeseite für Office-Anwender mit Admin-Funktion

→ Geschenkemanager starten

Nutzen Sie die Office-Fachdatenbank über eine Haufe Suite-Lösung, werden Sie bei der E-Mail-Eingabe ebenfalls als Administrator erkannt und registriert.

Alle anderen Mitarbeiter des Unternehmens können sich auf der Anmeldeseite des Geschenkemanagers (s. Abb. 2) registrieren.

Abb. 2: Anmeldeseite für andere User

Hinweis: Zur Einladung anderer Mitarbeiter Link per Mail versenden

Diesen Einladungslink finden Sie auch auf der Startseite "Fallübersicht" des Geschenkemanagers und können ihn per Mail an andere Mitarbeiter weiterleiten. Fügen Sie den folgenden Hinweis in Ihre Mail ein:

Über diesen Link kommen Sie zur Registrierungsseite für den Geschenkemanager. Nach der Registrierung können Sie selbst Geschenke anlegen. Nutzen Sie zur Einführung die entsprechenden Videos. Speichern Sie diesen Link unter Ihren Favoriten, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können.

Diesen Hinweis finden Sie auch im Hilfetext (?) zum Einladungslink.

2.2 Unternehmensprofil unter "Einstellungen" anlegen

2.2.1 Unternehmen

Profil

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Die E-Mail-Domain wird aus Ihrer E-Mail-Adresse abgeleitet. Es können nur User mit einer Mailadresse aus dieser Domain auf "Ihren" Geschenkemanager zugreifen.

Freemail-Anbieter für Geschenkemanager nicht zulässig

Die Erstellung eines Unternehmenskontos ist nur mit einer individuellen E-Mail-Domain möglich. E-Mail-Adressen von Freemail-Anbietern (z. B. @gmail.com, @yahoo.de, @web.de) sind nicht zulässig. Ggf. müssen Sie die E-Mail-Adresse für Ihre Office-Fachdatenbank anpassen.

Pauschalsteuer Mitarbeiter – Pauschalsteuer Geschäftspartner – Vorsteuerabzugsberechtigung

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