Die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung müssen grundsätzlich dokumentiert werden. Bei Unfällen oder Auftreten von Berufskrankheiten kann so gegenüber Behörden und Berufsgenossenschaft belegt werden, dass der Unternehmer seine Pflicht erfüllt hat, Gefährdungen zu ermitteln und Schutzmaßnahmen festzulegen. Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ist auch ohne Unterschrift gültig, es empfiehlt sich jedoch zu unterschreiben.
Über das Aussehen der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung macht § 6 ArbSchG keine Aussage. Seit Inkrafttreten des ArbSchG im Jahr 1996 wurden jedoch sowohl von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen als auch von staatlichen Institutionen Standards zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung entwickelt. An dieser Entwicklung haben sich auch Verlage und Großunternehmen beteiligt.
Da die Auswahl der Dokumentationsform entscheidend zum Erfolg der Gefährdungsbeurteilung und deren nachhaltiger Einführung beiträgt, muss jedes Unternehmen die für sich passende Form finden.
Es werden momentan vor allem 3 Formen der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung eingesetzt:
- EDV-Programme,
- Checklisten,
- formfreie Dokumentation.
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