Fehlzeiten senken: Führungskräfte für das Thema gewinnen / 4.2 Das Willkommensgespräch

Bitte kein zwangsverordnetes Kranken-Rückkehrgespräch als Führungsinstrument. Das klingt nach Kontakt-Verwaltung, und oft sieht es in der Praxis auch genauso aus. Es ist tabu-behaftet und macht schlechte Laune wie vieles, was offiziell angeordnet wird ("Der CEO meint, ich müsse jetzt mit Ihnen reden, dabei wissen wir doch beide ...").

Das macht keine Lust aufs Miteinander-Reden – anders als das Willkommensgespräch, das von jeder Führungskraft mit jedem Teammitglied nach jeder Abwesenheit geführt wird. Es ist "normal", entspricht dem, wie wir auch außerhalb der Arbeit mit anderen Menschen umgehen. Es dient der Beziehungspflege und stärkt die soziale Bindung.

Dadurch dass es auch nach Fortbildungen, Hochzeiten, Urlaubsreisen geführt wird, kommt das Gespräch raus aus der Tabuzone. Es wird normal, miteinander zu sprechen. Auf diese Weise verändert sich mittelfristig auch die Kultur im Unternehmen: Die Gesprächskultur, das Miteinander haben sich verändert in Richtung zu mehr Offenheit. Der Arbeitsplatz wird (ein bisschen) zum Platz, an dem man auch Persönliches teilt. Das stärkt – sofern es freiwillig geschieht – die Bindung zu Kollegen, Führungskraft und Betrieb.

Ziele:

• Interesse zeigen,
• arbeitsbedingte Ursachen erkennen,
• Integration erleichtern.

Ablauf:

• namentliche Begrüßung + Freude über die Rückkehr:

  • bei Rückkehr nach einer Erkrankung: "Hatte es etwas mit der Arbeit zu tun?",
  • bei Rückkehr nach einer Erkrankung: "Ist noch Schonung nötig?";
• Information über das, was sich in der Zwischenzeit ereignet hat.

Prinzipien:

• jede Führungskraft,
• mit jedem Teammitglied,
• nach jeder Abwesenheit.

Abb. 9: Gesprächsleitfaden zum Willkommensgespräch

Wie Führungskräfte das Willkommensgespräch in ihrem Team einführen können, steht in dieser Arbeitshilfe:

Praxis-Tipp

Wie Sie das Willkommensgespräch einführen

Im Prinzip können Sie dasselbe Meeting, in dem Sie die Krankmeldung (neu) regeln, verwenden, um auf die Willkommensgespräche hinzuweisen, z. B. so:

"Sie wissen ja, im Rahmen der Fortbildung (oder wie Vorstand X neulich sagte) wollen wir öfter miteinander ins Gespräch gehen. Das soll kein leeres Gerede bleiben, sondern wirkliches Gerede werden – z. B. wann immer jemand von uns mal einen Tag gefehlt hat; sei es wegen Fortbildung, wegen Gleitzeitabbau, wegen 80. Geburtstag vom Papa, was auch immer.

Das sind ja im Regelfall 10-Sekunden-Gespräche: "Hallo Tim, wie war’s denn auf der Fortbildung?" … "Übrigens, hast du schon gehört: …?" Fertig.

Das tun wir ja eigentlich eh: Uns begrüßen und erzählen, was in der Zwischenzeit passiert ist. Einfach, damit Missverständnisse und Wissenslücken vermieden werden und sich alle auf demselben Informationsstand fühlen.

Für so ein Mini-Gespräch setzt man sich ja nicht mit einem Pott Kaffee hin, das geht flott im Stehen.

Wenn jemand krank war, ist das natürlich ein bisschen anders. Da ist für mich schon wichtig zu wissen, ob Sie wieder fit sind und natürlich ob es etwas mit der Arbeit zu tun hatte, damit wir das ggf. abstellen können.

Wir wissen ja alle: Krankheit gehört zum Leben, Fehlzeiten gehören zum Arbeitsleben, aber wenn man etwas davon reduzieren kann, ist es besser für uns alle. Schließlich brauchen wir hier jede/n.

Also, nur dass Sie sich nicht wundern, wenn ich Sie jetzt öfter mal anspreche. Mich interessiert einfach, wie es Ihnen geht. Und dass ich das fortan auch stärker zeigen soll (auch dank Vorstands-Segen), ist für uns alle vielleicht am Anfang ein bisschen komisch, aber dient sicher der guten Sache. Also denn, frohes Schaffen!"