Die Übernachtungspauschbeträge gelten nicht, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer Belege als Nachweis für einen repräsentativen 3-Monatszeitraum führen kann.[2]
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer
Seit 2020 gibt es als Alternative für den Nachweis der bei einer Übernachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers entstehenden Mehraufwendungen eine "Übernachtungspauschale". Diese beträgt 9 EUR (bis 2023: 8 EUR).[3] Der Arbeitnehmer erhält für die notwendigen Mehraufwendungen, die bei einer Fahrzeugübernachtung während einer beruflichen Fahrtätigkeit anfallen, pro Kalendertag einen Pauschbetrag von 9 EUR. Die Pauschale ist an die Verpflegungspauschalen für mehrtägige Auswärtstätigkeiten geknüpft. Sie wird nur für solche Kalendertage gewährt, an denen der Arbeitnehmer Anspruch auf die Verpflegungspauschbeträge für
- An- und Abreisetage von 14 EUR bzw.
- sog. Zwischentage von 28 EUR hat.
Der Pauschbetrag gilt für Übernachtungen im arbeitgebereigenen Kraftfahrzeug bei In- und Auslandsreisen in gleicher Weise.
Hauptnutznießer der Pauschale sind Berufskraftfahrer. Sie erspart dem Arbeitnehmer den "lästigen" Nachweis der Gebühren für die Benutzung von sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten und Autohöfen, der Park- und Abstellgebühren auf diesen Anlagen sowie der Reinigungskosten für die Schlafkabine.
Der Pauschbetrag für Übernachtungen in betrieblichen Fahrzeugen gilt sowohl für den steuerfreien Arbeitgeberersatz als auch für den Abzug als Werbungskosten, wenn keine steuerfreie Erstattung seitens der Firma erfolgt.
Wahl zwischen Kostennachweis und Übernachtungspauschale
Der Nachweis höherer tatsächlicher Kosten für Übernachtungen im Fahrzeug auf Park- und Rastanlagen bleibt möglich.[4] Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. Entscheidet er sich für die Übernachtungspauschale, ist er daran das gesamte Kalenderjahr gebunden. Er muss sich einheitlich für sämtliche Reisetage eines Kalenderjahres für die Pauschale oder den Einzelnachweis festlegen. Dasselbe gilt für den Arbeitnehmer beim Werbungskostenabzug in seiner Steuererklärung, falls der Arbeitgeber hierfür keine steuerfreien Reisekosten gewährt.
Begünstigte Fahrzeuge
Übernachtungen auf Schiffen oder Schienenfahrzeugen sind von der Übernachtungspauschale ausgeschlossen, da es sich nicht um Kraftfahrzeuge handelt. Als Kraftfahrzeuge gelten Landfahrzeuge, die durch Maschinenkraft bewegt werden, ohne an Bahngleise gebunden zu sein.[5]
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