Exzellentes Onboarding: So gehen Sie vor / 1.3.2 Soziale Integration

Um neue Mitarbeiter schnell in vorhandene Strukturen integrieren zu können, müssen sie sich vor allem im neuen Team und im Unternehmen wohlfühlen. Dieses "Ankommen" und "Wohlfühlen" kann ein Pate unterstützen.

Der Pate als Feelgood Manager

Der Pate ist der Starthelfer in der Anfangsphase, der bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht. Die Aufgaben eines Paten sind z. B.:

• Ins Team integrieren: Der Pate spielt als "sozialer Kümmerer" eine sehr wichtige Rolle. Falls es gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit gibt, wie z. B. gemeinsames Joggen in der Mittagspause oder regelmäßige Sportaktivitäten, ist es Aufgabe des Paten den Onboardee ebenfalls dazu einzuladen und ihn zum Mittagessen an den Tisch zu bitten – er kennt schließlich noch niemanden in der neuen Firma.
• Übergreifende Kontakte & Vernetzung herstellen: Mittagessen und Kaffeepausen lassen sich auch dazu nutzen, das neue Teammitglied weiteren Kollegen aus anderen Bereichen vorzustellen. Dies verhilft ihm schon zu ersten abteilungsübergreifenden Kontakten und gibt ihm die Möglichkeit, sich intern zu vernetzen.
• Betriebliche Abläufe erläutern: Der Pate erläutert dem Neuzugang die internen Abläufe und Prozesse und vermittelt die wichtigsten Regeln. Bei allen Fragen steht er mit Rat und Tat als Ansprechpartner zur Seite.
• Oft unterstützt er auch bei der fachlichen Einarbeitung in die wichtigsten Aufgaben. Allerdings wird die Einarbeitung in der Praxis meist auf mehrere Personen verteilt, je nach Aufgabengebiet und fachlichem Können.

Integration ins neue Team

Praxis-Tipp

Die Patenschaft unterstützt die soziale Integration. Wichtig ist allerdings, dass der Vorgesetzte dem Paten genügend Zeit für diese Aufgabe einräumt.

Probleme bei der Integration

Viele Integrationsschwierigkeiten lassen sich bereits durch die o. g. präventiven Maßnahmen vermeiden. Sollten diese jedoch nicht greifen, müssen Fachvorgesetzte und HR schnell und zielgerichtet reagieren, um entweder die Probezeit doch noch als Erprobungsphase für alle Seiten nutzen zu können oder rechtzeitig die Notbremse zu ziehen – sprich: den Neueinsteiger nicht zu übernehmen und vorzeitig zu kündigen.

Es ist daher wichtig, dass die Führungskraft realisiert, dass die Einarbeitung nicht nach Plan verläuft, z. B. durch

• Beobachtung,
• regelmäßige Mitarbeitergespräche,
• nachhalten des Einarbeitungsplans und
• Einholen von Feedback bei Kollegen.

Es ist es die Aufgabe der Führungskraft, durch Gespräche und Beobachtung herauszufinden, welche Gründe vorliegen. Auch ungeklärte, langwierige Konflikte wirken sich negativ auf die Performance des gesamten Teams aus und können die soziale Integration eines neuen Kollegen negativ beeinflussen.

Wichtig ist daher, dass Vorgesetzte eine offene Kommunikationskultur pflegen:

• Konflikte im Team offen ansprechen, ggf. Einzelgespräche anbieten,
• Nachfragen zulassen,
• immer ein offenes Ohr für alle Beteiligten haben.

Je mehr Zeit bleibt, um die Probleme zu lösen, bevor die Probezeit vorbei ist, desto besser. Dabei sollte eine Regel immer beherzigt werden: Bei berechtigten Zweifeln, ob der Neue der Richtige ist – immer kündigen! Die Übernahme aus der Probezeit ist eine Investition von enormer Tragweite und sollte nur erfolgen, wenn sich der Mitarbeiter auch wirklich bewährt hat und ins Team passt.

Wichtig

Sollte es tatsächlich gravierende Schwierigkeiten bei der fachlichen und/oder sozialen Integration des neuen Mitarbeiters geben, sollten Vorgesetzte die Schwierigkeiten offen und transparent benennen. Dies ist ein Gebot der Fairness, aber auch das einzig erfolgsversprechende Mittel, die Fehlentwicklung noch ins Positive drehen zu können. Der Onboardee MUSS wissen, an welchen Punkten die Einarbeitung aus Sicht des Unternehmens stockt. Die Führungskraft hat die Aufgabe, dem neuen Mitarbeiter unnötige Ängste zu nehmen, die ihn bei der gemeinsamen Lösungssuche blockieren könnten.