Exzellentes Onboarding: So gehen Sie vor / 1.1 Preboarding: Maßnahmen vor Arbeitsantritt

36 % der Teilnehmer der Haufe Onboarding-Umfrage 2023 kämpfen mit Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag^[1]. Das zeigt, dass ein attraktives Gehalt allein nicht genügt, um den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Die Ursachen können vielfältig sein, aber oft genug hapert es im zwischenmenschlichen Bereich. Hört der Neuzugang in dieser Phase kein Lebenszeichen vom künftigen Arbeitgeber, fühlt er sich in dieser Phase oft "vergessen" und zweifelt unter Umständen, ob er die neue Stelle wirklich antreten soll. Bekommt er nun parallel noch ein anderes Angebot, ist es kaum verwunderlich, wenn er den Vertrag noch vor dem Arbeitsantritt wieder kündigt.

Wie die Umfrage weiterhin zeigt, nutzen 16 % der Teilnehmer das Potenzial eines frühen Onboardings (noch) nicht.

Frühes Onboarding bleibt zu oft ungenutzt. Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023

Abhilfe schaffen hier die nachfolgend vorgestellten Preboarding-Maßnahmen sowie frühzeitige Kontakte zum Onboardee.

Team einbeziehen

Damit die Teamintegration später reibungslos klappt, ist es hilfreich das Team frühzeitig über vakante Stellen und den Stand des Recruiting-Prozesses zu informieren. Es beschleunigt die Integration, wenn das Team bei der Endauswahl der aussichtsreichsten Bewerber einbezogen wird. Dürfen die Kollegen bei dem potenziellen Kandidaten mitentscheiden, sind sie später eher bereit, ihn in seiner Einarbeitungsphase aktiv zu unterstützen und zu integrieren. Auch wenn Vorgesetzte den Einarbeitungsplan erstellen und sich erste Arbeitsaufgaben überlegen, ist es ratsam das Team einzubinden.

Kontakthalten zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag

Die hohe Anfangsfluktuation vor dem ersten Arbeitstag zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter schon in der "Warte-Phase" bei Laune halten.

Preboarding beginnt gleich nach der Unterschrift

Auch wenn der Onboardee bei seinem Vorstellungsgespräch schon einen ersten Einblick ins Unternehmen bekommen hat, fühlt er sich bis zum ersten Arbeitstag oft unsicher. Frühzeitige Interaktionen geben ihm das Gefühl, dass er sich richtig entschieden hat und sich der Vorgesetzte und das Unternehmen auf seine Mitarbeit und Unterstützung freuen. Deshalb helfen regelmäßige Kontakte schon vor dem ersten Arbeitstag dabei, ein positives Verhältnis aufzubauen.

Dafür bieten sich z. B. die folgenden Maßnahmen und Interaktionen an:

• Willkommensschreiben: Ein freundliches Willkommensschreiben stimmt ihn positiv auf das Unternehmen ein. Legen Sie gleich einen Ablaufplan für den ersten Arbeitstag bei, damit er weiß, was ihn erwartet.
• Frühzeitige Einblicke in die Unternehmenskultur (z. B. Unternehmensleitlinien, Führungsgrundsätze, Arbeitsstil, betriebliche Umgangsformen oder Teamkultur): Vor dem Start hat der Mitarbeiter meist Zeit und ist sehr interessiert, den neuen Arbeitgeber besser kennenzulernen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter schon vorab die Möglichkeit, sich über aktuelle Vorgänge im Unternehmen zu informieren, z. B. über einen Mitarbeiter-Newsletter, eine Firmenzeitschrift, einen Intranet-Zugang oder aktuelle Pressemitteilungen.
• Einladungen, z. B. zu Schulungsmaßnahmen, Team-Events, Stammtische oder Veranstaltungen, die vor dem eigentlichen Arbeitsantritt liegen. Schön, wenn der neue Kollege gleich dabei ist – laden Sie ihn persönlich dazu ein.
• Wenn Ihr Mitarbeiter vor Arbeitsantritt umziehen muss, bieten Sie Unterstützung an: Infos zu Wohnungssuche, Umzugsunternehmen, Kindergärten, Schulen, Freizeitmöglichkeiten etc. helfen ihm über die ersten Hürden.
• Haben Sie eine E-Learning-Plattform? Sie können dem neuen Mitarbeiter schon vorab einen Zugang einrichten und z. B. Videobeiträge von Mitarbeitern über das Unternehmen einbinden. Sie zeigen dem Neuen, dass es Spaß macht, in der Firma zu arbeiten.
• Soziale Netzwerke: Haben Sie eine XING-Gruppe oder sind Sie bei LinkedIn? Schicken Sie ihm eine Einladung und nehmen Sie ihn in Ihre Gruppe auf!

Onboarding Apps

Mit einer Weblösung oder App verfügt HR über eine zentrale Plattform, um dem neuen Mitarbeiter alle wichtigen Informationen rund um das Unternehmen zu präsentieren. So kann HR alles Wissenswerte für neue Mitarbeiter verständlich, dosiert und idealerweise auf das jeweilige Mitarbeiterprofil abgestimmt zur richtigen Zeit bereitstellen.

Praxis-Tipp

Eine App unterstützt Sie zudem dabei, mit dem Neuzugang in Kontakt zu bleiben! Auch das Team kann schon vorab Kontakt aufnehmen und sich z. B. dem Neuen kurz über Mitarbeiter-Steckbriefe vorstellen.

Ein weiterer Vorteil: Da in der Zeit vor dem ersten Arbeitstag ganz unterschiedliche Informationen und handelnde Personen im Unternehmen gefragt sind, unterstützt eine solche App dabei, nichts zu vergessen. Die internen Workflows, die beim Onboarding-Prozess in den verschiedenen Abteilungen anfallen, werden automatisiert angestoßen und durchgesteuert und lassen sich über ein integriertes Aufgabenmanagement einfach überwachen.

Administrative Vorbereitungen

Es sollte selbstverständlich sein, dass der ...