Essenszuschuss / 2 Lohnsteuerpauschalierung reduziert Lohnnebenkosten

2.1 Pauschalbesteuerung nur bei Ansatz des amtlichen Sachbezugswerts

Gewährt der Arbeitgeber Essenszuschüsse zur Einnahme von arbeitstäglichen Mahlzeiten im Betrieb oder betriebsfremden Einrichtungen, entsteht ein steuerpflichtiger Sachbezug, wenn der Arbeitnehmer für seine Mahlzeit weniger als den anteiligen amtlichen Sachbezugswert bezahlt. Da es sich hierbei um regelmäßig wiederkehrende Bezüge handelt, ist die Lohnsteuer grundsätzlich vom laufenden Arbeitslohn und zusammen mit den anderen laufenden Bezügen einzubehalten.

Alternativ kann der geldwerte Vorteil aus Essenszuschüssen mit 25 % pauschal lohnversteuert werden.[1]

 
Hinweis

Sozialversicherungsbeiträge entfallen

Bei Lohnsteuerpauschalierung sind weder Arbeitnehmer- noch Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung zu entrichten. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber die Pauschalbesteuerung zeitnah durchführt. Spätester Zeitpunkt ist der 28.2. des Folgejahres.[2]

Pauschalbesteuerung unzulässig, wenn vertragliche Grundlagen fehlen

Die Pauschalierung der Lohnsteuer für den durch die verbilligte oder unentgeltliche Abgabe von Mahlzeiten sich ergebenden geldwerten Vorteil setzt einen Sachbezugswert im Sinne der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) voraus. Ist die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert nicht zulässig, weil mangels vertraglicher Abmachungen von einer Geldleistung des Arbeitgebers auszugehen ist, muss die Lohnsteuer individuell für den einzelnen Arbeitnehmer ermittelt werden.

2.2 Bewertung mit durchschnittlicher Zuzahlung

Werden unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen abgegeben, ist eine individuelle Ermittlung des geldwerten Vorteils für den einzelnen Arbeitnehmer sehr arbeitsaufwendig. Entscheidet sich der Arbeitgeber für die pauschale Lohnsteuer, kann ein vereinfachtes Berechnungsverfahren angewendet werden. Der geldwerte Vorteil kann dann auf Grundlage eines Durchschnittswerts aller Mahlzeiten ermittelt werden, die z. B. in einer Kantine an die Arbeitnehmer abgegeben werden. Voraussetzung ist, dass unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen abgegeben werden.[1]

 
Berechnung des Durchschnittswerts
1. Zuzahlung der Mitarbeiter (= Gesamterlös aus den ausgegebenen Mahlzeiten einschließlich Getränken)
2. Anzahl der ausgegebenen Mahlzeiten
3. Durchschnittliche Zuzahlung (= Gesamterlös/Anzahl der Mahlzeiten)
4.
  • Durchschnittliche Zuzahlung < Sachbezugswert:

    Geldwerter Vorteil = (Sachbezugswert ./. Durchschnittsbetrag) × Anzahl der Mahlzeiten

  • Durchschnittliche Zuzahlung > Sachbezugswert:

    Geldwerter Vorteil = 0 EUR

5. Pauschalierte Lohnsteuer = Geldwerter Vorteil × 25 % (zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer)
 
Praxis-Beispiel

Durchschnittsberechnung bei Kantinenmahlzeiten

Eine Firma in Baden-Württemberg beschäftigt 100 Arbeitnehmer, für die in der Betriebskantine arbeitstäglich jeweils eine Mahlzeit ausgegeben wird. Der Arbeitgeber behält von jedem Mitarbeiter monatlich 20 EUR ein als Zuzahlung zum Mittagessen in der betriebseigenen Kantine. Die Arbeitnehmer können unterschiedliche Komponenten wählen, sodass die im Einzelnen bezahlten Entgelte verschieden sind. Im September wurden 3.750 EUR vereinnahmt.

 
1. Gesamterlös der ausgegebenen Mahlzeiten 3.750,00 EUR
2. Anzahl der ausgegebenen Mahlzeiten 1.500 Stück
3. Durchschnittsbetrag = Gesamterlös/Anzahl der Mahlzeiten 2,50 EUR
4. Durchschnittsbetrag < Sachbezugswert:  
  Geldwerter Vorteil (3,47 EUR – 2,50 EUR) × 1.500 Stück 1.455,00 EUR
5. Pauschalierte Lohnsteuer = 1.455 EUR × 25 % 363,75 EUR
  (zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und 5,5 % pauschale Kirchensteuer)  

Die pauschale Lohnsteuer für den Sachbezug Kantinenmahlzeit für den Monat September beträgt 363,75 EUR zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Es sind weder Arbeitnehmer- noch Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung zu entrichten.

Durchschnittsbewertung muss monatlich erfolgen

Die Durchschnittsberechnung ist für jeden Lohnzahlungszeitraum gesondert vorzunehmen. Eine jahresbezogene Ermittlung des geldwerten Vorteils ist nicht zulässig. Im Einzelfall ist die Ermittlung des Durchschnittswerts auf der Grundlage eines repräsentativen Zeitraums möglich, wenn die monatliche Berechnung infolge der Menge der zu erfassenden Daten besonders aufwendig wäre.

 
Hinweis

Mahlzeiten in fremdbewirtschafteten Kantinen

Die zuvor beschriebenen Grundsätze und Ermittlungsvorschriften gelten auch, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung an eine nicht selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung Barzuschüsse oder andere Leistungen zur Verbilligung der Mahlzeiten erbringt und der Arbeitnehmer dort arbeitstägliche Mahlzeiten einnimmt.[2]

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