Digitalisierung in der Unternehmenspraxis / 1.1 Datenüberlassung bei Betriebsprüfungen

Der Betriebsprüfer hat 3 Möglichkeiten, auf die gespeicherten Daten zuzugreifen. Welche er nutzt, liegt in seinem Ermessen. Er kann auch mehrere Formen zugleich in Anspruch nehmen.

• Überlassung von Datenträgern: Bei der Datenträgerüberlassung muss der Steuerpflichtige der Finanzbehörde die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD/DVD) zur Verfügung stellen. Alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen wie Dateistruktur, Datenfelder, interne und externe Verknüpfungen müssen ebenfalls in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.
• Der mittelbare Zugriff auf steuerrelevante Daten: Beim mittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer nicht selbst auf das EDV-System des Steuerpflichtigen zu. Die steuerlich relevanten Daten müssen dabei nach den Vorgaben der Finanzbehörde durch den Steuerpflichtigen oder den von ihm beauftragten Steuerberater (bzw. die DATEV) ausgewertet werden. Zur maschinellen Auswertung darf der Außenprüfer die im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten anfordern. Auswertungen, die das EDV-System nicht vorsieht, müssen nicht erstellt werden. Die Kosten dafür trägt das Unternehmen.
• Der unmittelbare Zugriff auf steuerrelevante Daten: Beim unmittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer direkt auf das Datenverarbeitungssystem, mit dem die steuerrelevanten Daten erfasst worden sind, zu. Im Nur-Lesezugriff prüft der Steuerprüfer die Buchführungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (z. B. zwischen Tabellen). Dabei muss der Prüfer durch eine mit dem EDV-System vertraute Person unterstützt werden. Der Nur-Lesezugriff umfasst hierbei das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten unter Nutzung der im betrieblichen EDV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Eigene Auswertungsroutinen darf die Außenprüfung nicht einsetzen.

Praxis-Tipp

PC für Prüfer bereitstellen

Beim unmittelbaren Datenzugriff sollte der Berater dem Betriebsprüfer einen netzunabhängigen PC mit den verwendeten Programmen, den kopierten Datenbeständen und den zu prüfenden Jahren vorbereiten. Über eine Nutzungskontrolle kann der Berater Zugriffsrechte für die eingesetzten Programme einrichten.