Digitalisierung in der Unternehmenspraxis / 1 Digitalisierung in der Betriebsprüfung

Seit dem 1.1.2002 kann die Finanzverwaltung direkt auf die elektronischen Daten der Unternehmen zugreifen (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen = GDPdU). Der Betriebsprüfer hat das Recht, die Herausgabe der steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen. Während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die steuerrelevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Die Daten müssen direkt lesbar und maschinell auswertbar sein.

Die Daten müssen aber nicht im ursprünglich benutzten System vorrätig gehalten werden. Sie dürfen in ein Archivierungssystem ausgelagert werden. Die Aufbewahrung der Daten in gedruckter Form ist nicht mehr erforderlich.

Der Prüfer darf nur auf Daten zugreifen, die für die Besteuerung relevant sind. Das sind Daten aus den Bereichen Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung und Lohnbuchführung. Andere Daten sind dann steuerrelevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Wenn sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, müssen sie vom Steuerpflichtigen für den Datenzugriff des Steuerprüfers vorgehalten werden. Das können z. B. Daten der Waren- und Materialwirtschaft sein, soweit sie für die Bewertung des Vorratsbestands von Bedeutung sind. Auch Bereiche der Kostenrechnung, sofern sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern und Rückstellungen erforderlich sind, sowie Daten aus Dokumenten-Management-Systemen oder anderen Archivierungssystemen sind für den Datenzugriff relevant. Dabei hat der Steuerberater im Rahmen seines Mandatsauftrages die Pflicht, festzulegen, welche Daten "steuerrelevant" sind und für die Prüfung bereitgestellt werden müssen.

1.1 Datenüberlassung bei Betriebsprüfungen

Der Betriebsprüfer hat 3 Möglichkeiten, auf die gespeicherten Daten zuzugreifen. Welche er nutzt, liegt in seinem Ermessen. Er kann auch mehrere Formen zugleich in Anspruch nehmen.

• Überlassung von Datenträgern: Bei der Datenträgerüberlassung muss der Steuerpflichtige der Finanzbehörde die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD/DVD) zur Verfügung stellen. Alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen wie Dateistruktur, Datenfelder, interne und externe Verknüpfungen müssen ebenfalls in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.
• Der mittelbare Zugriff auf steuerrelevante Daten: Beim mittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer nicht selbst auf das EDV-System des Steuerpflichtigen zu. Die steuerlich relevanten Daten müssen dabei nach den Vorgaben der Finanzbehörde durch den Steuerpflichtigen oder den von ihm beauftragten Steuerberater (bzw. die DATEV) ausgewertet werden. Zur maschinellen Auswertung darf der Außenprüfer die im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten anfordern. Auswertungen, die das EDV-System nicht vorsieht, müssen nicht erstellt werden. Die Kosten dafür trägt das Unternehmen.
• Der unmittelbare Zugriff auf steuerrelevante Daten: Beim unmittelbaren Datenzugriff greift der Prüfer direkt auf das Datenverarbeitungssystem, mit dem die steuerrelevanten Daten erfasst worden sind, zu. Im Nur-Lesezugriff prüft der Steuerprüfer die Buchführungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (z. B. zwischen Tabellen). Dabei muss der Prüfer durch eine mit dem EDV-System vertraute Person unterstützt werden. Der Nur-Lesezugriff umfasst hierbei das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten unter Nutzung der im betrieblichen EDV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Eigene Auswertungsroutinen darf die Außenprüfung nicht einsetzen.

Praxis-Tipp

PC für Prüfer bereitstellen

Beim unmittelbaren Datenzugriff sollte der Berater dem Betriebsprüfer einen netzunabhängigen PC mit den verwendeten Programmen, den kopierten Datenbeständen und den zu prüfenden Jahren vorbereiten. Über eine Nutzungskontrolle kann der Berater Zugriffsrechte für die eingesetzten Programme einrichten.

1.2 Verwendete Prüfmethoden und -verfahren

Die Betriebsprüfung setzt zahlreiche mathematisch-statistische Methoden zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung und in den Aufzeichnungen ein, z. B. ganz konkret bei der Prüfung von Kassen- oder Fahrtenbüchern. Dazu wird die Software IDEA mit verschiedenen "Plausibilitäts-Tests" eingesetzt.

• Chi-Quadrat-Test: Dieses Rechenmodell geht davon aus, dass jeder Mensch Präferenzen für bestimmte Zahlen hat. "Manipuliert" er mit den Zahlen (z. B. bei der Erstellung von Kassenbüchern), kann man die typischerweise verwendete Zahlenpräferenz nachweisen. Frei erfundene Zahlen weisen bestimmte Gesetzmäßigkeiten auf.
• Benford-Verteilung: Diese Methode basiert auf der Erfahrung über die Verteilung von Ziffern in Zahlenreihen. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Zahl an erster Stelle mit der Ziffer 1 beginnt, ist signifikant höher als bei anderen Zahlen. Je höher die Ziffer, umso mehr sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass diese als führende Ziffer einer Zahl vorkommt. D...