Digitale Personalakte, Einführung und Aufbau

Kurzbeschreibung

Bei der Einführung und dem Aufbau einer digitalen Personalakte müssen diverse technische und rechtliche Voraussetzungen abgeklopft werden. Diese Checkliste berücksichtigt alle wichtigen Aspekte und erleichtert die Konzeptionsphase.

Digitale Personalakte, Einführung und Aufbau

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1. Zusammensetzung eines Projektteams

Damit alle wichtigen Aspekte (technische und rechtliche Voraussetzungen und das praktische Handling) beachtet werden, sollte das Projektteam idealerweise aus Vertretern aller betroffenen Bereiche und Abteilungen zusammengesetzt sein:

• Personalmitarbeiter
• Mitarbeiter aus den technischen Bereichen
• Betriebsrat
• Datenschutz
• Doppelspitze der Projektleitung (Personal & Technik)

2. Ist-Aufnahme der Prozesse/Soll-Konzeption

Wie funktioniert die Archivierung der Personalakte heute?

Wie soll diese in Zukunft aussehen?

Formulierung der grundlegenden Anforderungen an eine Softwarelösung.

3. Erstellung eines Feinkonzepts

Festlegung des Projektablaufs und des zeitlichen Rahmens.

Einbeziehung/Information des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten, falls diese nicht im Projektteam mitarbeiten.

4. Sichtung und Bereinigung der vorhandenen Papierakten

Welche Dokumente sind vorhanden?

Nach welcher Systematik sind diese abgelegt?

Auf welche Dokumente kann in Zukunft verzichtet werden?

Die Sichtung und gleichzeitige Bereinigung der papiernen Personalakten stellt die Basis für die Kategorisierung der digitalen Personalakte dar.

5. Festlegung der Dokumententypen und Kategorien

Eine sehr detaillierte Rubrizierung ist vorteilhaft, da sich im praktischen Handling vielleicht noch einige Feinanpassungen ergeben können. Hierbei gilt: Ein späteres Zusammenlegen von Rubriken ist einfacher durchzuführen als eine weitere Unterteilung, für die meist ein manueller Eingriff nötig ist.

6. Welche Dokumente werden nach dem Scannen vernichtet, welche abgelegt?

Welche Dokumente ein Unternehmen zusätzlich in Papierform aufbewahren muss, wird vom Gesetzgeber nicht vorgegeben.

Für die Beweisführung bei Arbeitsgerichtsprozessen sollten aber Arbeitsverträge körperlich archiviert werden.

7. Vorbereitung COLD, Schnittstelle zu Lohn & Gehalt

Eine Schnittstelle zum Lohn- und Gehaltssystem ermöglicht unter anderem die Übernahme der papierlosen Entgeltbelege direkt in die digitale Personalakte (Softscan).

8. Sicherheitskonzept (Verschlüsselung, Revisionssicherheit)

Hier stehen außer der technischen Umsetzung folgende Fragen im Vordergrund:

Welche Mitarbeiter sollen welche Zugriffsrechte erhalten?

Wie wird die temporäre Akteneinsicht für Mitarbeiter und Führungskräfte gehandhabt?

Wie werden Daten zur zulässigen Aufbewahrungsdauer erfasst und automatisch vorgelegt?

Wie wird das Löschen von personenbezogenen Daten gewährleistet?

Wie wird mit Datenpannen umgegangen?

Wie werden betroffene Mitarbeiter zum Datenschutz geschult?

9. Definition des Intranet-Auftritts bzw. dezentrale Zugriffe aus den Fachabteilungen

Hier geht es um das "Wie" des dezentralen Zugriffs:

Soll dieser beispielsweise über ein Mitarbeiterportal erfolgen?

Oder wird die Akte für die Mitarbeitereinsicht über das Intranet versandt?

10. Beschaffung der Hard- und Software

Erst wenn alle Anforderungen an die digitale Personalakte feststehen, sollte die Kaufentscheidung getätigt werden.

Außer der Software wird wahrscheinlich auch die Anschaffung eines leistungsfähigen Scanners nötig sein.

Hinweis:

Ein Unternehmen muss nicht zwangsläufig alle hier aufgelisteten Schritte durchführen. Dennoch sollten alle Aspekte in die Überlegungen einfließen.