Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf geringe Mängel aufweisen[1], muss aber zeitnah erstellt werden. Erfolgen die Aufzeichnungen nachträglich in einem Fahrtenbuch, ist ein "zeitnahes" Erstellen nicht mehr gegeben.[2] Im Urteilsfall wurde für ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch eine Ausgabe verwendet, die laut Fahrtenbuchhersteller erst 2 Jahre später im Handel verfügbar war. Ebenso geht die Argumentation regelmäßig ins Leere, dass ein vorher geführtes Fahrtenbuch wegen Unleserlichkeit auf ein neues Fahrtenbuch übertragen wurde, sofern das ursprüngliche Fahrtenbuch nicht mehr existiert bzw. nicht vorgelegt wird.
Excel-Fahrtenbuch wird nicht anerkannt
Ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms erstelltes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß. Grund für die steuerliche Aberkennung des Fahrtenbuchs ist, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt wird.[3]
Nachbesserungen im Fahrtenbuch sind unzulässig
Die Ergänzung des Fahrtenbuchs um eine weitere, nachträglich erstellte Auflistung ist nicht zulässig, auch wenn die erläuternden Aufzeichnungen aus dem vom Dienstwageninhaber geführten Terminkalender übertragen wurden. Eine Kombination aus handschriftlichem Fahrtenbuch und einer Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen schließt die Anwendung der 1-%-Regelung nicht aus.[4]
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