Dienstrad, Nutzungsüberlass... / 2. Wichtige Hinweise

Aufgrund der Komplexität der Regelungen mit steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen, sollte der Arbeitgeber unbedingt mit dem Steuerberater Rücksprache halten.

Der Arbeitnehmer muss sich mit den steuerlichen Folgen im Rahmen der Einkommensteuer-Veranlagung vertraut machen.

Die AGB-Kontrolle im Arbeitsrecht erfasst auch bei der Überlassung eines Dienstrads alle arbeitsrechtlichen Regelungsbereiche.[1]

[1] Siehe Allgemeine Geschäftsbedingungen, Besonderheiten des Arbeitsrechts (HI1485795).

2.1 Begriffe

2.1.1 Fahrrad und Pedelec

Ein "normales" Fahrrad kommt ohne Trethilfe aus.[1] Ein sog. Pedelec (Pedal Electric Cycle) ist ein Fahrrad mit Trethilfe, das mit einem elektromotorischen Hilfsantrieb mit einer maximalen Nenndauerleistung von 0,25 kW (250 Watt) ausgestattet ist. Die Unterstützung des Hilfsantriebs verringert sich mit zunehmender Fahrzeuggeschwindigkeit und wird beim Erreichen einer Geschwindigkeit von 25 km/h oder früher, wenn der Fahrer im Treten einhält, unterbrochen.[2] Ein Fahrrad liegt auch dann noch vor, wenn es zusätzlich über eine elektromotorische Anfahr- oder Schiebehilfe verfügt, die eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h, auch ohne gleichzeitiges Treten des Fahrers, ermöglicht.[3]

[1] § 63a Abs. 1 StVZO.
[2] § 63a Abs. 2 Satz 1 StVZO; § 1 Abs. 3 Satz 1 StVG.
[3] § 63a Abs. 2 Satz 2 StVZO; § 1 Abs. 3 Satz 2 StVG.

2.1.2 Elektro-Bike und S-Pedelec

Ein E-Bike ist verkehrsrechtlich als Kfz einzuordnen. E-Bikes fahren auf Knopfdruck auch ohne Pedalunterstützung. Sobald diese Bikes eine Geschwindigkeit von mehr als 6 km/h ohne Treten erreichen, gelten sie nicht mehr als Fahrräder. Auch Elektrokleinstfahrzeuge (Elektro-Tretroller, E-Scooter) sind Kraftfahrzeuge i.S.d. § 1 Abs. 3 StVG, da sie über einen elektrischen Antriebsmotor verfügen. Für S-Pedelecs (45 km/h) braucht man eine Zulassung in Form von einem Versicherungskennzeichen, eine Haftpflichtversicherung und eine Fahrerlaubnis der Klasse AM (Roller). Es besteht Helmpflicht.

2.2 Einkommens-/Lohnsteuer

2.2.1 Nutzungsüberlassung Fahrrad/Pedelec im Wege der Gehaltsumwandlung

Es gibt viele Unternehmen, die Diensträder verleasen. Die Leasing-Verträge laufen meist 3 Jahre und beinhalten in der Regel einen Versicherungsschutz bei Unfall und Diebstahl – mit oder ohne Selbstbeteiligung. Die monatliche Leasing-Rate bezahlt der Arbeitgeber und setzt die Kosten als Betriebsausgaben ab. Zusätzlich schließt er mit dem Arbeitnehmer für die entsprechende Leasing-Dauer einen Nutzungsüberlassungsvertrag als Ergänzung zum Arbeitsvertrag ab, der auch eine private Nutzung des Dienstrads erlaubt.

Zur Finanzierung des Dienstrads wird zwischen den Arbeitsvertragsparteien eine (teilweise) Gehaltsumwandlung vereinbart. Diese muss im Vorhinein getroffen werden.[1] Damit verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Barlohns, darf aber auch privat mit dem Dienstrad fahren.

Die Versteuerung der Dienstradnutzung nach der Gehaltsumwandlung (0,25 % des Wertes des Dienstrads) ist regelmäßig niedriger als der vereinbarte "Gehaltsverzicht". Im Ergebnis sinkt durch die Gehaltsumwandlung die Berechnungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung, sodass der Arbeitnehmer weniger Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt. Nachteilig ist, dass der Arbeitnehmer auch etwas weniger in die gesetzliche Rentenversicherung einbezahlt. Die Gehaltsumwandlung bei einem Leasing-Vertrag mindert auch geringfügig die Bemessungsgrundlage für Kranken-, Arbeitslosen- und Elterngeld des Mitarbeiters.

Arbeitgeber sollte nicht alle Kosten vom Mitarbeiter ersetzt verlangen

Wenn der Arbeitgeber im Ergebnis alle eigenen Aufwendungen (volle Leasingrate und Versicherungen etc.) für das Dienstrad auf den Arbeitnehmer "abwälzt", wird der Mitarbeiter wirtschaftlich gesehen als eigentlicher Leasingnehmer beurteilt. Damit sind dann die steuerlichen Vorteile nicht mehr gegeben. Der Arbeitgeber muss also für einen steuerlich wirksamen Vertrag einen Teil der Kosten (z.B. Haftpflichtversicherung für das Dienstrad) wirtschaftlich selbst tragen.

Praxis-Beispiel

Nettolohn bei Bruttoarbeitslohn von 3.000 EUR im Januar 2021

Mitarbeiter, ledig und ohne Kinder (Steuerklasse I), katholisch, in Baden-Württemberg bezieht 3.000 EUR Bruttomonatsgehalt. Der Beitrag zur AOK Baden-Württemberg beträgt 14,6 %, der Zusatzbeitrag 1,1 %. Nach Abzug der Steuern (Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) von 452,52 EUR, dem Gesamtabzug zur Sozialversicherung von 603,75 EUR, werden 1.970,73 EUR an Nettogehalt ausgezahlt.

Vereinbarung der Gehaltsumwandlung

Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Mitarbeiter schriftlich (als Anlage zum Arbeitsvertrag) eine Gehaltsumwandlung ab Februar 2021 in Höhe der künftigen Leasingrate von 119 EUR brutto für ein Pedelec (= kein E-Bike als Kfz), was der Mitarbeiter dann umfassend für betriebliche und private Zwecke nutzen kann. Es wird festgelegt, dass der Arbeitgeber alle übrigen Kosten für das Pedelec wie Versicherungen etc., übernimmt. Das Pedelec der Marke X (Sachbezug; geldwerter Vorteil), das der Arbeitgeber ab Februar 2021 leasen wird, hat laut Hersteller einen Wert von 2.800 EUR zzgl. 19 % Mehrwertsteuer (= br...

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