Es dürfen nur diejenigen Stammdaten erhoben werden, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Hierzu zählen z. B. Name, Geburtsdatum oder Adresse des Mitarbeiters.
Das Anfertigen einer Kopie von Ausweisdokumenten (Reisepass, Personalausweis) ist nur unter strengen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen möglich, die im Arbeitsverhältnis in der Regel nicht gegeben sind. Besteht keine Erforderlichkeit zur Anfertigung und Vorhaltung einer Ausweiskopie, sollte diese daher unterbleiben.
Ebenso verhält es sich mit Kopien des Führerscheins. Nach den Vorschriften des Straßenverkehrsgesetzes ist das Unternehmen verpflichtet, diejenigen Beschäftigen, die ein Firmenfahrzeug erhalten, auf das Vorhandensein eines Führerscheins zu prüfen. Nicht erforderlich ist dabei das Anfertigen einer Kopie des Führerscheins, da eine Sichtprobe samt Protokollierung derselben ausreicht. Das Anfertigen einer Kopie ist daher, aufgrund fehlender Erforderlichkeit, unzulässig.[1]
Überprüfung des Führerscheins
Eine datenschutzkonforme "Führerscheinüberprüfung" ist dann gegeben, wenn sich der Fuhrparkleiter oder der Vorgesetzte den Führerschein vorzeigen lässt und dies entsprechend protokolliert: "Führerschein des Beschäftigten [Name einfügen] wurde durch mich am [Datum einfügen] eingesehen. [Unterschrift Prüfer]".
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