Datenschutz im kollektiven ... / 2.4 Dokumentations- und Rechenschaftspflichten

Ein weiterer Regelungsbereich der neuen Vorgaben der DSGVO, bei dem eine Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat sinnvoll ist, betrifft die Dokumentations- und Rechenschaftspflichten.

Wie bereits dargestellt, unterliegen Verantwortliche umfassenden Dokumentationspflichten, etwa nach Art. 30 DSGVO. Dabei haben Unternehmen zudem noch ein ganz erhebliches Eigeninteresse daran, ihre Datenverarbeitungen sowie ihre Strukturen und Prozesse beim Datenschutz umfassend zu dokumentieren. Denn aus Art. 5 Abs. 2 i. V. m. Art. 24 Abs. 1 DSGVO ergibt sich, dass der Verantwortliche die Beweislast dafür trägt, dass er personenbezogene Daten ordnungsgemäß verarbeitet hat. Vor Arbeitsgerichten – etwa im Kündigungsschutzprozess bei streitigen verhaltensbedingten Kündigungsgründen – oder im Rahmen von Bußgeldverfahren wird es ausgesprochen schwierig werden, dieser Beweislast nachzukommen. Im Ergebnis müssen Unternehmen umfassend dokumentieren, welche Maßnahmen sie zur Umsetzung der DSGVO unternommen haben. Zudem müssen sie in der Lage sein darzulegen, welche personenbezogenen Daten einzelner Beschäftigter oder sonstiger betroffener Personen sie für welche Zwecke und auf welche Art und Weise verarbeitet haben. Dies stellt Unternehmen in der Praxis vor ausgesprochen hohe Anforderungen. Derzeit verfügen Arbeitgeber kaum über IT-Strukturen, die eine umfassende Umsetzung der Rechenschaftspflicht erlauben würden.

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