2.1 Muss man in dem Anzeigentext einer Stellenanzeige auf die Datenerhebung im Unternehmen hinweisen?
Im Rahmen der Stellenanzeige nur, das und wie die Daten aus der Antwort auf die Stellenanzeige verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO
Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen
2.2 Wie können Bewerber auf Datenschutzrichtlinien aufmerksam gemacht werden, wenn sie sich nicht über ein Bewerbungsportal, sondern nur per E-Mail bewerben?
Zweckmäßigerweise indem man ihm eine Antwort-E-Mail schickt, sich für die Bewerbung bedankt und der E-Mail einen Link beifügt, mit dem er sich über die entsprechenden Datenschutzrichtlinien informieren kann.
Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO
Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen
2.3 Muss man dem Bewerber vor der Bearbeitung seiner Bewerbung (Erfassung, Weiterleitung an Entscheidungsgremium etc.) einen Datenschutzhinweis senden und eine Einwilligungserklärung abfordern?
Ja. Das ergibt sich aus Art. 13 der DSGVO
Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO
Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen
2.4 Genügt es bei Initiativbewerbungen oder auch bei Bewerbungen, die uns auf eine Anzeige schriftlich zugehen, dem Bewerber nach Eingang der Bewerbung eine Mitteilung über die Speicherung der Daten zuzusenden?
Bei Initiativbewerbungen genügt das auf jeden Fall. Bei Anzeigen sollte es bereits im Anzeigentext einen Hinweis darauf geben, wo sich der Mitarbeiter über die Verarbeitung der erhobenen Daten informieren kann.
Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO
Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen
2.5 Wie konkret muss für Bewerber dargelegt werden, mit welchen Institutionen man zusammenarbeitet bzw. welche Institutionen die Bewerbungsunterlagen einsehen können? Reicht hier die Angabe "Unternehmen der Unternehmensgruppe bzw. deren verbundenen Unternehmen"?
Eine so allgemein gehaltene Information dürfte den Anforderungen des Art. 13 DSGVO nicht genügen. Die Unternehmen sollten daher konkret bezeichnet werden. Im Übrigen ist es wiederum eine Frage der Erforderlichkeit, ob derartige andere fremde Unternehmen, wenn sie auch zur selben Unternehmensgruppe gehören, in Bewerbungsunterlagen Einblick nehmen dürfen und müssen. Im Zweifelsfall hilft es hier, sich von vornherein die Einwilligung des Mitarbeiters geben zu lassen.
Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO
Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen
2.6 Wir suchen des Öfteren Projektmitarbeiter, die sowohl für uns als auch für weitere Institutionen arbeiten. Daher benötigen die anderen Institutionen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen. Ist dies erlaubt, indem man Zugriff auf das Laufwerk mit den jeweiligen Bewerbungsunterlagen erteilt? Selbstverständlich nur Leserechte, jedoch kann man nie vermeiden, dass andere Personen sich die Daten auf den PC ziehen können. Muss man hierfür auch haften?
Gegenüber dieser Vorgehensweise bestehen erhebliche Bedenken. Anderen Institutionen den uneingeschränkten Zugriff auf Bewerbungsunterlagen eigener Mitarbeiter zu gewähren, bedarf schon ganz erheblicher Gründe, damit dies zulässig ist. Denkbar ist es, dass anderen Unternehmen bestimmte Informationen über Qualifikationen von Mitarbeitern gegeben werden, wenn diese für die Durchführung der Tätigkeit bei einem anderen Unternehmen erforderlich sind. Es ist aber immer eine Frage des Einzelfalls. Wenn es keine andere Möglichkeit gibt, um die Durchführung des Arbeitsverhältnisses zu gewährleisten, kann so etwas im Ausnahmefall zulässig sein.
Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO
Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen
2.7 Bei Aufnahme einer Bewerbung in einen Bewerberpool (da sehr gute Bewerbung, aber derzeit keine Vakanz frei) brauchen wir eine schriftliche Einwilligung des Bewerbers. Würde eine formlose E-Mail des Bewerbers an uns ausreichen? Oder sollten wir hier besser ein Formblatt von uns verwenden? Oder muss beides vorliegen?
§ 26 Abs. 2 BDSG sagt, die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen.
Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 2 BDSG
Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen
2.8 Muss ich die Bewerber in einer Absage darüber informieren, dass seine Bewerbungsunterlagen gelöscht/vernichtet werden?
Nein. Der Arbeitgeber muss nur über das Recht auf Löschung informieren, er muss darüber hinaus die Daten löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Der Arbeitgeber muss aber nicht darüber informieren, dass sie gelöscht werden, weil das seine gesetzliche Pflicht ist.
Rechtsgrundlage: § 26 BDSG
Weitere Informationen: Speichern und Löschen von Bewerberdaten
2.9 Dürfen die Daten, die in der Bewerbermaske z. B. zum Werdegang erhoben werden, später zu den Stammdaten eines eingestellten Mitarbeiters genommen und dort archiviert werden?
Die Speicherung des beruflichen Werdegangs kann ausnahmsweise als zulässig anzusehen sein, sofern ein Bezug zum aktuellen Arbeitsverhältnis besteht, z. B. wenn sich die Verwendbarkeit und Einsetzbarkeit des Mitarbeiters für andere Bereiche daraus ableiten lässt.
Rechtsgrundlage: § 26 BDSG
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