Ermittlung der als Bemessungsgrundlage
Die Ermittlung der Bemessungsgrundlage wird typisierend nach dem Umfang der insgesamt für die Betriebsveranstaltung angefallenen Aufwendungen und dem sich ergebenden Pro-Kopf-Anteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer bestimmt. In die Berechnung sind nur die Arbeitgeberleistungen einzubeziehen, nicht dagegen die von dem Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten.[1]
Ermittlung der Pro-Kopf-Zuwendungen
Im Anschluss an die Ermittlung der Bemessungsgrundlage sind die (Brutto-)Gesamtkosten des Arbeitgebers auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zu verteilen. Abzustellen für die Pro-Kopf-Aufteilung ist auf die Anzahl der tatsächlich anwesenden Arbeitnehmer und Begleitpersonen, nicht auf die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer.[2] Die Berechnung des Freibetrags von 110 EUR bestimmt sich nach dem Gesetzeswortlaut nach der Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer. Nicht teilnehmende Personen, durch die dem Arbeitgeber Kosten entstanden sind, mindern die Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltungen nicht.
Berechnungsschema
| 1. | Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten | ...... EUR |
| 2. | Fahrtkosten (z. B. mit dem Bus oder der Bahn) | ...... EUR |
| 3. | Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen (nur wenn die Theater- oder Sportveranstaltung Bestandteil eines Gesamtprogramms ist) | ...... EUR |
| 4. | Geschenke (unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt und ohne betragsmäßige Grenze) | ...... EUR |
| 5. | Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z. B. Saalmiete, Musik, Kegelbahn, Kosten der Betriebsfeiervorbereitung u. Ä.) | ...... EUR |
| = | Gesamtaufwand der angefallenen Zuwendungen | ...... EUR |
| Gesamtvorteil pro Arbeitnehmer ist steuerfrei bis 110 EUR (= Gesamtaufwand/Anzahl der Teilnehmer) | ...... EUR |
Übersteigt der Gesamtvorteil die Höchstgrenze von 110 EUR liegt nur in Höhe des übersteigenden Differenzbetrags lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Die Beträge sind stets einschließlich Umsatzsteuer zu verstehen, auch wenn die Firma zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.[3]
2-tägiger Betriebsausflug
Eine Firma führt Anfang September 2024 einen 2-tägigen Betriebsausflug mit Schifffahrt auf dem Bodensee durch. Für die 50 teilnehmenden Arbeitnehmer sind insgesamt folgende Kosten entstanden:
| Aufwendungen | Gesamtkosten |
| Busfahrt | 1.600 EUR |
| Verpflegung | 2.500 EUR |
| Übernachtung | 4.000 EUR |
| Saalmiete | 200 EUR |
| Schifffahrt | 400 EUR |
| Tanzkapelle | 400 EUR |
| Gesamt | 9.100 EUR |
Ergebnis: Sämtliche Aufwendungen sind in die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags einzubeziehen, auch soweit sie den "äußeren Rahmen" betreffen. Auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen damit 182 EUR (9.100 EUR : 50 Arbeitnehmer). Die gesamte 2-tägige Betriebsveranstaltung ist damit in Höhe des Differenzbetrags von 72 EUR lohnsteuerpflichtig, da der Betrag von 110 EUR überschritten ist. Der Gesamtbetrag von 9.100 EUR ist damit i. H. v. 3.600 EUR lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn (= 9.100 EUR abzgl. 5.500 EUR) und führt bei Anwendung des Pauschsteuersatzes von 25 % zu einer pauschalen Lohnsteuer von 900 EUR.
Zur besonderen Berechnung des Freibetrags bei Teilnahme von Ehegatten und anderen Begleitpersonen des Arbeitnehmers s. Abschn. 4.5.
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