Die Begrenzung auf 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr ist nicht veranstaltungsbezogen, sondern arbeitnehmerbezogen. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teil, scheidet die Berücksichtigung des Freibetrags von bis zu 110 EUR aus. Dies gilt auch für zusätzlich zu 2 betrieblichen Veranstaltungen durchgeführte Jubilars- oder Pensionärsfeiern. Ab der 3. Betriebsveranstaltung tritt Lohnsteuerpflicht ein.[1]
Ausnahme für Personalchefs oder Betriebsratsmitglieder
Ausnahmen bestehen für Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer dienstlichen Funktion an mehreren Betriebsfeiern teilnehmen, etwa Betriebsratsmitglieder oder Arbeitnehmer der Firmenleitung. Der auf diese Arbeitnehmer entfallende Kostenanteil ist kein Arbeitslohn, weil sie aus betrieblichen Gründen mehr als 2 Betriebsveranstaltungen aufsuchen; die mehrfache Teilnahme dient der Erfüllung beruflicher Aufgaben.
Besteuerungswahlrecht bei mehr als 2 Veranstaltungen jährlich
Bei mehr als 2 Feiern jährlich kann der Arbeitgeber die beiden üblichen Veranstaltungen selbst bestimmen.[2] Der Arbeitgeber kann unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge die für ihn steuerlich günstigste Lösung wählen und die Betriebsveranstaltung mit den niedrigsten Kosten als 3. und damit lohnsteuerpflichtige auswählen. Das Wahlrecht kann auch noch bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung ausgeübt werden.
Arbeitnehmerbezogener Nachweis der Teilnahme an mehr als 2 Veranstaltungen
Die arbeitnehmerbezogene Begrenzung auf 2 begünstigte Betriebsveranstaltungen erfordert im Lohnbüro einen deutlich höheren Aufzeichnungsaufwand. Es muss nicht nur das bisherige Teilnehmerverzeichnis für jede einzelne Betriebsveranstaltung geführt werden. Zusätzlich ist namentlich festzuhalten, an welchen der mehr als 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr der einzelne Arbeitnehmer tatsächlich teilgenommen hat. Hier hat es die Firma in der Hand, weiterhin die bisherige veranstaltungsbezogene Besteuerung der 3. Betriebsveranstaltung in Anspruch zu nehmen, wenn auf die arbeitnehmerbezogene Nachweisführung der Teilnahmezahl verzichtet wird.
Mehrtägige Veranstaltungen
Im Rahmen des Freibetrags können auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen lohnsteuerfrei bleiben. Der Freibetrag verdoppelt sich nicht bei einem 2-tägigen Firmenausflug. Nur soweit der Gesamtaufwand der (mehrtägigen) Betriebsfeier den Freibetrag überschreitet, ist der übersteigende Teil der Zuwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzusehen. Wird der Freibetrag nicht überschritten, sind die Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung auch bei einer 2- oder mehrtägigen Betriebsveranstaltung steuerfrei.
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