BEM, Prozessgestaltung

Kurzbeschreibung

Überblick, wie ein BEM-Prozess gestaltet und durchgeführt werden kann.

1. Ablaufdiagramm

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist laut § 167 SGB IX gesetzlich vorgeschrieben. Für den Ablauf des BEM-Verfahrens gibt es jedoch keine Vorgaben. Diese Arbeitshilfe gibt einen Überblick, wie ein BEM-Prozess gestaltet und durchgeführt werden kann.

Darstellung BEM-Ablauf

2. Implementierung

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) setzt einen verantwortungsvollen und sorgfältigen Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten voraus und kann nicht nur nebenbei laufen. Daher empfiehlt es sich, ein Verfahren zu entwickeln, das als Pilotprojekt durchgeführt und nach der Evaluation als standardisiertes Verfahren verankert werden kann. Gerade für größere Unternehmen ist es sinnvoll, eine Betriebsvereinbarung aufzusetzen. Zudem ist es sinnvoll, einen Arbeitskreis zu errichten: laut § 167 Abs. 2 SGB IX ist die Bildung und Zusammensetzung eines BEM-Teams für die Durchführung des BEM zwar nicht gefordert. Dennoch setzt der in der Rechtsprechung konkretisierte "koordinierte Suchprozess" eine entwickelte Kompetenz voraus, weshalb die Bildung eines BEM-Teams empfohlen wird. Dieses besteht laut der Rechtsprechung aus einem Vertreter der Interessenvertretung sowie einem Vertreter des Arbeitgebers. Darüber hinaus können weitere Vertreter ernannt werden. Die Schwerbehindertenvertretung ist laut § 167 Abs. 2 SGB IX bei schwerbehinderten Menschen verpflichtend einzubinden. Das BEM-Team ist für die Fehlzeiten-Auswertung, die Anschreiben an die betreffenden Mitarbeiter sowie für die Durchführung von BEM-Gesprächen und die weiteren Prozessschritte (z. B. Maßnahmenplanung, Arbeitsplatzbegehung) verantwortlich. Zudem sollten frühzeitig ein Betriebs-/Werksarzt sowie das Integrationsamt, bei Bedarf auch Versicherungsträger hinzugezogen werden. Zum Einstieg bietet es sich an, die Verantwortlichen zu qualifizieren und zu sensibilisieren sowie eine Datenschutzerklärung unterschreiben zu lassen.

Verpflichtend (lt. "koordiniertem Suchprozess" in der Rechtsprechung)	Bedarfsbezogen
ein Vertreter des Arbeitsgebers (z. B. Personalabteilung)	Betriebs-/Werksarzt
ein Vertreter der Interessenvertretung	Fachkraft für Arbeitssicherheit
Schwerbehindertenbeauftragter (bei Fällen schwerbehinderter Beschäftigten)	Externe Stellen (z. B. Integrationsamt, Rehabilitationsträger, medizinische/berufliche Rehabilitations-Einrichtungen etc.)

Tab. 1: Zusammensetzung des BEM-Teams

Neben personellen sollten auch materielle Ressourcen zur Verfügung gestellt werden:

• Raum, in dem BEM-Gespräche geführt werden können,
• (Serien)Brief: ein Mitarbeiter-Anschreiben, ggf. ein zusätzlicher Informations-Flyer,
• für BEM-Gespräche: eine Übersicht zu Mitarbeiterdaten (siehe Tab. 2), ein Maßnahmenplan (siehe Tab. 3) sowie eine Verschwiegenheits- und Datenschutzerklärung,
• eine Übersicht zu allen laufenden, anstehenden und abgeschlossenen BEM-Verfahren inkl. Übersicht zu BEM-Maßnahmen und To Do’s.

3. Fehlzeitenauswertung und Anschreiben

Eine monatliche Fehlzeiten-Auswertung der letzten 12 Monate sowie eine Auswertung der laufenden BEM-Verfahren sorgen dafür, dass der BEM-Prozess in Gang bleibt und das Unternehmen einen permanenten Überblick über aktuelle und anstehende BEM-Verfahren behält. Ratsam hierfür wäre, einen monatlichen Fixtermin (z. B. zum 1. oder 15. eines jeweiligen Monats) festzulegen. In informativen BEM-Anschreiben sind die betroffenen Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass dem Unternehmen die Gesundheit der Mitarbeiter wichtig ist und Unterstützungsangebote sowohl zur Förderung der Gesundheit als auch zur Überwindung einer Krankheit oder Belastung beansprucht werden können. Zudem muss in dem Anschreiben darauf hingewiesen werden, dass BEM vertraulich behandelt wird und die Teilnahme freiwillig ist. Nur unter Zustimmung der Mitarbeiter können BEM-Verfahren eingeleitet werden. Die angeschriebenen Mitarbeiter sollten in die BEM-Liste eingetragen werden.

4. BEM-Prozess

Entscheiden sich Mitarbeiter für das BEM, können auf deren Wunsch weitere Personen (z. B. Führungskraft, Betriebsarzt, Schwerbehindertenbeauftragter etc.) neben Personen des BEM-Teams zu einem BEM-Gespräch eingeladen werden. Diesbezüglich sollte das BEM-Anschreiben eine Liste enthalten, auf der die Mitarbeiter weitere Personen vermerken können. Zu Beginn des BEM-Gesprächs sollten alle Beteiligten eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben, um Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen. Des Weiteren empfiehlt es sich, die Mitarbeiter nochmals über die Vorteile eines BEM sowie dessen Ablauf aufzuklären. Eine Liste zu den Mitarbeiterdaten dient als Leitfaden während des Gesprächs und sollte als Gesprächsvorbereitung vor dem BEM-Termin ausgefüllt werden.

Datum BEM-Gespräch	20.02.20XX
BEM-Anschreiben vom	31.01.20XX
Nachname, Vorname	Mustermann, Maximilian
Personalnummer	12345
Geburtsdatum, Alter	01.03.XXXX, XX Jahre alt
Ggf. Grad der Behinderung	I
Angestellt seit	01.01.XXXX
Abteilung, Führungskraft	Controlling, M. Müller
Tätigkeit	Rechnungsprüfer
Arbeitszeit	35 Stunden/Woche, Gleitzeit
Arbeitsverhältnis	unbefrist...