Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2024 ist demzufolge bis zum 31.12.2030 aufzubewahren.
Soweit Lohnunterlagen digitalisiert sind, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).[2]
Die GoBD definieren Kriterien, die u. a. die Buchführung und andere steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen zu erfüllen haben. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf der Belegsicherung, der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen sowie dem Datenzugriff.
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