Die Erteilung der Prozessvollmacht ist zwar an keine bestimmte Form gebunden. Sie kann für mehrere Personen, für ein Verfahren oder generell erteilt werden. Gleichwohl muss sie im arbeitsgerichtlichen Verfahren schriftlich nachgewiesen und zu den Gerichtsakten gereicht werden, § 80 Abs. 1 ZPO. Es bedarf deshalb einer vom Vollmachtgeber eigenhändig unterzeichneten Vollmachtsurkunde[1], ausreichend ist eine unterzeichnete Blankovollmacht, unzureichend eine Kopie oder ein Telefax.
Die Bevollmächtigung wird von Amts wegen geprüft. Dies gilt nicht, wenn ein Rechtsanwalt als Vertreter auftritt. Rügt die Gegenseite allerdings den Mangel der Vollmacht, muss auch dann eine schriftliche Vollmacht vorgelegt werden.
Handlungsbevollmächtigte und Prokuristen haben entweder ihre Vollmacht oder einen Handelsregisterauszug vorzulegen. Das Gericht kann bei Fehlen eines Nachweises der Bevollmächtigung den vollmachtlosen Vertreter einstweilen zulassen.
Auch für Untervollmachten gilt, dass die Erteilung formlos wirksam ist, diese aber im Verfahren schriftlich nachgewiesen werden muss. Die Untervollmacht muss vom Hauptbevollmächtigten unterzeichnet sein. In der Praxis wird häufig von der Untervollmacht Gebrauch gemacht, um einen am Ort des Gerichts ansässigen Rechtsanwalt mit der Wahrnehmung eines bestimmten Gerichtstermins zu beauftragen und ihn zu diesem Zweck zu bevollmächtigen.[2]
Wurde die Bevollmächtigung nicht schriftlich nachgewiesen, obwohl dies erforderlich war, ist die Partei nicht vertreten und gilt als säumig.
Ist in der ersten Instanz vom Vertreter der Partei keine Vollmacht nachgewiesen, obwohl der Mangel der Vollmacht gerügt worden ist, kann ein von diesem Vertreter eingelegtes Rechtsmittel unzulässig sein, auch wenn er mit Einlegung des Rechtsmittels eine Vollmacht vorlegt. Der Mangel des Nachweises der Bevollmächtigung in der ersten Instanz wird durch Vorlage in der Berufungsinstanz nicht geheilt.
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