Digitale Lohnschnittstelle wird Pflicht

Um die elektronische Lohnsteuer-Außenprüfung zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung einen Standarddatensatz für die Einrichtung einer digitalen Lohnschnittstelle (DLS) erarbeitet und beschrieben. Die bislang empfohlene Anwendung dieses einheitlichen Datensatzes als Schnittstelle für die Lohnsteuer-Außenprüfung wird ab 2018 zur Pflicht. 

Entlastung bei Außenprüfungen für Prüfer und Unternehmen

Die Digitale Lohnschnittstelle erleichtert den Datenexport, insbesondere der Lohnkonten, unabhängig davon, welches Entgeltabrechnungsprogramm der Arbeitgeber verwendet. Hierdurch sollen Lohnsteuer-Außenprüfungen schneller und effizienter verlaufen und die Notwendigkeit, Papierunterlagen bereitzustellen, entfallen.

Einheitlicher Schnittstellenstandard für Außenprüfungen

Zur Umsetzung dieser gesetzlichen Verpflichtung hat der Gesetzgeber die Einführung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto (Digitale LohnSchnittstelle, DLS) verbindlich festgeschrieben (§ 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i, V. m. § 4 Abs. 2a LStDV). Die DLS ist für ab dem 1. Januar 2018 aufzuzeichnende Daten anzuwenden. Obwohl der Bekanntheitsgrad der digitalen Lohnschnittstelle in den vergangenen Jahren gesteigert wurde, konnte ihr flächendeckender Einsatz auf freiwilliger Basis nicht erreicht werden.

Die amtlich vorgeschriebene DLS ist ein Standarddatensatz mit einer einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfeldern. Die jeweils aktuelle Version der DLS mit weitergehenden Informationen steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern zum Download bereit.

Betriebsprüfung: Digitaler Datenzugriff auf (alle) steuerrelevante Daten

Das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 Satz 2 AO auf prüfungsrelevante steuerliche Daten bleibt von der Anwendung der DLS unberührt.

Die Umsetzung der DLS erfolgt durch die Softwarehersteller. Weitere Maßnahmen durch den Arbeitgeber sind im Regelfall nicht erforderlich. Zur Vermeidung unbilliger Härten können in begründeten Fällen die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitgestellt werden.

Außenprüfung: Für die Lohnsteuer-Nachschau gelten Besonderheiten

Die elektronische Bereitstellung der Daten betrifft grundsätzlich auch die Lohnsteuer-Nachschau (§ 42g EStG). Im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau ist jedoch ein Datenzugriff nur mit Zustimmung des Arbeitgebers zulässig (vergleiche Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 16. Oktober 2014, BStBl 2014 I Seite 1408 unter Randziffer 5.).

Quelle:

BMF, Schreiben v. 26.05.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005 :001, zur Anwendung der Digitalen Lohnschnittstelle.