Elstam-Verfahren bei Ausscheiden des Arbeitnehmers

Laufender Arbeitslohn oder ein sonstiger Bezug wird nachgezahlt 

Zunächst ist zu unterscheiden, ob es sich bei der Nachzahlung um laufenden Arbeitslohn oder einen sonstigen Bezug handelt:

• Laufender Arbeitslohn ist der Arbeitslohn, der Mitarbeitern regelmäßig fortlaufend zufließt.
• Zu den sonstigen Bezügen gehören insbesondere einmalige Arbeitslohnzahlungen, die neben dem laufenden Arbeitslohn gezahlt werden.

Wann ist eine erneute Anmeldung erforderlich? 

Zahlt der Arbeitgeber nach Beendigung des Dienstverhältnisses laufenden Arbeitslohn, sind der Besteuerung die Elstam zum Ende des Lohnzahlungszeitraums zugrunde zu legen, für den die Nachzahlung erfolgt. Eine erneute Anmeldung bei der Finanzverwaltung ist insoweit nicht erforderlich.

Handelt es sich dagegen um sonstige Bezüge, sind für die Besteuerung die Elstam zum Ende des Kalendermonats des Zuflusses des sonstigen Bezugs maßgebend. Der Arbeitgeber muss daher betroffene Mitarbeiter erneut bei der Finanzverwaltung anmelden.

Hinweis: Unterlässt der Arbeitgeber in diesem Fall die Anmeldung, obwohl ihm die hierzu erforderlichen Angaben vorliegen und der Anmeldung keine technischen Hinderungsgründe entgegenstehen, ist der Steuerabzug nach der Steuerklasse 6 vorzunehmen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter beendet seine Beschäftigung beim ersten Arbeitgeber A (Steuerklasse 1 zum 31. Dezember 01 und beginnt ein neues Hauptbeschäftigungsverhältnis beim Arbeitgeber B zum 1. Januar 02 (Steuerklasse 1).

Variante a) Arbeitgeber A zahlt am 15. Januar 02 noch Arbeitslohn aus dem früheren Beschäftigungsverhältnis aus (Nachzahlung für Dezember 01: Spitzabrechnung des Dezemberlohns). Es handelt sich um laufenden Arbeitslohn, denn die Zahlung erfolgt für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres (hier 01) und fließt dem Arbeitnehmer innerhalb der ersten drei Wochen des nachfolgenden Kalenderjahres zu. Die Nachzahlung ist für die Berechnung der Lohnsteuer daher dem Lohnzahlungszeitraum zuzurechnen, für den sie geleistet wurde. Der Arbeitgeber A hat daher die Arbeitslohnnachzahlung für Dezember 01 nach der Steuerklasse 1 zu versteuern. Hierfür ist eine erneute Anmeldung des Arbeitnehmers nicht erforderlich.        

Variante b) Die Arbeitslohnnachzahlung erfolgt erst am 15. Februar 02. Weil die Nachzahlung außerhalb der Drei-Wochen-Frist geleistet wird, liegt ein sonstiger Bezug vor. Dieser ist – mit oder ohne Anmeldung - nach der Steuerklasse 6 zu besteuern.

Elstam-Verfahren im Sterbemonat

Beim Tod von Mitarbeitern ergeben sich Besonderheiten im Elstam-Verfahren. Mit der Übermittlung des Sterbedatums durch die Meldebehörde an die Elstam-Datenbank kommt es zur Sperrung des Datensatzes und der Abrufberechtigung für jeden Arbeitgeber. Der Arbeitgeber erhält bei verstorbenen Mitarbeitern mit der nächsten Änderungsmitteilung den Hinweis, dass keine Abrufberechtigung mehr vorliegt.

Für ausstehende Arbeitslohnzahlungen sind grundsätzlich die Elstam des Erben anzuwenden. Abweichend davon kann die Zahlung von laufendem Arbeitslohn für den gesamten Monat, in dem der Arbeitnehmer verstorben ist, nach den Elstam des Verstorbenen abgerechnet werden (R 19.9 Abs. 1 LStR).

Wird für die folgenden Monate laufender Arbeitslohn gezahlt, sind jedoch zwingend die Elstam des Erben anzuwenden. Der verstorbene Arbeitnehmer ist dazu zum Ende des Sterbemonats abzumelden und der Erbe zum 1. des folgenden Monats anzumelden. Soweit die Arbeitgebersperre durch die Übermittlung des Sterbedatums bereits gesetzt ist, muss im Sterbemonat die Lohnabrechnung nach den Elstam des Verstorbenen gegebenenfalls manuell vorgenommen werden.