Die zwölf größten Irrtümer des Urlaubsrechts

Die Sommerurlaube vieler Beschäftigter stehen gerade an. Für Personalverantwortliche stellen sich regelmäßige etliche Fragen zum Thema Urlaubsrecht, auf die praxisrelevantesten wird im vorliegenden Beitrag eingegangen.

Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen

1.  Darf ein neuer Mitarbeiter direkt in Urlaub gehen?
Ist der Arbeitnehmende bereits sechs Monate beschäftigt, hat er einen vollen Urlaubsanspruch. Viele Unternehmen gewähren einen Teil des Urlaubs neuen Mitarbeitenden freiwillig auch schon vorher, auch wenn dieser – sollte der Arbeitnehmende doch ausscheiden und aufgrund seiner Beschäftigungsdauer keinen Anspruch in diesem Umfang gehabt haben – nicht etwa zurückgefordert werden könnte.

2.  Erreichbarkeit Beschäftigter während ihres Urlaubs
Müssen Beschäftigte im Urlaub für Arbeitgeber erreichbar sein und dürfen sie überhaupt arbeiten? Der Urlaub dient der Erholung, gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) haben Arbeitnehmende Anspruch auf vier Arbeitswochen (24 Werktage, wozu auch der Samstag zählt) Urlaub im Jahr, gemäß Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag kann der Urlaubsanspruch auch umfangreicher sein. Grundsätzlich müssen Beschäftigte nicht während des Urlaubs erreichbar sein, es handelt sich um Freizeit. Vereinbart ein Arbeitgeber mit den Beschäftigten, dass sie erreichbar sein müssen oder aus dem Urlaub zurückgerufen werden können, ist dies unwirksam. Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmende keine dem Erholungszweck widersprechende Erwerbstätigkeit ausführen, § 8 BUrlG. Beschäftigte sind während des Urlaubs von der Erbringung der Arbeitsleistung unwiderruflich freigestellt. Bei einer widerruflichen Freistellung kann kein Urlaub in Abzug gebracht werden.

Regelmäßig sind Beschäftigte aber freiwillig erreichbar (vor allem Führungskräfte), per E-Mail oder Mobiltelefon, vor allem in Notfällen. Beschäftigte dürfen im Urlaub wie auch an Feiertagen oder am Wochenende (also nicht an Arbeitstagen) nicht erreichbar sein. Etwas anderes kann aufgrund einer individuellen Vereinbarung oder beispielsweise aufgrund einer Betriebsvereinbarung gelten. Hierbei ist stets das Arbeitszeitgesetz einzuhalten. Regelungen für die Urlaubstage, die über den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub gewährt werden, sind möglich. 

Wenn zum Beispiel Dienste kurzfristig konkretisiert werden müssen, müssen Beschäftigte in der Freizeit auf eine solche SMS reagieren, das entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 23.8.2023, Az. 5 AZR 349/22) im Falle eines Rettungssanitäters, der eine Abmahnung wegen Nichterreichbarkeit erhalten hatte. Der Arbeitgeber hatte den Dienst (Springerdienst gemäß Dienstplan) entsprechend einer Betriebsvereinbarung konkretisiert. Der Arbeitnehmende könne die Nachricht lesen, wo er wolle und müsse dies auch nicht zu einer bestimmten Uhrzeit tun, er hätte aber Einsicht nehmen müssen. Die Ruhezeit werde hierdurch nicht unterbrochen, so das BAG. Der Moment der Kenntnisnahme sei so gering, dass die Nutzung der freien Zeit nicht wirklich beeinträchtigt werde, so das Gericht. Es handelt sich um eine leistungssichernde Nebenpflicht, keine Arbeitszeit im arbeitsschutzrechtlichen Sinne. Auch bei der Rufbereitschaft sei der "Ruf" zur Arbeit selbst keine Arbeitszeit im Sinne der europäischen Richtlinie (2003/88/EG).

3. Ablehnung von Urlaubsanträgen
Gemäß § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sind die Wünsche des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, ein Antrag kann abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder Wünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen. Häufig gibt es hierzu auch Regelungen in Betriebsvereinbarungen.

Einmal im Jahr sollen Beschäftigte Urlaub von zwei Arbeitswochen am Stück haben.

Betriebliche Belange können etwa Unterbesetzung im Betrieb, eine unerwartet hohe Arbeitsbelastung oder eine besonders arbeitszeitintensive Zeit sein. Arbeitgeber müssen soziale Gesichtspunkte abwägen, wie etwa Urlaubspläne des Partners oder der Kinder des Arbeitnehmenden, bisherige Urlaubsgewährungen und Erholungsbedürftigkeit des Arbeitnehmenden.

Arbeitgeber sollten eine Ablehnung gut erklären, um die Beschäftigten nicht zu demotivieren und gerichtliche Streitigkeiten zu vermeiden. Der Arbeitnehmende darf den Urlaub nicht einfach antreten – dies wäre zumindest ein Abmahnungsgrund –, sondern müsste das Arbeitsgericht (im Eilverfahren) anrufen.

Will der Arbeitnehmende Urlaub im direkten Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation, ist er zu gewähren, § 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG.

Urlaubsanspruch: Umfang bei Reduzierung und in der Elternzeit

4. Umfang des Urlaubsanspruchs bei Reduzierung oder Erhöhung der Arbeitszeit
Wenn Beschäftigte, die in Vollzeit tätig waren, einen Teilzeitantrag stellen oder wenn Teilzeitkräfte ihre Arbeitszeit aufstocken, stellt sich die Frage, in welchem Umfang noch Urlaubsansprüche bestehen. Wenn ein Mitarbeitender zum Beispiel bis Ende Juni in Vollzeit tätig war, hat er für das halbe Jahr auch schon den halben Urlaubsanspruch erarbeitet, und zwar im Umfang einer Vollzeitkraft. Dieser Teil kann nicht ab Juli reduziert werden, weil der Arbeitnehmende nun weniger arbeitet.

Andersherum bleibt der Anspruch für die Zeit der Teilzeittätigkeit unverändert und wird nicht rückwirkend angepasst. Die Berechnung muss der Arbeitgeber abschnittsweise vornehmen, basierend auf den unterschiedlichen Arbeitszeiten im Jahr. Der während der Teilzeit erworbene Urlaubsanspruch wird also nicht nachträglich erhöht, weil der Mitarbeitende in Vollzeit wechselt.

Wenn der Arbeitnehmende während der Vollzeit im oben angeführten Beispielsfall schon einen Großteil seines Urlaubs genommen hat – berechnet von der Vollzeittätigkeit – kann der Arbeitgeber dies nachträglich beim Wechsel in die Teilzeittätigkeit nicht mehr verrechnen.

5. Urlaubsanspruch während der Elternzeit
Arbeitgebern ist dringend zu empfehlen, mit der Bestätigung des Elternzeitantrags dem Arbeitnehmenden mitzuteilen, dass der Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit gemäß § 17 Abs. 1 BEEG um ein Zwölftel gekürzt wird. Dies gilt selbstredend nicht, wenn der Arbeitnehmende in Teilzeit während der Elternzeit tätig ist. Die oben angeführte Erklärung kann noch bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegeben werden, etwa wenn der Arbeitgeber dies vorher vergessen hatte.

Konnte der Beschäftigte vor der Elternzeit Resturlaub nicht nehmen, wird dieser auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen.

6. Urlaub für Werkstudenten
Teilweise sind mit Werkstudenten feste Arbeitstage vereinbart, es ist aber auch eine nur wöchentliche Festlegung der Arbeitszeit möglich. Innerhalb der Semesterferien dürfen Studenten mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten.

In diesem Fall sollten Arbeitgeber auf die Urlaubsregelung im Vertrag achten, ähnlich wie beim Wechsel von Voll- auf Teilzeit oder umgekehrt.

Sind keine festen Arbeitstage vereinbart, sondern eine wöchentliche Arbeitszeit, ohne dass der Werkstudent eine Fünf-Tage-Woche hat, sollte im Arbeitsvertrag zum Urlaub geregelt sein, wie viele Urlaubstage gewährt werden und wie viele Stunden ein Urlaubstag umfasst. Arbeitet der Werkstudent 20 Stunden pro Woche, die Lage wird mit der Führungskraft abgestimmt, und hat einen Jahresurlaubsanspruch von vier Wochen, also 20 Arbeitstagen (entspricht bei einer Fünf-Tage-Woche 24 Werktagen), so entspricht ein Urlaubstag 4 Stunden. Nimmt er also einen Tag Urlaub in der Woche, sind noch 16 Stunden in dieser Woche zu erbringen, auf die übrigen Tage verteilt.

Urlaub: Verzicht oder Verfall

7. Verzicht von Urlaub im gerichtlichen Vergleich
Das BAG entschied am 3. Juni 2025 (Az. 9 AZR 104/24), dass ein Arbeitnehmer im gerichtlichen Vergleich nicht auf seinen gesetzlichen Mindesturlaub verzichten kann. Gemäß Bundesurlaubsgesetz stehen dem Arbeitnehmenden jährlich vier Wochen Erholungsurlaub zu, bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen im Jahr.

Im zitierten Fall war der Arbeitnehmende das komplette Kalenderjahr hindurch arbeitsunfähig erkrankt und konnte daher keinen Urlaub in Anspruch nehmen.

Schließen die Parteien beispielsweise im Kündigungsschutzprozess einen Beendigungsvergleich vor Gericht, wird häufig auch eine Regelung zum Urlaub aufgenommen. Resturlaub ist abzugelten. Möglich ist auch ein Tatsachenvergleich, dass Einigung darüber besteht, der Arbeitnehmende habe sämtlichen Resturlaub bereits in natura gewährt erhalten. Dann ist kein Urlaub mehr übrig, der abgegolten werden müsste.

War der Arbeitnehmende aber, wie im oben angeführten Fall, das ganze Jahr über arbeitsunfähig, konnte er tatsächlich nie Urlaub nehmen. Dann kann sich auch nicht darauf verständigt werden, dass sämtlicher Urlaub bereits in natura gewährt wurde. Das Gleiche gilt im Rahmen eines Aufhebungs- oder Abwicklungsvertrags (Letzterer kann nach Ausspruch einer Kündigung noch geschlossen werden).

Vereinbarungen, Urlaubsansprüche seien in natura gewährt, sind gemäß § 134 BGB unwirksam, so das BAG, soweit sie einen nach § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG unzulässigen Ausschluss des gesetzlichen Mindesturlaubs regeln. Urlaub kann, abgesehen von einer Abgeltung bei Beendigung, nicht durch eine finanzielle Vergütung ersetzt werden.

Auch im laufenden Arbeitsverhältnis kann der Arbeitnehmende nicht auf den gesetzlichen Mindesturlaub verzichten.

Auf einen Tatsachenvergleich wäre § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG nicht anwendbar, um einen solchen handelte es sich aber im obigen Fall nicht. Durch einen Tatsachenvergleich würde eine bestehende Unsicherheit über die tatsächlichen Voraussetzungen eines Anspruchs durch gegenseitiges Nachgeben ausgeräumt werden. Bei einer Arbeitsunfähigkeit, die das ganze Jahr durchgehend bestand, kann es keine Unsicherheit über die tatsächlichen Voraussetzungen des Urlaubsanspruchs geben.

Dem Arbeitnehmenden konnte auch nicht, so das BAG, vorgeworfen werden, er verstoße mit seiner Geltendmachung der Urlaubsabgeltung nach geschlossenem Vergleich gegen den Grundsatz von Treu und Glauben. Der Arbeitgeber durfte in dem Fall gerade nicht auf den Bestand einer offensichtlich rechtswidrigen Regelung vertrauen.

War ein Arbeitnehmender also durchgängig im Kalenderjahr bis zur Beendigung arbeitsunfähig erkrankt, ist jedenfalls für dieses Jahr Urlaubsabgeltung zu zahlen.

8. Verfall von Urlaub und Übertragung auf das nächste Kalenderjahr
Gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen, kann er auf das nächste Kalenderjahr übertragen werden. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres gewährt und genommen werden, ansonsten verfällt er.

Kann der Arbeitnehmende wegen dauernder Arbeitsunfähigkeit den Urlaub nicht nehmen, wird dieser sogar bis zum 31. März des übernächsten Jahres übertragen.

Arbeitgeber dürfen im Arbeitsvertrag regeln, dass der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehende Urlaub auch für den Fall, dass er wegen durchgängiger Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden konnte, bereits zum Ende März des Folgejahres verfällt.
Arbeitgeber müssen weiterhin daran denken, jährlich den Beschäftigten ein Schreiben zu den geltenden Regelungen zum Urlaubsverfall zukommen zu lassen und die konkreten Resturlaubstage des Arbeitnehmenden beziffern sowie dazu auffordern, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen und zu nehmen, damit er nicht verfällt. Vergisst der Arbeitgeber den Hinweis, verfällt der Urlaub nicht.

Der Abgeltungsanspruch ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses unterliegt allerdings einer etwaigen Ausschlussfrist und Verjährung, auch wenn der Arbeitgeber zuvor versäumte, auf den Verfall hinzuweisen.

Urlaub: abgelten oder übertragen?

9.  Abgeltung im laufenden Arbeitsverhältnis?
Gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG ist Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten, also der bei Ausscheiden noch bestehende Urlaub, der nicht genommen werden konnte. Bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte ist der vollständige Jahresurlaubsanspruch entstanden.

Arbeitgeber stellen dem Arbeitnehmenden bei Ausscheiden eine Urlaubsbescheinigung aus, aus welcher der Resturlaub hervorgeht. Diese muss der Arbeitnehmende dem neuen Arbeitgeber vorlegen, damit kein doppelter Jahresurlaubsanspruch besteht, § 6 BUrlG. Der Arbeitnehmende hat ein Wahlrecht, ob der Urlaub abgegolten oder auf den neuen Arbeitgeber übertragen wird. Dies sollten Arbeitgeber abfragen, bevor Urlaub abgegolten wird.

Bruchteile von Urlaubstagen von mindestens einem halben Tag sind aufzurunden.

Im laufenden Arbeitsverhältnis kann Urlaub nicht abgegolten werden. Wenn das Arbeitsverhältnis besteht, ist der Urlaub zu gewähren (sofern er nach den oben genannten Regelungen nicht schon verfallen ist). In einen Abgeltungsanspruch wandelt sich der Urlaubsgewährungsanspruch erst mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Arbeitgeber sollten darauf achten, dass der Mindesturlaub gewährt wird und sich zum Beispiel hoch motivierte Beschäftigte auch erholen, was dem Gesundheitsschutz dient. Der Arbeitgeber hat hier eine Fürsorgepflicht.

10. Urlaubsanspruch bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis
Wie schon erwähnt, besteht bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis ein Abgeltungsanspruch bezüglich des offenen Resturlaubs. Gemäß § 5 BUrlG ist bei einem Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte der volle Jahresurlaubsanspruch entstanden. Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag – sofern nicht schon ein Tarifvertrag einen höheren Urlaubsanspruch regelt – aufnehmen, dass der über den gesetzlichen Mindesturlaub (vier Wochen) hinausgehende Jahresurlaub freiwillig zusätzlich gewährt wird. 

Dieser dürfte auch – sofern arbeitsvertraglich geregelt – bei einem Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte nur anteilig gewährt werden, wodurch sich gegebenenfalls auch der Abgeltungsanspruch reduziert. Arbeitgeber sollten stets zunächst den gesetzlichen Urlaubsanspruch erfüllen.

11. Urlaubsübertragung auf Kollegen
Es kommt immer häufiger vor, dass Kollegen sich untereinander Urlaubstage schenken wollen. Eine solche Vereinbarung ist möglich, sofern der Schenkende Urlaub, den er vom Arbeitgeber übergesetzlich (siehe dazu oben) erhält, verschenken möchte. Arbeitgeber halten hier mit dem Arbeitnehmenden fest, dass der Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr zum Beispiel vier Wochen beträgt, ab dem darauffolgenden Jahr gilt wieder die bisherige Regelung (mit Zusatzurlaub). Dafür erhält ein Kollege Zusatzurlaub in dem Umfang, in dem der schenkende Arbeitnehmende hierauf verzichtet hat. Dies kann beispielsweise dann vorkommen, wenn ein Kollege derzeit aufgrund einer familiären Situation Probleme hat, die volle Arbeitszeit zu erbringen, auf den Umfang der Tätigkeit aber aus finanziellen Gründen angewiesen ist.

12. Erkrankung während des Urlaubs
Erkrankt der Arbeitnehmende während des Urlaubs, hat er sich nach den Regelungen zu melden, die auch ansonsten für den Fall der Arbeitsunfähigkeit gelten. Bei einer Krankmeldung erst nach dem Urlaub sind ihm keine Urlaubstage gutzuschreiben. Allenfalls die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (§ 9 BUrlG) kann nachgereicht werden, weil der sonst übliche Übermittlungsweg nicht eingehalten werden kann.

Dieser Beitrag ist erschienen in Personalmagazin 9/2025. Als Abonnent haben Sie Zugang zu diesem Beitrag und allen Artikeln dieser Ausgabe in unserem Digitalmagazin als Desktop-Applikation oder in der Personalmagazin-App.

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