Den unterschiedlichen Urlaubswünschen der Angestellten kann durch die Aufstellung eines Urlaubsplans, der unter Mitwirkung des Personal- bzw. Betriebsrats aufzustellen ist, Rechnung getragen werden. Dieser Urlaubsplan soll sowohl die Interessen der Beschäftigten möglichst gleichrangig berücksichtigen als auch dafür sorgen, dass die urlaubsbedingten Personalausfälle zu einer möglichst geringen Störung der Betriebsabläufe führen.
Die Aufnahme des Urlaubs eines Angestellten in den Urlaubsplan ist keine Voraussetzung für das Entstehen des Urlaubsanspruchs. Ist jedoch ein Urlaubswunsch entsprechend in den Urlaubsplan aufgenommen worden, hat dies folgende Konsequenzen:
- Der Urlaubsplan ist ein Beweismittel, wann der Angestellte den Urlaub nehmen kann.
- Nach Aufnahme des Urlaubswunsches in den Urlaubsplan ist eine einseitige Änderung sowohl des Arbeitgebers als auch des Angestellten nur noch in besonderen Ausnahmefällen möglich. Eine Änderung kann jedoch durch eine Vereinbarung getroffen werden.
- Im Fall der Erkrankung kann eindeutig festgestellt werden, wann der Urlaub geplant war und wegen Arbeitsunfähigkeit nicht angetreten werden konnte, sodass die Übertragung des Urlaubsanspruchs einfacher zu belegen ist.
Für einen begrenzten Arbeitsbereich sind zwei Angestellte verantwortlich. Kurzfristig erkrankt der Angestellte, der für den zweiten Angestellten die Urlaubsvertretung übernehmen sollte, sodass der Dienstbetrieb unmöglich bzw. ernsthaft gefährdet wäre. In einem solchen Fall kann der Arbeitgeber einseitig vom Urlaubsplan abweichende Regelungen treffen.
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