Personalakten (§ 13 BAT) / 8 Kann der Mitarbeiter den Inhalt der Personalakte beeinflussen?

Zum Schutz des Persönlichkeitsrechts des Mitarbeiters ist im Personalaktenrecht ein umfassendes abgestuftes Rechtsschutzsystem entwickelt worden.

Dieses Stufensystem sieht wie folgt aus:

Einsichtungsrecht

Anhörungsrecht

Erörterungsrecht

Recht zur Abgabe von Erklärungen

zur Personalakte

Berichtigungsrecht

8.1 Welche Wirkung hat das Einsichtsrecht auf den Inhalt?

Das Einsichtsrecht soll in erster Linie dem Mitarbeiter Kenntnis vom Inhalt der Personalakten verschaffen. Darüber hinaus hat aber das Einsichtsrecht erhebliche mittelbare Wirkungen auf den Inhalt der Personalakten. Der Arbeitgeber bezieht natürlich im Rahmen der Personalaktenführung den Umstand mit ein, daß diese vom betroffenen Mitarbeiter eingesehen werden können. So wird auf viele Vermerke und Angaben verzichtet, die er einer dem Mitarbeiter unzugänglichen Personalakte anvertraut hätte.

8.2 Welche Wirkung hat das Anhörungsrecht nach § 13 Abs. 2 BAT auf den Inhalt?

Danach muß der Mitarbeiter über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig sind oder nachteilig werden können, vor ihrer Aufnahme in die Personalakte angehört werden. Hierzu gehören insbesondere schriftliche Ermahnungen und Abmahnungen.

Kein Anhörungsrecht besteht bei reinen Werturteilen.

Dienstliche Beurteilungen fallen nicht unter die §§ 13 Abs. 2 BAT und 90 Abs. 2 BBG. Bei Beamten ist aber eine Eröffnung zwingend vorgeschrieben. Dies hat auch für die Angestellten zu gelten.

Die Anhörung hat zwingend vor der Aufnahme in die Personalakte zu erfolgen. Zur Anhörung gehört auch die Mitteilung, daß der Vorgang zur Personalakte genommen wird. Unterbleibt sie, ist der Vorgang zu entfernen, die Anhörung durchzuführen und danach erneut zu entscheiden, ob der Vorgang in die Personalakte aufzunehmen ist oder nicht.

Das Ergebnis einer Anhörung kann auf den Inhalt der Personalakten verschieden wirken. Z.B. kann sich der Arbeitgeber veranlaßt sehen, eine Berichtigung vorzunehmen oder die Aufnahme in die Akte gänzlich zu unterlasssen.

Der Mitarbeiter ist auch seinerseits befugt, eine Stellungnahme abzugeben. Dieses Erklärungsrecht entspricht inhaltlich dem Recht auf Gegendarstellung. Bei einer mündlichen Erklärung hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, daß der Arbeitgeber die Erkärung protokolliert und zur Personalakte nimmt. Eine schriftliche Erklärung hat der Arbeitgeber zu den Personalakten zu nehmen ohne Rücksicht darauf, ob sie eine nach seiner Auffassung zutreffende Tatsachenbehauptung oder ein zutreffendes Werturteil enthält, und unabhängig davon, ob er die Auffassung des Arbeitnehmers teilt oder sie mißbilligt. Die Grenze ist hier der Rechtsmißbrauch. Beleidigende als auch offenkundig und nachweisbar unwahre Äußerungen müssen nicht zur Personalakte genommen werden.

Die Erklärung ist unmittelbar bei dem beanstandeten Schriftstück abzuheften. Dies darf nicht mit dem Hinweis verwehrt werden, die Personalakte sei chronologisch geordnet. Erst recht ist es unzulässig, derartige Stellungnahmen in einer Sonderakte zu sammeln.

Wird das in der Stellungnahme beanstandete Schriftstück aus der Personalakte entfernt, ist auch die sich darauf beziehende Erklärung zu entfernen.

Unabhängig vom Erklärungsrecht nach § 13 Abs. 2 BAT kann der Mitarbeiter den Inhalt der Personalakte unmittelbar dadurch gestalten, daß er nicht nur Erklärungen zu bestimmten Vorgängen abgibt, sondern für seine Beurteilung und Rechtsstellung wichtige Unterlagen zur Ergänzung der Personalakte beifügt, damit sie seiner Ansicht nach ein möglichst objektives und vollständiges Bild über ihn abgibt. So kann er z.B. Zeugnisse, Zertifikate über Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen, Eingaben im Hinblick auf eine anderweitige oder höherwertige Beschäftigung im Betrieb, oder aber auch eine schriftliche Bestätigung einer wesentlichen mit dem Arbeitgeber mündlich getroffenen Abrede zur Personalakte geben.

Die Erklärungen oder nachgereichten Unterlagen müssen sich auf den Inhalt der Personalakte beziehen. Erklärungen, die keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben oder die sich mit einem Punkt befassen, der in der Personalakte nicht angesprochen wird, brauchen nicht aufgenommen werden. Auch kann der Mitarbeiter nicht die Aufnahme eines von ihm selbst gefertigten Inhaltsverzeichnisses verlangen.

8.3 Kann der Angestellte Berichtigung verlangen?

Berichtigung bei inhaltlich falschen Angaben

Berichtigung bei zutreffenden, aber inhaltlich unzulässigen Angaben

Berichtigung bei inhaltlich zutreffenden und zulässig gewonnenen Angaben

Besteht eine Frist für den Berichtigungsanspruch ?

Das Erklärungsrecht des Angestellten läßt den vom Arbeitgeber gestalteten und verantworteten Teil der Personalakten unberührt. Unrichtige oder abwertende Angaben über die Person des Angestellten werden durch die Gegenerklärung nicht völlig neutralisiert. Die Gegenerklärung besagt insoweit nicht mehr, als daß sie vom Angestellten bestritten oder beanstandet werden. Damit wird aber die von unrichtigen oder abwertenden Vermerken ausgehende Gefährdung für das weitere berufliche Fortkommen des Angestellten nicht aus der Welt geschaffen. Der Arbeitgeber ist jedoch aufgrund der Fürsorgepflicht gehalten, das berufliche Fortkommen des Angestellten zu förder...